關于工程勘察設計檔案編研工作的思考

錢悅

摘 要：檔案編研工作是檔案業(yè)務建設中的一個重要組成部分，是實現(xiàn)檔案資源價值、發(fā)揮檔案信息效益的重要手段。工程勘察設計檔案是工程勘察設計全過程的真實記錄，是工程建設的重要資源。本文從工程勘察設計檔案利用的實際出發(fā)，針對如何提高工程勘察設計檔案編研工作的質量和水平進行了幾點思考。

關鍵詞：工程勘察設計；檔案編研；檔案利用

檔案的價值是通過檔案的利用活動來實現(xiàn)的，提供利用是檔案工作的最終目的。檔案編研工作是對分散的檔案材料進行科學整理、系統(tǒng)分析、篩選提煉、編輯加工形成各種較為完整系統(tǒng)的專題資料的工作過程，是開發(fā)利用檔案信息資源的有效途徑，是提高檔案利用服務水平的重要手段。檔案信息資源通過編研其價值得到大幅提升，使檔案具有更大的生命力。工程勘察設計檔案是工程勘察設計全過程的真實記錄，是工程建設的重要資源，它的充分開發(fā)利用必將對工程建設作出重大貢獻。工程勘察設計檔案的編研工作就是通過研究各類勘察設計檔案材料，濃縮檔案中最精華的部分，編寫各種形式的參考資料，直接服務于工程勘察設計、科研以及管理等各項工作。

目前很多勘察設計單位的檔案利用方式停留在對原始檔案材料的閱覽，編研方面的工作做的很少，對編研工作的認識和重視程度不夠，編研成果內容單一、題材狹窄，往往停留在低層次的匯編，缺乏深層次的加工。很多單位在檔案編研工作中投入的人力資源不夠，編研人員的能力和素質都有待提高。筆者針對如何提高工程勘察設計檔案編研工作的質量和水平進行了以下幾方面的思考。

1 編研選題以實用性為首要原則

開展檔案編研工作，首先是從選題開始的，選題既是檔案編研工作的第一環(huán)，也是最重要的一環(huán)，選題是否具有應用價值和研究意義，直接關系到編研工作的成敗。選題應當堅持以實用性為首要原則，不能脫離生產和科研的需要。日常工作中應當注意收集工程技術人員利用檔案的規(guī)律，分析哪些是具有共同需求的專題，哪些是勘察設計工作中檔案利用頻率較高的題材，選擇能解決工作中普遍問題的題材，有針對性的編寫一些參考資料，大大節(jié)省利用者查閱檔案的時間和精力，提高檔案利用效率。例如以特殊地質條件下的路基工程、橋梁工程、隧道工程這類重難點工程為專題，編寫《某某工程勘察設計實例匯編》，對今后在設計同類型工程時具有參考和借鑒意義。

2 多開展深層次的檔案編研

檔案編研有兩層含義，一個是“編”，一個是“研”， “編”是“研”的基礎和前提，“研”是“編”的深化和加工，兩者必須有機結合才能出好成果。很多檔案編研工作“編”的成分多，“研”的成分少，大部分都是一次加工的編研成果，缺少深層次的編研成果。一次加工的編研成果主要是檔案資料的匯編，基本保持檔案的原貌，主要起到查考依據(jù)的作用。深層次的編研成果是以原始檔案資料為依據(jù)，通過系統(tǒng)、深入的分析研究，編寫形成的一種新的參考資料，這類編研是一個再創(chuàng)造的過程，難度較大，對編研人員專業(yè)技術方面的素質要求很高。深層次的編研成果是對檔案信息中有價值的部分的深刻挖掘，帶有技術總結的特點，更具有參考價值。例如總結實際工作中容易出現(xiàn)的一些勘察設計質量通病，編制《常見勘察設計質量問題手冊》，分析出現(xiàn)問題的原因和解決措施，提醒設計人員能及時糾正，避免類似問題再發(fā)生。

3 利用檔案編研成果提高查檔效率

工程勘察設計檔案具有數(shù)量大、專業(yè)多的特點，工程技術人員在查檔時面對浩瀚如煙的檔案資源常常感到很盲目，編制一些指南、目錄形式的手冊，預先向他們介紹館藏檔案的內容和分類，可以使他們在查檔時更有針對性。例如編制《項目檔案目錄手冊》，展示各工程勘察設計項目的檔案館藏情況，并列出檔案分類編號，讓用戶對所查項目的檔案保存情況一目了然，利用其中的檔案分類編號輔助查檔，提高檢索效率和準確度。另外，《項目檔案目錄手冊》還能幫助檔案管理部門統(tǒng)計項目歸檔情況，發(fā)現(xiàn)遺漏及時主動收集。

4 利用檔案編研成果展示企業(yè)技術創(chuàng)新能力

企業(yè)技術創(chuàng)新能力是決定企業(yè)核心競爭力的關鍵要素，是企業(yè)發(fā)展的深層推動力。加強企業(yè)技術創(chuàng)新能力建設是企業(yè)加快發(fā)展、做大做強的迫切需要。收集優(yōu)秀工程和獲獎工程檔案，編制《優(yōu)秀工程案例精選》、《獲獎工程集錦》等，總結企業(yè)在工程設計、科技創(chuàng)新、項目管理等方面的豐碩成果和經驗，既能展示企業(yè)的新技術、新成果，促進行業(yè)技術交流，又能幫助工程技術人員獲得新啟發(fā)、新思路，完成更多高質量高水平的設計。

5 跟蹤編研成果利用情況

在工程技術人員利用完編研成果后收集用戶反饋，并及時對反饋內容進行有效的歸納整理，掌握編研成果在利用中產生的效益。通過這種跟蹤管理，分析評價編研成果的質量水平，對得到大家普遍肯定和認可的編研成果，要加大推廣，對利用率不高、反饋差的未達到預期效益的編研成果要找出失敗原因，不斷調整工作思路，改進工作方法，才能讓編研工作在正確的道路上健康發(fā)展。收集用戶反饋的途徑有很多，比如電話回訪、填寫問卷、利用實例稿件收集等，需要注意的是在采集用戶反饋信息的時候，應從選題、內容、編研深度等多方面考慮。

6 提高編研人員的素質

檔案編研工作是一項專業(yè)性、知識性、創(chuàng)造性要求很高的工作，要求編研者不僅具有較高的專業(yè)知識水平，還要具有較強的邏輯思維能力、寫作能力、編輯能力、綜合分析能力等多方面的能力。只有高素質的編研人員才能編寫出高水平的編研成果。企業(yè)的管理者在配備檔案工作人員時要有全面眼光，應著重考察人員是否具備開展編研工作的能力和素質。檔案編研人員在平時工作中要勤學習、常思考、多積累，包括檔案專業(yè)知識、工程專業(yè)知識和企業(yè)生產經營管理知識，熟練掌握編研工作的方法和程序，善于從用戶的利用規(guī)律中挖掘編研題材，培養(yǎng)強烈的服務意識和創(chuàng)新意識。同時，檔案部門要加強與其他技術部門或職能部門的交流，讓各類知識層次的人才參與到檔案編研隊伍中，彌補檔案人員專業(yè)素養(yǎng)不足、知識結構單一的短板。

總之，檔案編研工作是檔案工作中非常重要的一項內容，我們需要轉變傳統(tǒng)觀念，開創(chuàng)檔案編研的新思路，加強編研人才隊伍建設，使得檔案信息資源的價值得到充分地挖掘和利用，使之最大程度地滿足工程勘察設計工作的需要。

參考文獻

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