電子檔案信息公開及其檔案信息安全方案的優化思考

張乃敏

摘要：隨著我國進入信息化時代，各個行業領域對檔案信息管理有了更高的要求，尤其是在信息共享時代的發展背景下，許多檔案信息逐漸朝著公開化方向發展，以致檔案信息的竊取行為不斷發生，極大影響著電子檔案信息的安全性及完整性。鑒于此，本文就針對電子檔案信息公開及其檔案信息安全方案的優化做一些分析，希望能為電子檔案信息的安全性提供有效參考價值，從而有效促進檔案事業的穩定發展。

關鍵詞：電子檔案；信息公開；信息安全；優化

在傳統的檔案管理工作中，許多檔案管理人員受到傳統觀念的影響過于注重檔案信息的保密性，對于檔案信息的利用則存在一定疏忽，導致檔案管理的工作效益得不到有效提升。同時，在科學技術的迅速發展背景下，數字技術、計算機技術、多媒體技術以及互聯網技術被廣泛應用到檔案管理工作中，使傳統的紙質檔案信息轉換成電子檔案信息，不僅提高了檔案信息的準確性和完整性，對于檔案信息的利用也起到一定的促進效果。直至今日，我國已經進入信息共享的發達時代，使電子檔案信息逐漸公開化已經成為我國社會的發展趨勢。但是在進行電子檔案信息的存儲、傳輸以及利用等操作過程中，常常會存在失誤操作、黑客侵入、病毒侵入以及信息丟失等不利狀況，這就使得電子檔案信息的安全成為我國檔案事業的重要研究目標，有必要針對檔案信息安全進行深入優化。

一、電子檔案信息的公開

電子檔案信息的公開主要是針對一些具有保密性質的檔案信息進行分析和解除保密，使檔案信息能夠從多種渠道向社會傳遞，使電子檔案信息能夠成為社會發展的重要依據。但是電子檔案信息的公開也有著諸多要求，首先要確定檔案信息的預定保密期限是否已經結束，并確定檔案信息公開的具體對象，相應的也要確保檔案信息的公開是為社會發展提供信息服務，能夠滿足于社會群眾的信息需求[1]。其次，在檔案信息的公開過程中，應嚴格遵守相關的法律法規，避免檔案信息的公開影響到社會的和諧發展，從多方面促進檔案事業的健康發展。最后，在確定電子檔案信息的公開對象之后，就需要利用計算機設備進行網絡傳輸，使公開對象能夠得到所需的檔案信息，從而有效提高檔案信息的利用率和利用價值。

二、檔案信息安全性的范圍

信息安全是檔案信息管理中的重要組成部分，在進行電子檔案信息的利用過程中，應確保檔案信息的利用處于合理范圍，充分考慮檔案信息的合法性、機密性以及完整性，從而有效提高檔案信息的利用效益。同時，電子檔案信息的主要特征就是利用計算機設備進行數字轉化、網絡傳輸及管理，而電子檔案信息的公開化就是針對各個網絡節點進行信息歸檔和資源共享，以此實現檔案信息的公開化[2]。但是在利用計算機設備進行檔案信息的網絡傳輸過程中很容易出現安全漏洞，繼而發生信息泄露、信息篡改、信息竊取、病毒侵入以及黑客侵入等安全問題，嚴重影響著電子檔案信息的公開化發展。因此，有必要針對檔案信息安全方案進行深入優化，從而有效確保檔案信息公開的安全性。

三、檔案信息安全方案的優化

（一）提高檔案管理人員的安全意識

由于檔案信息系統是由無數代碼編寫而成，在整個編寫過程受到技術條件的限制很容易留下安全漏洞，這些安全漏洞正是黑客侵入、病毒侵入以及信息竊取的主要途徑。在這種情況下，檔案管理部門想要保證檔案信息的安全性，就必須要不斷提升各個檔案管理人員的安全意識，使檔案管理人員的操作行為具有規范性和安全性。首先，檔案管理部門應積極加強檔案管理人員的培訓工作，明確檔案管理的工作流程，使檔案管理人員能夠了解到檔案管理安全的重要性，使檔案管理人員能夠了解檔案信息系統的安全問題及科學的操作方法，從多方面提高檔案管理人員的安全意識和綜合能力，從而有效提高檔案信息的安全性。其次，檔案管理部門也要嚴格控制其他部門人員的檔案信息利用，根據不同職位設置相應的系統權限，對于一些具有保密性質的檔案信息，應確保其得到上級批準才能放開系統權限，一旦發現違規操作應積極回報上級，及時遏制一切不利于檔案信息安全的人為因素。

（二）提高檔案信息設備的安全性

隨著我國科學技術的持續發展，多種科技設備被應用到檔案管理工作中，使傳統的紙質檔案管理成為現代化的電子檔案管理，極大提高了檔案管理工作的效率和質量。但是這些科技設備也成為了檔案信息安全的重要影響因素，無論是出現設備故障問題或設備的越權使用度會造成檔案信息的泄漏和缺失[3]。因此，檔案管理部門想要保證檔案信息的安全就必須要提高檔案信息設備的安全性，不僅要做好檔案信息的加密工作，也要合理控制設備的使用權限。例如計算機設備可以設置一個具有安全密碼的登錄賬戶，對于其他的子賬戶就要選擇注銷或隱藏，從而有效控制計算機設備的使用權限。同時，在檔案管理部門財力條件允許的情況下，還可以增加存儲設備對檔案信息進行二次備份，以此應對其他設備出現故障問題造成信息丟失的安全問題，從而有效提高檔案信息設備的安全性。

四、結語

綜上所述，電子檔案信息的公開主要就是在檔案信息保密期限結束的時候，使其能夠為社會發展提供信息服務，但是在檔案信息的公開過程中需要使用到計算機設備進行網絡傳輸，在傳輸過程很容易出現信息安全問題。因此，為確保檔案信息的安全性，檔案管理部門應積極提高檔案管理人員的安全意識、提高檔案信息設備的安全性，從而有效確保檔案信息公開的安全性。

參考文獻：

[1]姚立業.電子檔案信息公開及其檔案信息安全方案的優化[J].科技創新導報，2013，25：199.

[2]郭玉英.淺析電子檔案信息公開與檔案信息安全[J].黑龍江史志，2014，05：81.

[3]呂彤.談做好檔案信息公開與保障檔案信息安全[J].現代交際，2014，05：51.endprint