事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用方式探討

王雅琪

摘 要：檔案管理是事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)管理的重要環(huán)節(jié)，能夠清晰的反映出事業(yè)單位當(dāng)前的綜合管理水平，為事業(yè)單位的各項(xiàng)決策提供可靠的依據(jù)，可以說(shuō)，檔案管理工作的實(shí)際效果將對(duì)事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益產(chǎn)生直觀的影響，因此做好檔案管理工作是十分必要的。本文將論述事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式利用的重要性，并針對(duì)檔案管理中存在的問(wèn)題提出行之有效的解決對(duì)策，以期全面提高檔案管理質(zhì)量，從而促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化、智能化發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)代化方式；利用

隨著科技的快速發(fā)展，現(xiàn)代化的技術(shù)手段被廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)之中，給我國(guó)企業(yè)的生產(chǎn)和管理注入了新的生機(jī)和活力，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供了有力的技術(shù)保障。然而在當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理工作中，現(xiàn)代化技術(shù)沒(méi)有得到有效的利用，導(dǎo)致其優(yōu)勢(shì)無(wú)法完全發(fā)揮出來(lái)，給事業(yè)單位的發(fā)展帶來(lái)了不小的阻礙。針對(duì)這一情況，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化方式的研究和應(yīng)用，不斷改進(jìn)和優(yōu)化管理理念和管理方法，以提高檔案管理的實(shí)效性，促使其更好的為事業(yè)單位的決策和發(fā)展而服務(wù)。

1 事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式利用的重要性

事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用現(xiàn)代化方式的主要目的在于對(duì)檔案資料進(jìn)行現(xiàn)代化、自動(dòng)化的管理，減輕人力資源的投入，避免人為因素造成的檔案遺失、泄露及損壞，確保檔案管理的各項(xiàng)活動(dòng)能夠順利、高效的實(shí)施。眾所周知，檔案對(duì)于事業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)管理有著至關(guān)重要的作用，不但記錄了事業(yè)單位發(fā)展歷程中的所有事件，也是員工信息的主要載體，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位各個(gè)部門的工作提供指導(dǎo)依據(jù)，保證事業(yè)單位決策的先進(jìn)性和科學(xué)性。通過(guò)運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備，加強(qiáng)事業(yè)單位資源的整合和利用，可以進(jìn)一步的提高檔案管理水平，檔案的保管和使用也會(huì)更加的科學(xué)、高效，同時(shí)，通過(guò)對(duì)檔案的分析事業(yè)單位還會(huì)不斷積累經(jīng)驗(yàn)，對(duì)現(xiàn)有工作模式加以優(yōu)化和創(chuàng)新，創(chuàng)造更多的效益，無(wú)形中增強(qiáng)了事業(yè)單位的核心競(jìng)爭(zhēng)力，這對(duì)事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展大有助益。

2 事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 檔案原件的真實(shí)性問(wèn)題

一方面，傳統(tǒng)的檔案管理方式難以保障檔案數(shù)據(jù)的信息安全，使用傳統(tǒng)檔案文件管理方式很容易被有心之人不留痕跡的篡改數(shù)據(jù)或刪除數(shù)據(jù)；甚至做到?jīng)]有追蹤記錄，完全不被發(fā)現(xiàn)，導(dǎo)致文件檔案數(shù)據(jù)真實(shí)性缺失。另一方面，事業(yè)單位的文件檔案中圖表或是形成資料的真實(shí)性，比如使用傳統(tǒng)電子文件檔案保存的形成文件材料，形成的文件資料上的擬稿者無(wú)法留下自己的真實(shí)筆跡，即使檔案資料被篡改也難以發(fā)現(xiàn)和確定。

2.2 檔案內(nèi)容的保密性問(wèn)題

運(yùn)用現(xiàn)代化方式開展檔案管理工作還需要迫切解決的一個(gè)問(wèn)題就是檔案的安全問(wèn)題，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展的背景之下，互聯(lián)網(wǎng)的安全問(wèn)題也愈發(fā)突出，伴隨著主動(dòng)攻擊和網(wǎng)絡(luò)入侵的頻繁發(fā)生，使得事業(yè)單位的檔案資料面臨著較高的風(fēng)險(xiǎn)，一旦檔案資料被泄露出去，將會(huì)給事業(yè)單位造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失，如何保證檔案資料在網(wǎng)絡(luò)中的安全性也應(yīng)引起廣大事業(yè)單位的思考。

2.3 檔案保留的長(zhǎng)久性問(wèn)題

事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化離不開計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，檔案管理的現(xiàn)代化水平越高，意味著對(duì)現(xiàn)代設(shè)備的依賴性越強(qiáng)，雖然大幅度提高了事業(yè)單位檔案管理的工作效率，但是在設(shè)備出現(xiàn)異常和故障時(shí)檔案管理工作將無(wú)法持續(xù)進(jìn)行，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)癱瘓的瞬間沒(méi)有保存的資料也會(huì)消失，數(shù)據(jù)信息需要重新錄入到計(jì)算機(jī)中，不但費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且這種情況很難得到妥善的解決，嚴(yán)重?fù)p害了事業(yè)單位的利益。

3 事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用

3.1 對(duì)檔案檢索和目錄的管理

在檔案管理過(guò)程中，檔案相對(duì)應(yīng)的目錄是其重要組成部分，每份檔案都有相對(duì)應(yīng)的目錄，為調(diào)用檔案提供便利。隨著我國(guó)信息化程度的進(jìn)一步深入，事業(yè)單位在檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用越來(lái)越明顯，計(jì)算機(jī)在我國(guó)的推廣和使用為檔案管理現(xiàn)代化提供了重要的工具，將檔案目錄由原來(lái)的手寫向微機(jī)打印轉(zhuǎn)變。在檔案管理過(guò)程中利用專門的軟件，將所有的檔案目錄和相關(guān)資料錄入計(jì)算機(jī)當(dāng)中，再根據(jù)特定的分類標(biāo)準(zhǔn)自動(dòng)對(duì)檔案資料進(jìn)行分類，并自動(dòng)對(duì)生成的資料目錄進(jìn)行匯總和統(tǒng)計(jì)，為日后的檔案調(diào)用提供巨大的便利。在查詢檔案資料時(shí)只需要輸入相關(guān)的信息，資料管理軟件將會(huì)把相對(duì)應(yīng)檔案的大概存放位置顯示出來(lái)，包括資料中的主要摘要和主要內(nèi)容，通過(guò)現(xiàn)代化方式的利用將大大縮短查找資料的時(shí)間，提高工作效率和準(zhǔn)確率。但是為了進(jìn)一步提高計(jì)算機(jī)在事業(yè)單位檔案管理中的利用，還需要相關(guān)單位的人員發(fā)揮創(chuàng)新精神和自己的智慧，進(jìn)一步結(jié)合現(xiàn)代化方式在檔案管理的利用。

3.2 計(jì)算機(jī)設(shè)備的管理

隨著信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)在事業(yè)單位中的應(yīng)用進(jìn)一步加深，相關(guān)工作人員可以根據(jù)相對(duì)應(yīng)的技術(shù)建立一套符合現(xiàn)代化標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫(kù)房管理系統(tǒng)，充分利用計(jì)算機(jī)的高工作效率和處理事件的時(shí)效性等特點(diǎn)對(duì)庫(kù)房管理進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，對(duì)庫(kù)房室內(nèi)的溫度、濕度和空調(diào)設(shè)備進(jìn)行控制，讓庫(kù)房管理更加的智能化和現(xiàn)代化。

3.3 建立檔案管理相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)

當(dāng)今時(shí)代是一個(gè)信息需求量劇增、信息數(shù)量劇增、信息機(jī)構(gòu)劇增的時(shí)代，檔案部門的工作效率已經(jīng)發(fā)展成為各檔案部門競(jìng)爭(zhēng)的主要標(biāo)志。所以在這個(gè)時(shí)代里，只有必須擁有與時(shí)俱進(jìn)的檔案管理方式，才會(huì)使得管理檔案工作得到最大的效益。建立檔案管理相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)是檔案管理突破傳統(tǒng)的重要體現(xiàn)，不僅能夠與時(shí)俱進(jìn)的滿足人們?nèi)找嬖鲩L(zhǎng)的工作需求，還可以進(jìn)一步促進(jìn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的推廣和使用。事業(yè)單位最主要的是根據(jù)自己的發(fā)展實(shí)際情況和工作需求建立屬于自己區(qū)域的局域網(wǎng)，為事業(yè)單位內(nèi)部的資源共享和信息傳遞提供更加便捷的通道，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)軟件、硬件的共享，在檔案管理部門和其他部門之間架起一座信息橋梁，讓檔案管理真正實(shí)現(xiàn)信息化。

4 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式利用的對(duì)策

4.1 培養(yǎng)復(fù)合型人才

當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作需要的是懂技術(shù)、會(huì)管理的復(fù)合型人才，應(yīng)著重對(duì)檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，提高他們的計(jì)算機(jī)操作水平，使之能夠正確的使用現(xiàn)代技術(shù)管理檔案資料，并能夠在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備發(fā)生故障時(shí)第一時(shí)間采取應(yīng)急措施，將事業(yè)單位的損失降到最低。事業(yè)單位可以聘請(qǐng)專家和學(xué)者為員工講座，傳授先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，還要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行考核，將考核結(jié)果與檔案管理人員的工資掛鉤，以激發(fā)他們的工作熱情，避免違規(guī)操作的發(fā)生，為檔案管理工作提供人才方面的保障。

4.2 健全相關(guān)規(guī)章制度

為了保證檔案管理工作的規(guī)范性和有效性，事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合法律法規(guī)制定完善的規(guī)章制度，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的約束，為檔案管理工作提供標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)。檔案管理制度應(yīng)包括設(shè)備維護(hù)制度、管理工作制度、員工激勵(lì)制度、績(jī)效考核制度等等。事業(yè)單位要擺脫傳統(tǒng)思想的桎梏，不斷創(chuàng)新檔案管理模式，著重加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)和維護(hù)，為檔案管理提供方方面面的支持和保障，從而保證檔案資料的安全保管及有效利用。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理在一定程度上能夠體現(xiàn)出事業(yè)單位的管理效率和管理質(zhì)量，與事業(yè)單位的效益息息相關(guān)，事業(yè)單位要想始終保持良好的發(fā)展態(tài)勢(shì)，在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占有一席之地，就應(yīng)在檔案管理中積極采用現(xiàn)代化方式，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代技術(shù)的研究和創(chuàng)新，確保現(xiàn)代化的管理理念和方法能夠在檔案管理中真正發(fā)揮實(shí)效，從而促進(jìn)事業(yè)單位的健康發(fā)展。

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