軍工企業認證檔案管理

蔣秀燕

摘 要：本文首先論述了在質量體系認證中的檔案工作的重要性，檔案工作一方面給質量認證提供了原始資料，同時檔案也是主要被審核的對象之一，并且根據檔案工作的意義提出了一些檔案管理方面的對策，以供參考。

關鍵詞：軍工企業；檔案管理；認證

軍工企業本身具有的特殊性即質量要求格外嚴格，所以在進行質量體系認證的時候就不能忽視軍工企業的檔案工作，從重要性上來講，檔案一方面可以成為認證活動的平整，同時也是質量體系中非常重要的一個組成部分，從這個意義上來說，質量認證和檔案管理工作二者是不能分離的，如果把質量認證工作做好，檔案管理工作的水平也就會更高。

1 檔案管理工作在認證中的作用

檔案管理工作本身和質量認證活動關系非常密切，主要在下列兩個方面得到體現。

（一）質量體系認證的重要內容就是檔案工作的水平

國家出臺的相關法規和政策中，對檔案管理工作的全部過程和全部內容都做出了明確的規范，其內容涵蓋非常廣泛，對文件資料來講，從文件資料的制作環節到發放出去和清退以及接收都包含在內，如何利用現行文件、并且如何對其進行管理，如何接收外來文件資料；而在產品設計方面，其形成環節、積累環節和歸檔整理環節和后續使用等等，上述所有環節都突出了明確的規范，檔案工作就成為了質量體系認證審核中的一項重要內容。

（二）檔案給質量認證提供依據

相關文件要求承制方應該制定一個質量記錄標識，并且有效執行，從收集一直到查閱和歸檔保存應該形成一套程序，質量體系應該有效運行應該通過質量記錄的保存來進行證明。

所以結合前文，說明了質量管理應該遵循著以數據為準的原則，而軍工產品在進行產品開發研制和生產銷售以及售后服務等一系列活動中產生一系列的技術報告和文件，這些材料都將作為最原始的記錄作為檔案予以保存，所以其具有很高的憑證性和真實性，所以完全符合質量認證體系的要求。因而，在進行質量認證審核的時候，經常會把檔案作為一項重點審核對象，所以我們認為檔案給質量認證提供了審核的依據。

在相關的質量管理工作中，也應該遵循可回溯性原則，意即可以根據一個產品的質量記錄直接追查到該項目的歷史，并且可以向類似項目進行輻射，這就要求檔案管理人員可以提供質量環全過程相關產品的所有數據和資料，本文所提到的質量環包括了和產品以及質量相關的全部活動，這些內容貫穿了從設計環節對于主梁的要求和用戶需要的要求之中，但是在日常的生產工作中，質量環的全不檔案資料都應該在檔案部門留存，所以如果想要查到這部分信息，只有依靠檔案管理部門。質量環如果完整，就可以對所有可追溯的信息進行查詢，進而推動軍工企業可以有效運行其質量體系，所以檔案管理工作對于軍工企業來說，是一項對其自身產品質量進行認證的必要手段。

2 做好檔案工作，為質量認證服務

（一）建立健全檔案工作的制度和標準按GJB/Z9001對檔案工作的要求，建立健全符合軍工產品質量體系要求的檔案工作制度和標準，使軍工產品承制單位文件和資料的運作處于受控狀態，確保現場使用的文件資料現行有效。檔案部門要對已有的文件和管理制度進行審查，對不符合標準要求的條文和規定進行修改完善，以增強檔案資料的實用性和可操作性。總括地說，就是要把GJB/Z9001對檔案工作的要求，貫徹落實到檔案工作的全過程。并通過檔案執法檢查，確保制度正常運行。

（二）檔案資料管理要達到標準要求按照GJB/Z9001的規定對館（庫）藏檔案資料進行全面檢查、整頓，使其達到標準要求，為質量體系認證提供可靠的依據性資料。（1）檢查檔案資料的系統性、完整性對不符合要求的檔案資料，要進行補充和完善；對各職能部門應歸檔的文件材料要督促其歸檔。（2）檢查歸檔文件材料的質量歸檔文件是否是有效版本；若是更改后的文件，是否有更改記錄和相應的原始材料；文件的審批手續是否齊備，是否有相關的授權人或部門的簽字蓋章等。凡不符合要求的應及時處理。（3）檢查檔案案卷的質量主要檢查已被更改的文件、失效或作廢的文件是否對其進行了標識；保管期和密級是否進行了標注；案卷目錄、卷內目錄、備考表、面簽、背簽填寫是否規范；卷內文件排列是否整齊有序，賬物是否相符等，若發現問題及時整改。（4）對現場使用的圖樣資料進行檢查主要檢查失效或作廢的文件、圖樣是否已更換，圖樣資料是否系統、完整、齊全，以防止誤用失效或作廢文件。

（三）做好文件資料的發放工作軍工產品文件資料的及時發放可使各個環節及時得到有效版本的文件資料，這對質量體系有效正常地運行起著重要的作用。對本單位制定的技術文件資料，按照發放規定發放，并做好發放工作記錄，建立發放卡或發放賬；對失效或作廢文件要及時收回；對從外單位調進的軍工產品文件資料，要按控制管理程序進行發放；對失效或作廢的文件資料要及時收回，并做好標識、建賬，定時將其銷毀。

（四）為質量認證工作服好務檔案工作要適應市場經濟的要求，把GJB/Z9001的規定貫徹到檔案工作中去，服務于軍工產品的研制和生產。檔案工作人員要增強質量意識觀念，堅持“質量第一”、以質量求生存、以質量求發展的思想。要充分認識檔案工作在質量認證中的重要作用，同時要積極參加本單位認證標準的培訓學習，明了本單位的質量方針和質量目標，掌握并正確實施與檔案工作有關的質量體系程序文件。檔案人員還要提高自身的素質，扎扎實實地做好分管的檔案工作，提高檔案管理質量，練好內功，積極參與質量認證活動，認真整改審核中存在的問題，通過質量認證活動，使檔案管理工作上一個新臺階。

（五）充分發揮科技檔案的價值

相關的檔案管理工作人員應該加強和科技人員之間的溝通，對于檔案資料的行程和整理情況進行有效交流，并且確定項目之間的聯系，對其開發利用價值進行了解，并且隨時進行檢查工作和核對工作，避免出現遺漏的狀況，在歸檔工作中以細致為主，才能夠讓檔案發揮出自己的作用和使用價值來。除此以外，科技檔案經常被借閱，所以在分檔的時候可以按照產品分類來進行，并且建立一個文件目錄和電子查詢系統，這樣就可以大大方便使用者進行查詢了。

3 結語

軍工企業質量體系認證工作應該要求企業全員積極參與，在進行認證的時候，檔案管理工作人員應該各司其職，在進行檔案收集的時候應該有效而準確，同時在向相關部門人員提供質量體系信息的時候要做到有效而全面，這樣才能做好檔案管理工作，推動質量認證工作，提供質量可靠、規格過關的產品。

參考文獻

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