完善疾控中心人事檔案管理的有效策略分析

黃陳橙

摘 要：人事檔案是個人信息記錄的重要載體，包括了個人基本狀況、成長經歷、業務能力、工作表現、道德品質等。在職稱評定、崗位調整、干部選拔方面，人事檔案是重要的參考依據，具有不可替代的價值。對于疾控中心而言，做好人事檔案管理工作，意味著能夠為相關業務開展提供信息保障，保證各項工作順利實施。基于此，本文對疾控中心人事檔案管理進行了綜合性闡述，并提出了相關策略，以供參考。

關鍵詞：疾控中心；人事檔案；管理策略

1 人事檔案特點概述

客觀上來看，人事檔案是依付組織人事部門所產生的，是組織人事部門工作過程中的衍生物。人事檔案以個人為單位，其內容包括個人履歷、考核、任免、學習進修、思想政治等多個方面，這些信息要素共同形成了人事檔案。“一人一卷”是人事檔案工作的基本原則。當人事檔案立卷后，其內容也會隨著時間的推移不斷發生變化，相關內容會根據個人實踐經歷的增加而增長[1]。也就是說，人事檔案歸檔是一項循序漸進的工作，不可能“一蹴而就”，需要對個人相關信息不斷跟蹤、收集，才能保證檔案信息的完整性。當人員主管單位出現變動時，其人事檔案需要向新主管單位傳遞，這種流動是由國家組織人事管理體制所決定的。人事檔案信息當中會涉及部分個人隱私信息，這些信息通常僅由組織人事部門掌控，具有機密性，不對外開放。

2 做好人事檔案管理的重要意義

人事檔案是個人詳細的人生經歷說明，能夠為用人單位提供客觀信息依據。在個人職位晉升時，除了要參考日常工作業績外，也需要人事檔案提供職工工齡、工作年限等基本信息，以作為晉升及調級的重要參考[2]。在單位進行人才選拔時，會從人事檔案當中提取具有價值的信息。通過深入研究人事檔案，進一步了解職工個人情況，有利于實現單位內部管理優化。總體上來看，人事檔案不僅對職工個人發展至關重要，也是單位內部實踐活動當中的重要參考依據，其價值不容忽視。

3 目前疾控中心人事檔案管理過程中存在的問題

盡管疾控中心對人事檔案管理工作重視程度愈來愈高，對人事檔案管理體系進行了優化，并取得了一定成果，但在部分環節上還是存在一定問題，有待加強[3]：（1）管理模式滯后。由于疾控中心不處于醫療系統一線，導致人事檔案信息更新之后，歸檔不夠及時，影響了人事檔案利用效率。同時，部分地區疾控中心人事檔案管理依然以傳統管理模式為主，無論是在人事檔案資料整理，還是在管理布局方面都存在一定缺陷，無法滿足當下形勢需求。人事檔案管理還停留在靜態形式上，未能充分融入信息化技術，進一步制約了人事檔案管理工作效能。（2）檔案信息化建設有待完善。一方面，疾控中心相關軟、硬件設施建設有待完善，部分設備需要更新。另一方面，信息錄入工作需要加強。部分疾控中心在檔案信息化建設過程中，信息錄入不完整，未經過仔細核查，導致數據庫信息失真或存在遺漏。（3）疾控中心人事檔案管理人員綜合素養有待提升。人事檔案管理工作是一項專業性較強的工作，除了要求相關人員具備良好的專業技能外，還要求其具備較高的思想覺悟。然而，部分疾控中心在人事檔案管理方面重視程度不夠，相關管理人員多為兼職人員，且未經過系統化的培訓便上崗工作。兼職工作人員對檔案資料整理、收集、歸檔等缺乏專業性認知，工作當中也未能做到“盡心盡責”，存在資料遺漏、歸檔錯誤、歸檔不夠及時等問題，嚴重影響了人事檔案管理質量及效率。

4 完善疾控中心人事檔案管理的相關策略

4.1 轉變管理模式

通過轉變檔案管理模式，持續改善疾控中心人事檔案管理工作，進一步提升管理質量及效率。首先，要加強人事檔案資料收集及整理。疾控中心內部檔案管理部門要規范人事檔案資料收集及整理制度，構建出一個標準化的流程，并要求相關人員嚴格按照流程開展工作。其次，疾控中心人事檔案管理工作實施過程中，要動員其他部門參與進來，不能單方面依靠檔案管理部門[4]。中心內部各部門都應該設立一名專門的檔案管理員，與檔案管理部門工作對接，從而實現人事檔案信息動態化管理。一旦某部門出現人事變動，由部門檔案管理員及時向檔案管理部門反饋，并做好記錄，這樣便能夠及時更新人事檔案信息，避免歸檔信息滯后。再者，要將人事檔案管理成果與工作人員績效關聯起來，對于積極進行檔案資料收集、反饋的工作人員，給予適當獎勵，并納入年終考核當中。以績效激勵的方式，動員單位全體成員積極配合人事檔案管理，將人事檔案管理轉變為全員性的工作。

4.2 加強檔案信息化建設

加快人事檔案信息化建設是完善疾控中心人事檔案管理的重要舉措。在人事檔案管理工作開展過程中，通過融入信息化技術，能夠對檔案信息科學、合理、快速分類，并且用戶能夠從數據庫當中快速調取人事檔案信息，這將大幅度提升人事檔案的附加價值[5]，將其轉變成戰略性資源。首先，疾控中心要加大檔案信息化建設資金投入，對基礎軟、硬件設施及時更新，包括服務器、信息存儲介質、交換機等，為檔案信息化管理創造一個良好的軟、硬件環境。其次，要完善內部人事檔案信息化管理平臺建設。疾控中心可外聘第三方專業機構，通過數據庫技術、服務器技術等在單位內部構建一個統一的檔案信息化管理平臺，并保證平臺與其他辦公系統間的兼容性，實現信息共享。再者，要重視檔案信息安全管理。要求相關人員定期備份檔案信息數據，避免信息意外遺失。同時，要加強檔案信息資源監控，若發現數據信息出現異常，要及時采取措施對異常數據跟蹤、處理，防范外部非法攻擊。通過構建電子身份認證制度，對訪問者登錄行為進行嚴密監控。無法通過身份認證訪問者，限制其訪問行為。

4.3 完善相關人才隊伍培養

疾控中心人事檔案管理的關鍵在于人。要實現人事檔案高效化管理，必然離不開一支專業人才隊伍的支持。在條件允許的情況下，疾控中心應大力引進專業性人才，補充人事檔案管理隊伍，提升隊伍整體戰斗力。對于兼職人員，在其上崗前應進行系統化的崗前培訓，使其能夠初步了解人事檔案管理工作流程，并指派專業人員進行指導，增強其崗位勝任力。對于檔案管理專職人員，可指派其參與本地檔案局培訓活動，不斷增強其業務能力。疾控中心也可聘請高校專家蒞臨指導，不定期開設講座，不斷拓展人事檔案管理人員視野。另外，要鼓勵人事檔案管理人員“自我充能”，引導其在閑暇之余主動學習。通過實施定期業務考核，激勵并督促相關人員全身心投入工作當中，激發其主觀能動性與工作積極性。

5 結語

人事檔案管理工作是疾控中心的基礎性工作之一，其成效直接關系到疾控中心能否健康、穩定運營，應得到充分重視。通過轉變傳統管理模式、加強檔案信息化建設、完善相關人才隊伍培養，讓疾控中心人事檔案工作能夠落到實處，不斷提升相關工作質量、效率，為疾控中心人才管理提供保障。

參考文獻

[1]辛清華.疾控機構人事檔案的有效構建及管理機制研究[J].科技創新導報，2016，13（31）：100-101.

[2]師雅靜.關于改進疾控中心人事檔案管理的思考[J].山西醫藥雜志，2016，45（23）：2824-2825.

[3]辛清華.強化疾控中心人事檔案管理的有效策略[J].中國衛生產業，2016，13（36）：143-144.

[4]馮雯棋.疾控中心人事檔案管理模式創新途徑探析[J].辦公室業務，2013，（01）：65.

[5]謝淑梅.某疾控機構人事檔案管理的現狀和對策[J].海峽預防醫學雜志，2014，20（05）：72-73.endprint