事業單位檔案的數字化以及改進方法

郭盛楠

摘 要：作為事業單位日常工作中的一項重要工作，檔案管理在科學技術的發展下也開始實行數字化管理。數字化的檔案管理在減輕事業單位檔案庫房壓力及避免使用磨損方面具有非常重要的作用，因此大多數事業單位都開始實行檔案的數字化管理。但是由于我國在檔案數字化管理方面處于發展階段，尚且存在不少的問題。本文主要探討事業單位檔案的數字化管理，并針對管理中存在的問題提出改進方法。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；數字化

事業單位的檔案主要是利用文字、音像等方式對事業單位的工作情況進行的歷史記錄，包含了豐富的信息，是對事業單位的工作進行查找、總結和考核的一個主要依據。傳統的檔案管理存在查找資料慢、占用空間大、使用磨損情況嚴重等問題，在新時代，檔案管理中也開始借助互聯網進行檔案的管理，即數字化檔案管理。

1 事業單位檔案的數字化

事業單位檔案的數字化是指利用先進的科學技術和設備，在數字化信息系統處理下，將檔案轉變成數字，是文字、圖片等變成計算機二進制的過程[1]。檔案數字化后需要利用計算機進行管理，管理檔案的工作人員主要就是進行紙質檔案的掃描。為了保證掃描機在掃描時不被紙質檔案上的大頭針或訂書針等損壞，工作人員需要將紙質檔案進行整理和拆分。在掃描時工作人員要注意檔案中文字和圖案的順序和頁碼，在掃描后進行校對，保證信息的準確性。

事業單位檔案的數字化給檔案的管理帶來很多益處，比如便于工作人員查找信息，檔案的管理成本降低，安全性增強等，大大減少了工作人員在檔案管理上的精力，提高了工作人員的工作效率。

2 事業單位檔案數字化管理的內容

2.1 檔案開放化

事業單位在互聯網時代大發展的趨勢下，也開始走向檔案的網絡化管理。很多事業單位建立互聯網主頁，將檔案信息發布到上面。這種方式不僅能讓事業單位的成員更方便地查找和利用檔案信息，同時也對公眾開放，能夠讓公眾了解到事業單位的相關情況，對事業單位的發展和宣傳都有非常有利的價值。

2.2 建設數據庫

數據庫的建設管理是事業單位檔案數字化管理的重要內容。為了對檔案進行分類和細致化管理，不同類型的數據庫需要被設置，比如專題性質的、綜合性質的、主要存放文字信息的、主要存放聲音信息的、主要存放圖像信息的等等，都應該是一個專門的數據庫。數據庫的建設和管理工作比較龐大，因此事業單位在進行數據化管理時要認真對待，建設出方便管理和使用的各類數據庫。

2.3 安全管理

由于網絡病毒、黑客等存在，網絡并不是一個特別安全的領域。因此，要對事業單位檔案的數字化進行安全管理，嚴加方法各種網絡安全隱患。首先，要做好檔案的保密性工作，確保信息的安全，因此不能把涉及到商業機密的檔案資料放到單位的開放性網頁上；其次，限制數據庫的操作權限和使用權限，安排懂信息管理的專門人員進行管理，從而保證數據的安全性；第三，事業單位的工作人員要多學習相關的電子信息技術，適當招聘計算機方面的人才，優化升級人力資源的結構。在此基礎上，提高事業單位對檔案數字化管理的認識，更深入地融合檔案管理和電子信息技術，從而提高事業單位檔案的安全系數。

3 事業單位檔案數字化管理中存在的問題

3.1 對檔案的數字化認識不足

很多事業單位沒有意識到檔案數字化管理的主要價值，進行的數字化管理只是從形式進行附和，簡單地對檔案進行抄錄和保存[2]。事業單位對檔案的數字化管理認識不足，沒有將其作為一項基本工作、長期工作來做。很多都只是做做表面工作。

3.2 檔案數字化管理的人員專業水平和素質不高

檔案的數字化管理不再是紙質管理，而更多地使用計算機網絡。但是，有的事業單位管理數字化檔案的工作人員還沒有掌握計算機網絡技術的使用方法，還是使用紙質檔案來管理，嚴重影響了工作效率和檔案數字化管理在事業單位的應用和普及。另外，在事業單位中不排除有工作人員為了謀取商業利益而盜取和泄露檔案信息的現象，會對事業單位造成嚴重的損失。

3.3 陳舊的檔案管理設備

事業單位檔案的數字化管理設備必須要有先進的計算機軟件和硬件及網絡，對傳統的檔案管理工作環境進行了簡化，但是有的事業單位的檔案管理部門并沒有及時購買新的設備，只在口頭上進行檔案數字化管理的宣傳。另外，有的事業單位購置了計算機，但是計算機軟件和硬件的不匹配，技術投入不足，也會導致丟失和遺漏檔案信息。

4 事業單位檔案管理的改進方法

4.1 提高事業單位檔案管理人員的認識

針對檔案管理人員對檔案數字化管理認識不足的問題，可以通過各種方式對其進行培訓，比如視頻、會議、標語等，給事業單元人員普及檔案數字化管理的重要價值。單純的思想教育無法讓工作人員意識到檔案數字化的意義，因此需要事業單位建立檔案管理的新模式、新制度。事業單位的領導人員通過學習先進的經驗及時制定事業單位檔案數字化管理的新模式、新制度，依照新的制度進行管理。比如將檔案數字化管理的工作進行分級，每一項工作都落實到每一個人身上，從而促使工作人員負起責任，做好本職工作。

4.2 提高事業單位檔案管理人員的專業能力和素質水平

針對事業單位的檔案管理人員在計算機技術方面的不足和可能存在的信息泄密情況，首先是事業單位要組織技術培訓，教會檔案管理人員新的檔案管理知識和方法，不斷提升自身的專業水平；其次，在事業單位可以引進一些檔案數字化管理的專業人才，提高檔案數字換管理隊伍的整體水平，也能夠為事業單位的檔案管理帶來新的活力；第三，為了防止檔案管理人員內部對檔案信息的泄露，事業單位需要建立和完善監督管理體系，對檔案管理人員的行為作出規范和監督，防止工作人員泄露信息，造成事業單位的損失。

4.3 更新檔案管理的設備和技術，加強安全工作

檔案的數字化管理除了需要高技術的人才以外，也需要借助于先進的設備和技術[3]。因此，事業單位必須投入更多的資金在檔案數字化管理上，包括購買先進的計算機設備、引進先進的檔案數字化管理技術等等，從而保證檔案的數字化管理能夠真正變成事業單位的一項基本工作，改變傳統的紙質檔案管理工作環境，提高檔案管理人員的工作效率，最大地發揮檔案數字化管理在事業單位中的作用。

網絡技術本身存在的安全隱患，比如病毒、黑客等，也會威脅到事業單位檔案的安全性，因此要加強系統和網絡的安全系數。檔案數字化管理人員要安裝殺毒軟件，定期對電腦進行殺毒，并更新病毒庫。另外，對比較重要的檔案進行加密處理，禁止工作人員私自下載，對訪問權限和管理權限進行設置。禁止工作人員在管理檔案的電腦上訪問未知網站，以免進入攜帶病毒的網站，使電腦感染病毒，造成電腦癱瘓，從而對檔案的數字化管理造成嚴重的不良影響。

5 結語

隨著科學技術的發展，人類生活的方方面面都開始網絡化、智能化。事業單位的檔案管理數字化也是未來檔案管理的大勢所趨，事業單位要緊跟時代的發展做出革新，提高檔案管理人員的認識，通過培訓等方式提高檔案管理人員的專業水平和職業素質，事業單位要加大對檔案數字化管理的投入，提高事業單位檔案管理的技術水平，從而使檔案的數字化更好地為事業單位服務，為社會和國家的發展服務。

參考文獻

[1]鄭勇.淺談新時期事業單位檔案的數字化管理[J].中國管理信息化，2015，18（21）：199-199.

[2]王玉杰.新時期行政事業單位檔案的數字化管理[J].科技展望，2015，25（33）.

[3]王濤.事業單位檔案的數字化管理探討[J].辦公室業務，2017（7）：72-73.endprint