大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理探討

楊奕

摘 要：21世紀(jì)是信息交流共享的時代，我們必須要強(qiáng)化信息資源的共享與交流，充分發(fā)揮檔案信息的價值與作用。在大數(shù)據(jù)時代背景下，要想提升檔案管理工作的質(zhì)量和水平，就必須要引進(jìn)專業(yè)性強(qiáng)的檔案管理人才，變革傳統(tǒng)的檔案管理方式，完善檔案管理機(jī)制，才能適應(yīng)時代發(fā)展的潮流。文章對大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理進(jìn)行探究。

關(guān)鍵字：大數(shù)據(jù)時代；檔案管理

隨著計算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，對信息的處理速度也呈幾何級數(shù)式增加，能夠處理的數(shù)據(jù)量也變得越來越巨大，大數(shù)據(jù)分析成為現(xiàn)在信息處理的主流模式。在大數(shù)據(jù)時代背景下，對信息管理的要求越來越高，而檔案管理作為一種信息管理形式因此面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，檔案管理要積極適應(yīng)大數(shù)據(jù)分析的需要。

1 大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理機(jī)制的變化

1.1 大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理制度的變化

進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代，檔案管理的工作變得繁多，傳統(tǒng)的檔案管理方式不在適用于新時期的檔案管理工作，因此要變革傳統(tǒng)的檔案管理制度。首先，就是要樹立大數(shù)據(jù)的意識，設(shè)置定量的評估反饋體系；其次要具備檔案數(shù)據(jù)觀念，將可行的數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案材料，從而方便管理；最后就是要樹立服務(wù)意識，加強(qiáng)對大數(shù)據(jù)下檔案管理制度的變革，提升檔案管理的效率。

1.2 大數(shù)據(jù)時代背景下檔案資源系統(tǒng)的變化

進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代，只有構(gòu)建完善的檔案資源管理系統(tǒng)才能不斷對檔案系統(tǒng)的信息進(jìn)行更新，利用對檔案資源數(shù)據(jù)的管理，把大數(shù)據(jù)技術(shù)作為基礎(chǔ)，實現(xiàn)信息資源向檔案資源的有效轉(zhuǎn)化，能夠?qū)ζ髽I(yè)的檔案信息進(jìn)行整合，完善檔案資源管理系統(tǒng)。通過對檔案資源的有效管理，提升大數(shù)據(jù)的使用價值，保障檔案資源的豐富性。

1.3 大數(shù)據(jù)時代背景下檔案使用制度的變化

在大數(shù)據(jù)時代之前，檔案管理部門只是對于一些主要的機(jī)構(gòu)進(jìn)行服務(wù)，比如一些國企、事業(yè)單位等，檔案整理、收集和處理任務(wù)非常大。不過在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理的工作更加的開放和透明，檔案管理的服務(wù)對象也面向了人民群眾，檔案的使用制度有了巨大的轉(zhuǎn)變，更好的提升檔案管理部門的使用效率和服務(wù)價值。

1.4 大數(shù)據(jù)時代背景下檔案安全系統(tǒng)的變化

在大數(shù)據(jù)時代背景下，最重要的就是要保障信息數(shù)據(jù)的安全，尤其是檔案的安全更為重要。在進(jìn)行檔案安全系統(tǒng)構(gòu)建過程中，必須要樹立檔案管理人員的安全意識，改善檔案管理措施，從而符合大數(shù)據(jù)時代背景下檔案安全系統(tǒng)的需求。而且在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案安全系統(tǒng)也需要對檔案進(jìn)行應(yīng)急防范措施，從而對檔案進(jìn)行安全管理。

2 檔案管理在大數(shù)據(jù)時代面臨的考驗

大數(shù)據(jù)是新時代的產(chǎn)物，而檔案管理作為一種歷史悠久的工作，在新的時代背景下，因為大數(shù)據(jù)的發(fā)展而受到巨大的影響，面臨各種新的問題，其中比較典型的考驗可以概括為以下幾點。

2.1 大數(shù)據(jù)凸顯了檔案管理的重要性

大數(shù)據(jù)分析作為信息處理的一種方式，其顯著的特點就是信息處理量大，處理速度快，信息處理結(jié)果準(zhǔn)確，但是如果在海量的信息當(dāng)中有用信息比例過小，就會嚴(yán)重影響信息處理的準(zhǔn)確性。而在海量信息當(dāng)中，各類檔案信息作為經(jīng)過專門整理的信息，是對特定領(lǐng)域內(nèi)專業(yè)信息的系統(tǒng)性整理，與通過網(wǎng)絡(luò)收集來的信息相比其所包含的有用信息含量極大，而且信息量更加集中，指向性更強(qiáng)。在大數(shù)據(jù)處理的信息當(dāng)中增加檔案信息的比例，可大大提高信息分析的準(zhǔn)確性。大數(shù)據(jù)分析對檔案信息的需求，使得檔案管理工作的重要性得以彰顯，科學(xué)的檔案管理才能夠保證檔案信息的準(zhǔn)確性。

2.2 大數(shù)據(jù)對檔案管理提出更高的要求

大數(shù)據(jù)對數(shù)據(jù)信息量的要求是極大的，零散的信息分析不能稱為大數(shù)據(jù)分析，因此大數(shù)據(jù)分析對檔案信息的需求量也是極大的，這是大數(shù)據(jù)給檔案管理提出的第一個也是最重要的要求，檔案管理在大數(shù)據(jù)時代所需要處理的信息數(shù)據(jù)量與傳統(tǒng)的檔案信息量完全不在一個量級。信息量的增加，勢必要帶來檔案管理方式的變革，檔案管理可以為大數(shù)據(jù)分析來服務(wù)，檔案管理同樣也可以借助大數(shù)據(jù)技術(shù)來進(jìn)行檔案信息的管理，新的技術(shù)條件下的檔案管理方法要更加的科學(xué)，更加的先進(jìn)，但是對檔案管理的要求也比傳統(tǒng)的管理方法要更高。

2.3 大數(shù)據(jù)需要專業(yè)的檔案管理人才

在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理的技術(shù)含量大幅度提升，對檔案管理人員也提出了更高的要求。檔案管理不再是簡單的對現(xiàn)有文檔的簡單整理和記錄，而是要根據(jù)大數(shù)據(jù)的需要對檔案信息進(jìn)行整理，其存儲的方式以及結(jié)構(gòu)都與傳統(tǒng)的形式大相徑庭，要求檔案管理人員對計算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等專業(yè)知識都有較為專業(yè)的掌握。所以檔案管理人員不能再是單位其他人員兼任，甚至不相關(guān)專業(yè)的人員都不能專門從事檔案管理工作，檔案管理需要有專業(yè)的檔案管理人才來從事，需要經(jīng)過專業(yè)知識系統(tǒng)的學(xué)習(xí)才能夠勝任，在檔案管理工作中能夠根據(jù)需要來將各類專業(yè)知識進(jìn)行靈活運用，以達(dá)到最理想的效果。

3 大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理新模式

3.1 檔案信息數(shù)字化

檔案信息處理是管理工作的重要環(huán)節(jié)，大數(shù)據(jù)分析所處理的信息都是存儲于計算機(jī)內(nèi)部的數(shù)字信息，而以往檔案管理所整理收集的信息都是記錄在紙上，整理為文件后進(jìn)行存儲，這種模式所積累的信息，無論信息量有多大，都是無法被大數(shù)據(jù)分析所利用的。因此，檔案管理在大數(shù)據(jù)時代背景下首先要做的就是將原有的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化，將有用的檔案信息由紙質(zhì)文件夾上遷移到計算機(jī)上，進(jìn)行數(shù)字化存儲，并在以后的檔案信息整理收集中，直接將相關(guān)的信息進(jìn)行數(shù)字化存儲。檔案信息的數(shù)字化，不僅可以使得信息能夠為大數(shù)據(jù)分析所用，還可以大大提高檔案信息收集的效率以及檔案信息存儲的成本。

3.2 信息結(jié)構(gòu)科學(xué)化

要推進(jìn)中國檔案信息的數(shù)字化，不僅僅是簡單的將檔案存儲在計算機(jī)內(nèi)，還要滿足檔案信息的多種需要。如果只是將原本記錄在檔案文件當(dāng)中的信息，記錄在 Word、TXT 等格式的文本文件當(dāng)中進(jìn)行集中存儲，那對檔案信息數(shù)字化的意義就得不到體現(xiàn)了。檔案信息的存儲結(jié)構(gòu)一定要科學(xué)，可以采用專業(yè)的數(shù)據(jù)庫存儲檔案信息，并根據(jù)檔案信息自身的特點來采用樹狀結(jié)構(gòu)、鏈狀結(jié)構(gòu)等不同的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)形式來對檔案信息進(jìn)行存儲，以便于在進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析時能夠快速的實現(xiàn)對有用信息的查找和分析。采用科學(xué)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)存儲檔案信息，更加能夠體現(xiàn)檔案信息的價值。在存儲檔案信息時，同樣也可以采用大數(shù)據(jù)技術(shù)，為檔案信息提供更科學(xué)的信息結(jié)構(gòu)。

3.3 管理人才專業(yè)化

在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理需要專業(yè)的檔案管理人才，管理人才的專業(yè)化體現(xiàn)在以下兩個方面：第一是檔案管理系統(tǒng)的專業(yè)化，專業(yè)化的檔案管理系統(tǒng)需要專業(yè)的人才進(jìn)行開發(fā)和維護(hù)；第二是檔案管理人才的專業(yè)化，專業(yè)化的檔案管理人才，不僅要能夠熟練的運用檔案管理系統(tǒng)，而且能夠?qū)n案管理系統(tǒng)的運作原理有較為深刻的理解，并且對所需要管理的檔案信息有專業(yè)級別的認(rèn)知，能夠根據(jù)實際情況來對信息進(jìn)行解構(gòu)整理，并且將信息完整的保存在檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中。只有擁有專業(yè)化的檔案管理人才，才能夠?qū)⒂袃r值的信息科學(xué)系統(tǒng)的進(jìn)行管理，才能夠?qū)π畔⑦M(jìn)行專業(yè)的甄別，并在存儲結(jié)構(gòu)當(dāng)中對信息的重要性進(jìn)行體現(xiàn)，并保證所管理的檔案信息能夠切實的為大數(shù)據(jù)分析所用。

4 結(jié)語

新時期互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)日益改變著人們的生活，在大數(shù)據(jù)的時代背景下，城市檔案館的建設(shè)顯得非常重要。我們必須要強(qiáng)化信息資源的共享與交流，充分利用檔案信息的價值與作用，并以有效的舉措來推進(jìn)企業(yè)檔案管理的信息化，促進(jìn)各項事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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