關于房管檔案數字化發展的探討

劉璟怡

【摘 要】在我國科學技術水平越來越高的影響之下，大量先進的、現代化、智能化、數字化的科學技術運用在各行各業當中，各個領域都在朝著數字化的方向穩步發展。房管檔案同樣也不例外，在新時期下房管檔案的信息量驟增，提升房管檔案工作成效，推動其實現數字化發展也成為房管檔案不可逆的一大發展趨勢?；诖?，本文將立足于房管檔案的內涵與特點的基礎之上，通過簡單介紹房管檔案實現數字化發展的意義，簡要談談筆者關于房管檔案數字化發展的相關思考。

【關鍵詞】房管檔案；數字化建設；發展意義

由于以前房管檔案信息數量比較有限，因此采用人工管理的方式基本上能夠滿足房管檔案管理要求。但自從進入到大數據時代以來，房管檔案信息數量呈指數式驟增，同時人們對于查詢和施工房管檔案的需求量也越來越大，而以往的人工管理方式顯然已經難以繼續滿足房管檔案管理要求。為此，推動房管檔案的數字化發展已經勢在必行，這也是房管檔案在新時期下實現長久穩定發展的根本路徑。

一、房管檔案的簡要概述

（一）具體內涵

在我國的住房保障工作以及房屋管理工作當中經常會產生大量的信息數據和歷史記錄，涉及住房保障、物業管理等眾多領域，通過將其進行系統整理并建檔保存后即可成為房管檔案。各項房產管理中產生的重要數據和信息資料均完整、真實地記錄在房管檔案當中，為外部人員對房產情況的查詢等提供至關重要的參考依據[1]。

（二）實際特點

房管檔案與其他專業檔案最大的不同在于其具有明顯的動態化特征。由于房產本身會因為轉讓、買賣活動或是房屋自身外部條件出現變化如房屋征收等因素的影響，而出現房產所有權的變化，因此房管檔案需要隨時根據房產變化情況進行更新變動。而這也要求房管檔案管理工作必須具有較好的動態性，使得房管檔案能夠始終與房產情況保持一致。另外，作為房地產行政管理工作的重要依據，房管檔案可以有效證明人和房屋之間的權利關系，因此從這一點上來說，房管檔案還具有明顯的憑證性，而在每一個行政區劃當中只允許存在一所房地產發證機構，因此房管檔案及其管理工作還具有區域性的特點。

二、房管檔案實現數字化發展的重要性

（一）提升工作成效

房管檔案的數字化發展本質指的就是在管理房管檔案當中靈活使用包括計算機技術、互聯網技術等在內的眾多現代化數字技術，將房管檔案資源根據實際工作需要轉化成各種各樣的載體形式，最后使用數字化的存儲手段對其進行妥善管理，實現房管檔案信息資源的高效利用。因此實現房管檔案的數字化發展能夠有效提升工作成效，在計算機等專業化設備的輔助施工之下，將有效改善當前使用人工管理模式存在的弊端和問題，從而以更短的時間更加精確地完成房管檔案的管理工作。

（二）優化工作水平

通過實現房管檔案的數字化發展，可以有效改善當前在房管檔案管理工作中各業務部門相互分離的情況，利用互聯網等將各個業務部門相互連接，并將大量紙質的、難以長期保存的房管檔案轉換成數字格式，也可以有效控制房管檔案管理成本，利用整體房管檔案管理工作水平的優化提升[2]。

（三）建立服務體系

在數字化發展過程中，房管檔案的管理和運行方式均將發生不同程度的創新變化，房管檔案以及相關資源信息將真正實現優化整合和統一利用，受此影響，房管檔案綜合管理信息平臺將得以建立，在這一平臺的運作之下人們可以更加高效便捷地利用房管檔案信息資源，同時在搜集和整理分析房管檔案方面也創造了有利條件，原本分散的業務得以實現有機整合，內部工作效率也將因此得到全面提升。由此可見，房管檔案實現數字化發展具有十分重要的現實意義。

三、關于房管檔案數字化發展的相關建議

（一）積極建設標準的房管檔案體系

房管檔案實現數字化發展的基石便是擁有標準、規范的房管檔案管理體系，利用這一體系能夠有效明確數字化時代下房管檔案的各項管理行為，考慮到當前有一些房產部門在管理工作當中相比于產權更加重視戶籍，因此導致在管理房管檔案方面存在明顯的隨意性和滯后性。為此，推進房管檔案數字化發展，必須從建設標準的房管檔案體系入手，依照現行的相關法律法規，與房管檔案當前的工作情況緊密結合，制定出即合規合法又具有可操作性的規章體系。譬如說目前已經出臺了大量有關電子檔案和電子文件移交、歸檔以及管理的規范標準，在該類文件的指導之下，房管檔案的數字化管理工作將更加具有方向性和規范性。另外，我國當前也出臺了有關建設數字檔案的相關規定和指南，在掃描房管檔案并對其進行數字化處理的過程當中，可以根據指南與規定中的相關要求與流程進行操作，此舉不僅能夠有效保障房管檔案數字化發展的有序進行，同時也可以在很大程度上增強數字化后的房管檔案的安全性與完整性。

（二）搭建房管檔案的信息數據系統

朝著數字化方向發展的房管檔案必須盡快將當前眾多紙質的甚至手工記錄的房管檔案信息資源轉化為數字格式。在此過程中，工作人員首先可以通過使用掃描儀將其傳輸至計算機當中，此后利用帶有識別文字的專業軟件進行精準識別即可。而如果房管檔案信息比較少或重要等級相對比較高，則可以考慮使用人工錄入的方式將檔案信息轉換成電子文本格式[3]。另外，為盡可能拓展計算機中保存房管檔案的存儲空間，工作人員可以將原本占用大量內存的圖片或其他媒體格式的房管檔案統一轉化成數字化的原文格式，并利用專業的功能軟件對檔案中的文字格式等進行統一調整，以有效提高數字化房管檔案的規范性和統一性，為之后其它人員查找和使用房管檔案提供便利。相比于其他的方式，使用掃描儀將房管檔案轉換成數字化格式能夠最大程度的保留原本的檔案信息，避免因后期的加工而影響檔案信息的真實度和完整性。此外，工作人員需要積極利用計算機技術、互聯網技術等搭建其房管檔案的信息數據系統，在這一系統當中完成房管檔案的數字化格式轉換以及分析處理、保存等一系列管理工作，通過配合使用專業化的工具和軟件，進一步完善房管檔案信息數據系統功能的完善性，使其可以更好地為房管檔案實現數字化發展提供相關服務。endprint

（三）實現房管檔案信息的共享傳輸

經過數字化處理后的房管檔案信息需要通過高效的傳輸平臺完成自由傳輸和共享，才能有效發揮房管檔案信息資源的有效性，提升房管檔案的利用率和管理水平。在此過程中，工作人員需要將房管檔案信息傳輸與數字網絡系統相連接，構成一個完整的傳遞網絡，使得房管檔案信息能夠突破時間和空間的約束，實現多項遠程檔案信息傳遞。管理人員需要嚴格遵循統一通信協議，利用現有的網絡連接優化整合各個業務部門單位的計算機資源，并通過設置相關的服務器使得個體計算機也能夠在接入網絡之后與其他計算機之間實現房管檔案信息的自由共享與傳輸。

（四）重視保障房管檔案信息的安全

在數字化發展當中雖然使得房管檔案的管理成效得到有效提升，但房管檔案信息資源的安全性也受到了一定威脅。因此為保障房管檔案在數字化發展當中仍然能夠實現長久穩定的發展，還需要管理人員加大重視保障房管檔案信息資源的安全管理[4]。這也要求管理人員在構建和使用房管檔案信息數據平臺以及相關系統的過程中需要積極在其中安裝能夠有效抵御外界惡意程序和木馬病毒等攻擊的防火墻和殺毒軟件，在每次啟動運行房管檔案信息數據平臺和系統之前，工作人員均需要統一進行網絡病毒及系統程序的全盤查殺，為房管檔案信息數據的共享和交互傳遞創造良好環境。此外，為避免因內部問題而影響房管檔案信息的安全性和完整性，還需要工作人員定期對網絡環境進行仔細檢查，保障插頭、網線等連接正確；與此同時，根據不同工作人員的職權范圍為其設置一定的使用權限，工作人員在登錄使用房管檔案信息數據平臺和系統時，首先需要進行個人身份的驗證，而在查詢和使用房管檔案信息數據時也只能在自身權限范圍之內完成相關操作，利用此種方式有效提升數字化發展路程上房管檔案信息的安全性和可靠性。

（五）構建數字化房管檔案工作團隊

房管檔案的數字化發展是一個持續的、長期的過程，需要大量的專業技術人員作為堅實的后盾保障，為其提供源源不斷的智力支持。因此在實現房管檔案數字化發展的過程中，還需要加強對房管檔案的數字化人才團隊的建設，可以通過組織現有工作人員積極參與計算機網絡技術培訓活動，使其能夠掌握基本的管理和開發數據庫以及房管檔案數字化信息系統的能力。不僅如此，房管檔案管理人員也需要重視提升自身的職業素養，正確意識房管檔案的重要性，在工作中能夠始終保持較高的安全管理意識；在工作之余也可以主動學習數據技術、網絡通信技術等，以更好地為房管檔案的數字化發展貢獻自己的力量。

四、結束語

總而言之，在當今的信息經濟時代之下，人們對房管檔案管理工作提出了更高的要求。通過積極建設標準的房管檔案體系，搭建其房管檔案的信息數據系統并為房管檔案信息實現共享傳輸提供廣闊平臺等方式，推動房管檔案實現數字化發展的目標，使得房管檔案能夠用更加智能、高效的數字模式完成房管檔案的管理、利用等工作，在有效落實房管檔案管理工作的基礎之上，力求能夠充分發揮出房管檔案服務社會與基層群眾的優勢作用。

參考文獻：

[1]謝靖.淺議房管檔案的信息化建設[J].上海房地，2016，11：45-47.

[2]沈銀嬌.新形勢下如何發揮房管檔案的社會服務作用[J].檔案天地，2013，12：47-48.

[3]陳璐瑤.房管檔案信息化建設[J].科技視界，2014，17：197-199.

[4]龔靖.房管專業檔案創新管理的思考[J].中國檔案，2011，03：42-43.endprint