淺析企業檔案管理中的數據安全管理

趙洪涌

摘要：企業檔案在企業管理和運營當中發揮著重要作用，是企業發展當中產生的重要財富，隨著企業的不斷發展，所產生的相關檔案和數據也是越來越多，這就對檔案管理的安全性提出了更高的要求，如何有效保證檔案的安全性是當前企業檔案管理當中的重點。本文主要對檔案的數據安全管理工作進行了分析。

關鍵詞：數據；安全管理；企業檔案

檔案在企業經營管理當中扮演著重要角色，是企業基礎管理當中的重點內容，隨著近年來企業快速發展和信息技術應用的推廣，使得企業當中產生的檔案數量和門類也在不斷增加，如何有效地對這些檔案實施管理，確保檔案數據的安全，是企業檔案管理工作的重點，也是促進企業實現可持續發展的關鍵。

一、增強企業檔案安全管理意識

企業檔案的管理工作并不僅僅是一個部門的責任，也是各個部門和員工的共同責任，因而強化企業整體的檔案安全管理意識就顯得非常必要。企業檔案是企業發展過程中形成的寶貴的無形財產，保證檔案數據的安全性是管理部門的主要責任，應該充分認識檔案在企業發展管理中所起的重要作用，在企業內部加強檔案數據安全宣傳，增強企業員工對于檔案數據安全的管理意識，普及檔案數據安全方面的知識，讓企業內的全體員工都能夠參與到檔案安全管理的工作當中。同時，積極采取多種方法對檔案數據安全加以保護，從企業的日常工作上入手，讓每位員工都能夠切實感受到檔案數據安全的重要性，自覺在日常工作當中注意保護檔案數據的安全，樹立起檔案數據安全第一的概念，認真落實有關檔案數據安全管理的責任制度。另外，檔案管理部門應該加強檔案數據安全方面的宣傳力度，對企業員工進行安全宣傳教育，提升員工在檔案數據安全方面的意識，讓檔案人員能夠從細節入手，自覺維護企業檔案數據的安全性。

二、制定合理的安全管理措施

針對于當前企業檔案管理的現狀，對于檔案數據安全管理不僅僅需要從員工思想層面入手，還需要配合具體的相應對策和管理措施，以便切實有效維護企業檔案數據的安全，具體來說可以從以下幾個方面入手：

（一）建立健全檔案數據存儲制度

檔案數據的安全離不開有效保管和存儲制度的支持，科學的保管和存儲才能夠保證數據的完整性和安全性。企業檔案管理部門可以在企業管理層的支持下，結合我國相關法律法規和企業檔案管理工作實際建立相應的檔案管理制度，對檔案管理工作當中的各個環節進行規范，對不同類型檔案的管理進行規定。并且可依據相關檔案法建立檔案安全保密制度、保護制度、檔案利用制度、保管制度等等，對檔案的鑒定、借閱、保密等級、銷毀等進行詳細規定，從而有效保證檔案數據的安全，最大程度地對檔案數據安全進行管理。另外，檔案管理部門可依據企業的實際情況制定檔案安全體系管理指南，對檔案數據的存儲管理方法和規范進行明確，對檔案的保密等級進行具體規定，對電子檔案系統的訪問瀏覽進行權限控制，并且對于電子檔案系統需要建立相應的入侵檢測技術和防火墻技術等，保證電子檔案系統的安全性。在實施檔案數據安全管理措施時力求從多個方面對檔案數據進行全面管理，包括數據的安全控制、網絡數據的安全、個人計算機的安全和外設管理等等方面，從而確保檔案數據能夠得到全方位的安全管理，切實有效地對檔案進行安全防控，為檔案數據安全工作提供有力保障。

（二）制定檔案數據應急管理制度

應急管理制度是在檔案部門發生緊急情況時采取的一系列措施，能夠有效降低檔案災害的一種制度，減少突發性災害對檔案造成的破壞，包括自然災害、環境風險、管理風險和人為風險等，這些都有可能給檔案帶來毀滅性的破壞，因而需要從日常防范和應急預案上入手，堅持預防為主的原則，將檔案數據的損失降到最低，發生災害的時候能夠有效保證檔案的安全性。在建立相關預案之后，應該組織檔案管理人員進行學習，并可定期組織進行演習活動，增強檔案人員的應急意識，在發生應急情況時不會慌亂，減少災害對檔案的破壞，建立防災減災的安全體系，加強對檔案管理方面的技術研究，不斷引入先進技術來確保檔案數據的安全性。

（三）加強檔案數據管理的監督工作

企業應該建立專門的檔案管理機構，對企業內部的檔案進行統籌和組織管理，對企業內部各個部門的檔案工作進行指導和監督，并定期對企業的檔案工作情況進行評價，擴展檔案管理部門的工作范圍，將其擴展到整個企業各個類別和各種載體檔案的管理，讓企業當中的檔案工作都能夠得到管理部門的監督，以便能夠對企業檔案數據進行集中保存。同時能夠從源頭上入手，對各個部門當中的檔案收集、管理進行監督管理，減少了檔案在源頭上的丟失或泄露的可能性。再者，對企業的各類檔案在收集、整理、保管、利用等環節進行了統一規定，實施統一的管理標準，方便檔案管理部門對其進行監督檢查。而且，專業的管理部門當中人員素質也較高，對于檔案數據的管理更加專業，也能夠有效降低檔案數據管理的安全風險。

三、結語

企業檔案是企業的寶貴資源，一旦丟失對于企業的發展來說是有重大影響的，因而應該重視企業的檔案管理，尤其是檔案數據的安全管理工作，積極采取相應的措施，不斷提升檔案數據安全管理等級，保證企業檔案數據的完整性，為企業的發展服務，這也是當代檔案工作者的重要使命和責任。

參考文獻：

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