青島市房地產檔案信息管理優化策略

摘 要：隨著社會經濟的快速發展，信息技術已運用廣泛，我國已進入信息時代，房地產檔案管理也面臨著新的改革。近年來，房地產行業發展迅速，它帶動著我國經濟的快速增長，因此，房地產檔案的管理也顯得更為重要。為跟上社會進步的步伐，房地產檔案管理也需運用信息技術，使房地產檔案的管理更高效，更現代。推動房地產檔案信息化建設，使房地產檔案信息管理水平更進一步。本文通過了解青島市房地產檔案信息管理的現狀，從而找出其存在的問題，并提出解決對策，望有利于推動房地產檔案信息化管理的發展。

關鍵詞：青島市；房地產檔案；信息管理

1 引言

房地產行業的蓬勃發展推動了房地產檔案信息的管理工作。房地產檔案管理運用信息化技術將有利于管理水平的提高，有利于管理工作的順利開展，有利于檔案工作的簡便和快捷。因此，房地產檔案運用信息化的管理將是必然的發展趨勢。

2 青島市房地產檔案信息管理所存在的問題

（一）房地產檔案信息管理缺乏相關文件支撐，阻礙了檔案信息管理的標準化。

房地產檔案信息管理缺乏有效文件的引導與和管理，導致其檔案信息管理不規范，不嚴格。青島市房地產行業發展迅速，有萬科房產開發企業的入駐等，使青島市房產行業的發展更進一步，而在這樣的發展背景下，房地產檔案的管理工作必須以信息技術來作支撐，才能滿足房產行業快速發展的需求。房地產檔案管理采用信息技術運用及現代化的管理模式將可以統一房地產檔案信息的標準化，規范化及高效化。

（二）房產檔案信息化管理及信息化建設工作需加強

1. 房地產檔案收集方式單一且收集面較窄

房地產檔案資料的形成是因房地產產權交易或房產登記等活動而形成的。隨著房地產行業的快速發展，房地產的各項業務也隨之增多，且業務種類繁多。如房地產檔案的登記業務，雖相比其它業務它的量較少，但也是房地產檔案收集的資料之一。青島市房地產檔案主要是根據房地產業務在工作過程中所產生的資料而進行收集，從而成為房地產檔案信息。但這些信息不夠完整，需根據業務流程前后所產生的信息再次進行收集與整理，從而形成有效的房地產檔案信息，而這種收集方式較單一，且它的收集面較窄，沒有更多的業務渠道來作為支撐。

2. 重視檔案紙質載體，忽視其他形式載體

房地產檔案的載體是指它的形式，檔案的載體形式是多樣化的，如紙質，文字信息，圖像，光盤等等。而我國目前的檔案載體更多的是以紙質載體為主，而其他形式的載體因出現較少，所以不被重視。但檔案的形式各具有其特點及優勢，如能合理有效地利用各種檔案載體的形式，則會大大提高檔案的管理工作。對于檔案信息的收集與整理，主要是以紙質載體及電子掃描所形成的圖象這兩種方式進行檔案信息管理。而其他載體卻被忽略，沒有合理的利用。

（三）管理人員及專業人員綜合素質及能力水平較低

房地產檔案管理工作對于人才的要求，需要高素質，復合型的人才，因其工作的特點及工作性質的原因。房地產檔案具有其保密性，因此，對于檔案工作人員在職業素養及心理素質上需要有較高的要求。房地產檔案關系著個人的隱私及房地產行業的隱私，在面對檔案信息查詢工作時，如機構，政府部門等需要房地產檔案信息時，房地產檔案信息管理人員應嚴格按照相關法律法規及保密協議，檔案管理信息制度來進行工作，確保房地產檔案信息的安全性。因此，對于房產地檔案的工作人員及管理人員來說，除了職業素養及道德修養外，還需具備專業的知識，對房地產檔案工作所需要的技能必須熟知，對相關法律法規，制度，條例必須嚴格遵守。管理人員還需要對房產行業的房產測繪，房產項目等進行了解。

3 解決青島市房地產檔案信息管理對策

（一）規范房地產檔案信息管理制度

房地產檔案信息管理需要相關文件來支撐，尤其是可操作性的文件。但我國目前所出臺的這類文件都較少，檔案信息管理的法律法規也較少有政策出臺。而為規范房地產檔案信息管理制度，首先，可對房地產檔案信息管理工作總結出經驗及教訓，從而根據自身的管理經驗及當地房地產檔案信息管理工作的性質及特點制定出有效的管理制度，從而將管理制度運用到實際中，使當地房地產檔案信息管理標準化，規范化。其次，可借鑒成功的案例或其他行業對檔案信息管理的制度及經驗，根據這些案例或有效的管理辦法來規范房地產檔案信息管理制度，提高房地產檔案信息管理水平。

（二）加強房地產檔案信息化管理及信息化建設工作

1.完善房地產檔案信息收集與整理工作

房地產行業在各個地市或省市都有不同的政策和相關法規，因此，導致房地產檔案歸檔的時間和范圍也不盡相同。為能準確收集房地產檔案信息，使其完整化，全面化，可將房屋相關的土地登記確權信息，房地產權利人證明文件，登記工作中所形成的申請表，收據，存根及審批表等及房產項目的測繪信息，如分丘圖，分層圖，分戶圖等以上資料納入到房地產檔案的收集中，確保房地產檔案的規范性及準確性，從而進一步推動房地產行業的發展。為確保房地產檔案的可靠性，接受文件時應進行查閱和驗證，在登記資料時也應仔細核對等，來保證房地產檔案的真實性。

2.重視各類房地產檔案載體的形式

隨著社會的快速發展，房地產檔案載體的形式也是多樣化，而載體形式的多樣化也提高了房地產檔案工作的工作效率，因此，青島市房地產應重視各類房產檔案載體的形式，而隨著信息技術的廣泛運用，房地產檔案載體的形式也能更好地發揮其價值。因此，在房地產檔案載體上還可拓寬載體形式，使房地產檔案管理工作更便捷，更快速。如在房地產項目建設的初期，可收集與項目相關的檔案，如照片等，而在房地產項目的建設中期，可對設計或電子文件進行收集等，來提高房地產檔案信息收集與整理工作的效率。

（三）提高管理人員及專業人員的素質

房地產檔案信息管理工作因涉及內容較多，且工作較為復雜，因此，需要高素質的復合型人才。可從管理人員的及專業人員的思想素質及業務素質這兩方面來提高。首先，是管理人員及專業人員的思想素質，因房地產檔案具有保密性，對于檔案信息的安全性，需要加強管理，只有將房地產檔案的專業人員及管理人員的素質加強，認知加強，眼光加強才能將房地產檔案信息的保密性做好，確保房地產檔案信息的安全性。其次，是管理人員及專業人員的業務素質，因房地產檔案信息管理的工作較為復雜和繁瑣，涉及的領域較廣，業務較多，因此，管理人員及專業人員首先應全面了解房地產各層次的內容及業務登記流程，其次，需熟知房地產行業及房地產檔案信息管理的相關法律法規及規章制度等。最后，管理人員及專業人員應拓寬自身的知識面，加強對房地產檔案管理的工作，運用信息技術來完善房地產檔案信息管理。為提高管理人員及專業人員的綜合素質，可加強對其培訓，使其綜合素質能全面提高，推動房地產檔案信息管理的工作，提高房地產檔案信息的管理水平

4 結論

隨著房地產行業的興起，房地產檔案工作也隨之加重，而房地產檔案運用現代化的信息技術，實現了房地產檔案信息化管理。本文通過探究青島市房地產檔案信息管理，找出青島市房地產檔案信息管理所存在的問題，并根據這些問題提出了解決對策，望有助于提高青島市房地產檔案信息管理水平。

參考文獻

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作者簡介

鄒慕仉（1963-），漢族，山東省青島市，館員，中級職稱，研究方向：房產檔案管理。endprint