AI時代為檔案工作帶來機遇與挑戰

吳春梅

摘 要：本文作者在信息技術進一步發展的時代背景下，結合自己多年的檔案管理工作經驗，對人工智能在檔案工作中的應用進行了可能性思考。

關鍵詞：人工智能；檔案管理；信息挖掘

繼蒸汽技術革命和電力技術革命之后，科技革命是人類在科技領域里的又一次重大飛躍。隨著信息技術的飛速發展，生產力的提升和生產關系的改變也將成必然。人與人之間的協作轉變為人與機器之間的協作。人機協作就是要我們學會取長補短，發揮各自的優勢。作為檔案工作者與其憂慮科技讓我們面臨空前的挑戰，不如把它看作一個巨大的機遇，抓緊時間去了解、學習和應用。

1 檔案管理迎來創新機遇

信息時代不可避免的到來，傳統檔案管理遭遇挑戰，這就迫使我們的檔案服務理念要不斷拓展和轉變，在重視檔案收藏價值的基礎上，加大檔案內容實用價值的重視力度。主要體現在幾個方面：

一是傳統檔案的服務模式是單向的和被動的。現在，社會需要開放的、便捷的檔案信息服務。檔案工作者要把傳統的檔案服務進行拓展，由定時或限時的服務轉變為隨時自助的服務。

二是檔案存在的最大價值就在于被利用，在檔案信息化系統中，反映檔案價值高低和其重要程度，以及出借使用情況的信息，是最需要和利用率最高的。不但要有意識的保存這部分數據，而且要對數據進行必要分析、匯總。

三是檔案信息化積累成大數據，利用電子檔案可與載體分離的特點以及資源的可復制性和共享性等特點，由傳統的提供實體檔案到電子數據與實體檔案并用服務，由平面服務轉化為與網絡空間結合的立體化服務。

四是在信息時代，檔案信息的來源、類別和屬性都有不同程度的增加，很難進行準確分類保存。在各檔案信息系統建立的數據庫基礎上，構建多維的標引著錄，索引查詢就變得輕而易舉了。

五是檔案信息化存儲將多種類型的電子檔案高度整合，就可能挖掘檔案的隱藏信息，為用戶提供更廣泛的內容和可能。隱性信息資源是檔案的重要組成部分。而那些極其重要的、關鍵的知識、數據、信息一般都隱藏在非結構化的檔案中，只有對這些大量的隱性知識、數據、信息進行快速分類、提取與應用才能使得檔案資源得到有效利用。

六是通過提供的網站檢索、問卷調查等諸多服務，收集的用戶信息、訪問記錄可發現檔案信息和服務的受歡迎程度，分析出檔案資源的利用率，進而作為完善信息服務的依據。并可以從不同側面加強對用戶的研究，發現用戶興趣趨勢，預知用戶變化和需求，并予以正確理解、評估和回應。

2 人工智能時代的檔案管理

在信息化建設初期我們的需求僅僅是能夠對檔案資料進行簡單的查找。而隨著科技的發展以及信息化成果的積累，面對龐大的數據支持，我們還希望能對查找結果進行分析、推理并提出某些結論，讓檔案管理更加智能化。人工智能技術近期已成為熱門話題，時代都在催促我們要將AI應用到檔案管理方面的技術中。

美國麻省理工學院的溫斯頓教授說：“人工智能就是研究如何使計算機去做過去只能人才可以做的智能工作。”傳統的檔案管理離不開人的參與，有了人工智能的加入，人機協作勢在必行。

人工智能技術在知識、數據與信息處理方面具有強大的優勢。大量的檔案研究著作和專家團隊是我們的知識儲備；十多年的檔案信息化、數字化建設成果是數據基礎；檔案管理專業人員形成關系支撐。因此，AI應用于檔案管理將是科技的必然。作為檔案管理人員要居安思危，在社會進入一個人工智能時代之時，面對機遇迎接挑戰，了解人工智能接受人工智能利用人工智能，讓機器處理一部分工作，與人形成補充，以降低人的工作量，把人的優勢和機器的優勢很好地發揮出來。

上半年，AlphaGo 戰勝柯潔，這是人工智能領域的大事件。其實，回望五年前，生活中有許多未曾想到的事情，都成了今天的習以為常。今日頭條好像總在為你推送感興趣的文章，淘寶首頁都是你感興趣的品牌，高德地圖為你規劃最佳出行方式……這些手機應用，和打敗世界圍棋冠軍的AlphaGo 一樣，都屬于AI的一部分。而這些應用的背后所反映的是人工智能學習和分析能力的更上一層樓，它帶來的不應該是威脅，而是機會。當我們作為消費者能坐享一些因人工智能的普及而帶來的便利時，我們也需要思考作為“生產者”，人工智能在哪些方面能夠幫助我們。

首先，智能搜索技術的搜索與定位信息主要基于文本內容、上下文的關系以及含義，因而能快速地搜索到最接近信息需求者要求的信息，并提供可擴展的知識、數據、信息傳遞，進而提高檔案資源的利用率。

其次，人工智能由于具有推理、學習、記憶以及決策的能力，它可以使計算機模擬人類的智能行為。檔案的隱性信息獲取大多要借助檔案管理人員的經驗和判斷得來，難以用具體的客觀數據加以展示和表達。借助人工智能的學習能力，為檔案工作提供協助的專家系統，能夠有效挖掘檔案數據中的隱性信息資源。而且我們希望在它的知識庫中包含假設、想法和專家經驗，從而對輸入信息進行推理、分析、判斷，真正起到專家作用。

根據六度空間理論，一個人和世界上任意一個陌生人的間隔都不會超過六個人。谷歌進行了一項嘗試，依靠機器學習技術，將某兩件藝術作品通過一系列的作品連接起來，發掘文化發展的隱藏路徑。人們驚奇地發現，原來兩件看似毫無關系的作品，居然也可以有聯系。那么這個理論通過檔案如何體現？我想這有希望依靠專家系統來實現。

第三，自動翻譯工具幫助我們打破語言界限，進行跨民族、跨語種、跨文化、跨時空的交流，人工對翻譯結果做校對和潤色。能夠給檔案用戶提供更豐富的資料信息。

第四，識別技術應用于檔案管理，長久以來一直是檔案管理工作者美好的理想。隨著計算機技術的發展，采用漢字識別技術進行檔案信息錄入，使用掃描儀實現檔案圖像存儲已被廣泛應用。近些年語音識別和人臉識別技術也有了實質性的進展，如果將語音和人臉識別技術應用于檔案管理，工作將會非常方便。設想通過語音和圖像識別對音像資料進行整理檢索，大量繁復的工作將變得輕而易舉。

最后，我想人工智能在檔案服務中也不乏用武之地。針對一個檔案用戶的基本信息，對檔案資料檢索和借閱的情況，都可以被轉換成數據。讓人工智能作為工具，抓取數據，存儲檔案信息，歸納每個人的習慣、興趣，進行分析和描述，做出更有針對性的定制服務，研究用戶的信息需求，分析他們利用數據解決問題的方法以及查詢問題的特點和要求，來拓展服務范圍。通過用戶的反饋信息，也能客觀的評價服務質量。

斯坦福大學頂尖的人工智能專家Jerry Kaplan在其新書《人工智能時代-人機共生下財富、工作與思維的大未來 》中說：“即將襲來的機器人、機器學習以及電子個人助手可能會開創一個全新的世界，在這個世界里，很多今天由人從事的工作都將由機器完成。”如今，深度學習算法、大數據、語音識別、圖像識別等等人工智能相關的領域似乎都已經有了布局，人工智能浪潮似乎已經形成了泡沫。然而無論它是泡沫還是啤酒沫，它已經來了，有沒有養分和味道，還是嘗試一下。

“阿爾法狗贏了，人工智能將會繼續改變這個世界”——這句話說起來很悲涼，但給了我們未來的其他可能性。我們要努力思考和實踐的是，如何在人機協作的未來世界里，獲得我們的一席之地。

參考文獻

[1]李開復、王詠剛，人工智能，2017

[2]郭小磊，淺談人工智能技術在檔案管理中的應用和加強應用的必要性，河南地球科學通報卷，2009

[3]張江華，人工智能技術在企業檔案管理中的應用，檔案時空，2014endprint