事業單位人事檔案的信息化管理淺探探述

韋美芬

摘 要：當前，在我國經濟結構中，占有較大比重的事業單位推動了社會經濟發展，當然這也需要人事檔案管理的支持，只有做好人事檔案管理才能確保保障事業單位的進步和發展。在信息技術不斷發展的今天，人事檔案管理也需要信息化管理，以提升管理效率，保證人事檔案的利用效率，因此應予以重視。

關鍵詞：事業單位；人事檔案；信息化管理

在市場經濟背景下，對于任何企業來說，信息都是重要資源之一，事業單位亦是如此，記錄相關信息對事業單位未來發展有重要意義。但從現實來看，在日常運轉中，事業單位涉及的內容比較多，因此也會產生大量信息，所以如何通過有效方式妥善處理檔案信息化管理期間存在的問題是當前事業單位面臨的重要任務之一。

1 事業單位人事檔案信息化管理的意義

對于事業單位來說，人事檔案的特點就是對單位中個人開展本職工作期間的文件進行記錄。人事部門需要以人事檔案內容為依據管理和評價個人業務，同時人事部門選拔人才、考核以及考察干部等均需要人事檔案作為基礎支持，同時利用人事檔案可以強化人事管理工作，建設良好的干部隊伍，這些工作均需要依據人事檔案而開展，由此可見事業單位人事檔案管理非常重要。在檔案管理中滲入現代計算機網絡信息技術，尤其是在檔案信息計算機檢索系統中的應用，使人事檔案個人信息檢索方式發生改變，從以往的聯機檢索以及脫機檢索逐漸向網絡檢索、智能檢索發展，使得單位信息與個人信息之間的傳遞、儲存更加信息化和網絡化。針對人事檔案應用計算機信息化進行網絡化管理，利用計算機對信息資源進行分類和加工，使人事檔案管理效率明顯提升。與傳統人事檔案資料相比，信息化檔案更加容易查詢、儲存以及變更，還可以經過網絡通道實現信息的快速傳遞，使人事檔案的利用效率得到提升，檔案管理成本得到節約。

2 事業單位人事檔案信息化管理的問題

對于事業單位來說，人事檔案信息化管理中存在的問題主要體現在以下幾個方面：第一，基礎設施參差不齊。由于事業單位不同對人事檔案管理信息化程度要求也存在差異，這也使得相關軟件的開發和應用之間存在一定差異，由于這一差異也使得各組織間的信息互通成為困難，雖然人事檔案信息化管理中所涉及到的現代設備已經相對完善，但從管理模式上來看仍以手動為主，并輔助計算機，此種工作模式對信息化管理有一定限制。第二，人事檔案信息化管理是事業單位建設的基礎和前提，而要想保證信息化建設的高效率和高質量，則需要遵循標準化和規范化原則進行，但在當前事業單位中，各組織人事檔案管理均是以自己利益和需求為準制定管理標準，盡管此種制定方式更具針對性，但因人事檔案管理框架不同，所以難以實現統一管理，即人事檔案管理的標準缺乏統一性和規范性，難以實現數據共享，存在一定的操作困難。

3 事業單位人事檔案的信息化管理策略

3.1 優化檔案管理理念

現階段，在部分事業單位中，缺乏先進的檔案管理理念，同時檔案管理人員的現代化管理意識明顯不足，因傳統檔案管理理念影響，大部分工作人員的意識均比較封閉，這與現代社會對檔案管理的需求不相符合。伴隨我國市場機制的不斷變化和發展，檔案管理工作模式也需要作出改變，應從以往的封閉式管理逐漸向開放式管理轉變，這就要求檔案管理人員的現代化管理意識不斷增強，優化并改進檔案管理形式，將網絡技術、計算機技術等先進技術充分利用起來，這樣才能使管理效率提高，充分利用認識檔案，將其價值充分發揮出來。這就要求檔案部門強化學習現代化管理技術，對以往的工作方式進行改變，并對人事檔案管理工作予以充分重視，使工作人員的服務意識進一步提高，使檔案文件的利用效率和價值提高。

3.2 提高管理人員安全意識

對于檔案管理來說，管理人員應樹立良好的安全意識，通過有效方式確保檔案文件的安全，防止不法分子竊取檔案信息。在檔案管理中通過信息化技術不僅可以使檔案整理高效性得到保障，還可以使檔案管理快捷性得到保障。在部分事業單位中，因檔案管理人員的安全意識不足，使得在保存檔案文件期間存在安全隱患問題，使事業單位發展受到影響。若檔案管理部門的管理體系不完善，則可能會出現檔案信息丟失等不良事件，這不僅會給事業單位帶來一定經濟損失，還會影響事業單位的進一步發展。另外，部分檔案館存在版本更新不及時等問題，出現電子文件無法識別和讀取現象，這將嚴重影響著檔案的使用。在完善檔案管理系統期間，還應維護好其載體，防止載體損毀問題，進而出現文件丟失問題。信息技術的應用可以達到文件保密的目的，針對重要檔案文件予以加密處理，使檔案得到有效保護。除此之外，在優化檔案管理系統中，應克服保守觀念和思想，同時還應避免麻痹思想，使檔案資料更加安全，針對電子檔案應及時進行維護和備份，對紙質檔案和電子檔案之間的關系進行正確處理，使檔案資料更加完整和安全。

3.3 強化管理人員業務素質

雖然技術發展對構建信息環境來說非常重要，但人仍屬于決定因素。因此對于檔案管理工作來說，檔案工作人員業務直接影響著檔案管理信息化，所以需要培養一支專業化干部團隊，伴隨信息化技術的發展，我們逐漸步入信息化時代，這對檔案工作人員的要求也不斷提高，要求管理人員應強化自身專業知識方面的學習，使自己的知識面得到提高，并使自己的文字處理能力以及綜合分析能力得到提升，同時還應強化計算機知識的學習，熟練掌握人事檔案管理軟件的操作方法，了解現代信息管理技術，使自身的業務知識和能力得到不斷提升，成為復合型人才。

3.4 建設并完善檔案管理法規

對于事業單位來說，檔案管理需要在法律環境下開展，同時需要法律保護。事業單位的檔案管理部門與社會各部門、個人檔案之間存在一定關系，對于此則需要通過法律法規進行調整，收集與利用檔案均需要得到法律法規的保護。因此遵照法律管理檔案是確保檔案管理工作良好發展的前提和基礎，因此要求黨委以及各組織部門領導應組織學習相關法規文件，對人事檔案管理意識進行強化，以學校和社會改革需求為依據制定人事檔案管理工作，使人事檔案管理規章制度更加完善，使人事檔案管理的開展有據可依。

4 結語

在事業單位中，人事檔案管理不僅是個人工作和發展的簡單記錄，同時對單位常規運轉非常重要，因此需要做好信息化管理。事業單位可以從優化檔案管理理念、提高管理人員安全意識、強化管理人員業務素質、建設并完善檔案管理法規等方面著手，保證人事檔案管理工作的效率和質量，為事業單位穩定、長期發展提供支持。

參考文獻

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