數字化檔案的信息安全問題及管理探究

王宇

摘 要：我們已經步入了數字信息化的時代，數字化對許多傳統行業，如檔案信息的發展將會產生積極的影響。檔案是對人們主要的社會實踐活動的記錄，數字化與檔案信息的結合必然會給檔案事業的發展帶來挑戰與機遇。本文從檔案信息的內涵、優勢和建設內容的基礎上介紹數字化檔案信息，從軟硬件設施、系統問題和病毒入侵、管理人員素質和意識方面以及檔案管理制度本身等方面剖析數字化檔案的信息安全問題，進而從計算機、操作人員和制度等方面嘗試性地探索數字化檔案信息安全管理，旨在保障數字化檔案信息的安全性，發揮數字化檔案的優勢。

關鍵詞：數字化；檔案信息；安全問題

1 數字化檔案

檔案管理與數字化技術的有機結合形成了數字化檔案，也可以說，利用數字技術將檔案信息進行數字化處理、歸檔和利用就是數字化檔案。毋庸置疑數字化檔案涉及到諸多技術，如多媒體技術、計算機技術、掃描技術和數字攝影技術。數字化檔案是利用計算機技術，如數據庫技術、數據壓縮技術來對傳統的紙質檔案進行處理和組織。數字化檔案信息旨在形成一個有序的檔案信息數據庫。數字化的檔案信息主要是包括傳統的紙質檔案和不斷生成的新型檔案。

（一）數字化檔案信息的內涵

數字化檔案信息就是對紙質文件、聲像文件以及其他傳統介質的文件，憑借計算機的數據庫技術、數據壓縮技術、掃描技術，以形成系統組織成有序的檔案信息數據庫。經過數據化處理后的檔案信息在壓縮存儲空間的同時，提升了計算機對檔案信息的檢索速度。

（二）數字化檔案信息的優勢

數字化檔案適應了網絡化發展的時代要求。數字化檔案信息可以有效提高檔案信息檢索的準確性，并且使得共享和異地傳送檔案信息成為現實。數字化檔案信息避免了傳統檔案由于頻繁使用所造成的磨損之外，還擴充了信息資源的內容和數量。檔案數字化為了滿足社會大眾的需求，而數字化檔案信息能有效提高檔案的利用率。數字化的檔案信息能有效節省人力和大量的財力。數字化檔案也為特色檔案服務的開展創造了條件。

（三）數字化檔案建設的內容

數字化檔案建設的基本內容應該涵蓋檔案資源數據化整理、建設數字化檔案信息數據庫的系統和數字化檔案信息網絡等方面的內容。檔案資源數據化整理是數字化檔案信息建立的基礎，涉及到檔案信息的大量輸入和處理。建設數字化檔案信息數據庫的系統是對數字化檔案存儲、處理和維護等軟件系統。數字化檔案信息網絡涉及到檔案信息在互聯網上的發布與傳遞。

2 數字化檔案的信息安全問題

隨著網絡技術的飛速發展和社會發展的不斷提高等因素給數字化檔案管理水平帶來了質的變化。但是在數字化檔案日益完善的當下，數字化檔案信息的安全問題也越來越受到關注。在我們使用數字化檔案信息的過程中，需要注意其客觀存在著的安全隱患。

（一）與數字化檔案管理有關的軟硬件設施

數字化檔案管理有關的硬件設施主要是指計算機，可以說計算機是檔案數字化的重要載體。計算機的系統呈現出日新月異的發展態勢，但是計算機硬件出現故障的現象或者是問題也是無法避免的。無須具體分析是計算機的哪個硬件，如CPU、顯卡等，出現了故障。計算機的軟件設施也是數字化檔案信息處理和存儲的重要條件。只要是計算機一旦出現了故障，就會對數字化檔案信息造成損害，有時這種損害不僅僅是檔案信息的丟失，還會出現意想不到的檔案信息嚴重的損失。如果計算機出現了故障，造成了檔案信息的遺失，就會影響到檔案信息的正常使用，影響到數字化檔案信息處理的功效。這種現象的出現必然也會對從事數字化檔案信息的工作人員的工作量帶來一定程度上的壓力。

（二）系統問題和病毒入侵

計算機的系統問題，如計算機對不同軟件的兼容性、突然死機、藍屏，都是無法提前確定的因素。計算機病毒常是通過非法鏈接、垃圾信息等侵入計算機內部，進而破壞計算機的性能。因為，預防和管理計算病毒操作性不強，使得計算機病毒成為數字化檔案信息化安全的棘手問題。計算機的系統問題和病毒入侵會造成數字化檔案信息數據的丟失。

（三）數字化檔案管理人員素質和意識方面

專業的數字化檔案管理人員不但需要掌握檔案管理方面的專業知識，而且還需要掌握一定程度的計算機和網絡知識，以便于更好地從事數字化檔案管理的相關工作。但是目前的實際情況是，部分從事數字化檔案管理的人員由于年齡偏大和計算機技術的掌握不熟練等因素的原因，對數字化檔案信息的安全性存在較大的隱患或者是威脅。同時，部分數字化檔案管理人員在思想意識上對檔案信息安全性的認識不夠，致使檔案信息的丟失或者是泄露。

（四）檔案管理制度本身

健全的檔案管理制度是數字化檔案信息安全性的有利保障。但是，目前某些單位或者是部門在數字化檔案信息管理過程中缺乏相關的檔案安全管理制度的約束。在對檔案信息進行收集、加工、存儲和檢索的一系列的過程中也缺乏相應的制度。同時，對數字化檔案信息安全性缺乏相關的法律法規的制約。

3 數字化檔案信息安全管理

安全性是數字化檔案信息發展中首要考慮的因素，也是制約數字化檔案發展的至關重要的因素之一。專業人士指出，保障數字化檔案信息的安全性的切實有效的措施將會涉及到計算機、人員和制度等方面的管理，以做好數字化檔案信息的安全。

（一）培訓數字化檔案管理人員的專業素質

對從事數字化檔案管理的人員要組織定期的檔案管理方面的專業學習和培訓，來加強和提升從業者的專業技能。同時，對數字化檔案人員操作計算機的能力也要重視。數字化檔案管理人員的職業素養也應該包含對其職業態度和職業道德的培養，降低數字化檔案信息安全問題的人為因素。

（二）完善數字化檔案信息安全管理制度

有效保障數字化檔案信息的安全性有賴于各種合理的檔案制度的制定，主要是指檔案電子文檔管理、人員安全管理制度、檔案信息數據庫制度和環境安全制度等幾個方面。通過檔案信息數據庫的信息進行分類分級，并且通過脫機單獨管理來提升檔案文檔管理的安全性；安全考核制度和安全審查制度是數字化檔案人員安全管理方面的主要制度內容。針對重要的檔案信息，可以限制管理人員的操作權限，讓檔案管理操作技能強的和職業素質強的人員操作。

（三）計算機安全技術方面的提升

因為，計算機的硬件和軟件是保證數字化檔案信息安全性的決定性因素，是數字化檔案信息保存、傳送、檢索和其他相關技術安全性的重要保障，所以，我們要著力完善計算的設備和其運營環境。針對計算機存儲的檔案數據，可以采用網內數據方面的完善；針對計算機操作人員的權限問題，可以采用對文件進行加密技術的處理。條件允許的情況下，可以探索對數字化檔案信息辨認和驗證的數字技術；針對隨時有可能入侵的計算機病毒，可以采用防火墻和檢測技術來降低計算機對檔案信息管理安全性的隱患風險。

4 結語

數字化檔案管理已經成為檔案管理發展的趨勢，但是針對數字化檔案信息所存在的安全隱患，我們可以嘗試性地從人員、計算機設備和對人和對物的管理制度方面來避免安全隱患出現的可能，以更好的發揮數字化檔案管理的優勢。

參考文獻

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