淺析檔案信息資源的有效開發(fā)和整合

龔彩霄

摘要：新時期檔案工作者的重要使命就是開發(fā)和整合檔案信息資源，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制，要通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，并加強(qiáng)各項事務(wù)管理，促使檔案管理現(xiàn)代化。因此，在新形勢下要充分發(fā)揮其基本功能，不斷拓展社會功能，不斷加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用與整合。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息資源；開發(fā)利用；有效整合

新時期檔案管理的重要任務(wù)就是開發(fā)和整合檔案信息資源，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制，要通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，并加強(qiáng)各項事務(wù)管理，促使檔案管理現(xiàn)代化。因此，我們檔案管理工作者要充分發(fā)揮其基本功能，不斷拓展社會功能，不斷加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用與整合。

一、檔案信息資源的開發(fā)利用

開發(fā)利用工作的主體是檔案工作者，他們處于開發(fā)利用的主導(dǎo)地位，是決定開發(fā)利用工作成敗的關(guān)鍵；開發(fā)利用的對象是檔案資料，它們是開發(fā)利用的物質(zhì)基礎(chǔ)；開發(fā)利用的客體是檔案信息利用者，他們是檔案信息開發(fā)利用的最終受益者，同時也是開發(fā)利用活動的檢驗者。檔案信息開發(fā)利用的成果，其產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益必須通過利用者去實現(xiàn)。利用者并非簡單地、被動地接受檔案信息，而是有選擇地接收利用檔案信息；開發(fā)利用工作必須借助于一定的工具和手段。檔案信息資源具有原始性、分散性等特點，檔案工作者要快速、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地提供利用者所需的檔案信息，必須運用各種檢索工具來準(zhǔn)確、及時地選擇、發(fā)現(xiàn)、定位利用者所需的適用信息，并通過各種工具來進(jìn)行科學(xué)加工和處理，及時將信息定向或多向傳遞給特定利用者；開發(fā)利用工作的目的是最大限度滿足社會的檔案信息需求。

二、檔案信息資源開發(fā)利用的基本原則

1、服務(wù)原則。開發(fā)利用工作是以服務(wù)和滿足社會需要為生存與發(fā)展條件，其實質(zhì)在于提供檔案信息為社會實踐服務(wù)。因此，服務(wù)于社會是它的根本目的和總的指導(dǎo)思想。貫徹服務(wù)原則，最重要的是檔案工作者必須明確服務(wù)方向，堅定服務(wù)思想。

2、開放原則。在開發(fā)利用工作中貫徹開放原則，是《檔案法》賦予檔案部門的職責(zé)，它符合檔案信息發(fā)揮作用的根本規(guī)律，也是社會發(fā)展的必然趨勢。開放原則就是要求檔案工作者在開發(fā)利用檔案信息工作中，要在遵守國家有關(guān)法律法規(guī)前提下，最大限度地解放思想，根據(jù)社會實踐利用檔案的需求，最大限度地提供檔案信息，實現(xiàn)資源共享，充分保障利用者利用檔案的基本權(quán)利。

3、法制原則。法制原則是開發(fā)利用工作必須貫徹的重要原則之一。由于檔案信息具有一定的機(jī)密性，決定了在檔案信息資源開發(fā)利用中必須設(shè)定必要的限制，不是任何人對任何檔案都可隨意利用。遵循法制原則，要求檔案工作者在開發(fā)利用工作中以法律為準(zhǔn)繩，做到既要進(jìn)一步開放檔案，促進(jìn)檔案信息的充分合理利用，又要嚴(yán)格堅持保密，保障黨、國家和人民的利益不受損害。

4、效益原則。遵循效益原則就是要求檔案開發(fā)利用工作要講求實效，能為社會提供更多有價值的、社會需要的檔案信息。為此，檔案部門在實際工作中要強(qiáng)調(diào)開發(fā)利用工作與效益的統(tǒng)一，以取得效益為目標(biāo)，創(chuàng)造性地、有針對性地開展檔案信息資源開發(fā)利用工作。

上述四個原則是一個統(tǒng)一的、不可分割的整體。同時，檔案信息資源開發(fā)利用的過程，也就是檔案資源整合的過程。

三、檔案資源整合的含義和意義

檔案信息資源整合就是對分散在本行政區(qū)域內(nèi)各系統(tǒng)、各部門和各單位的檔案通過科學(xué)分類整理編目和數(shù)字化處理，將檔案實體和數(shù)字信息及查詢系統(tǒng)資源通過實體收集或虛擬歸檔方式收集，集中保管利用，達(dá)到檔案的物理資源整合、數(shù)據(jù)資源整合和查閱利用系統(tǒng)的整合，實現(xiàn)檔案信息資源共享的工作。

1、檔案資源整合是社會發(fā)展對檔案利用的新要求。檔案部門只有通過檔案信息資源的整合，才能為社會提供利用檔案信息儲備物質(zhì)保證和條件，才能最大限度地滿足人們利用檔案信息的需求。檔案資源整合要通過各級國家檔案館對本行政區(qū)域內(nèi)的檔案資源實行集中統(tǒng)一管理，變專業(yè)檔案的多頭管理和分散保管為國家綜合檔案館集中統(tǒng)一管理，調(diào)整國家檔案資源歸屬與流向，優(yōu)化國家檔案資源配置，建立覆蓋社會各方面的檔案資源體系，最大限度發(fā)揮其作用，滿足新時期社會各界利用檔案的需求。

2、檔案信息資源整合是檔案館固本強(qiáng)身的需要。整合檔案資源是檔案館工作的物質(zhì)條件，是檔案館固本強(qiáng)身的基礎(chǔ)性工作。在全面建設(shè)小康社會，促進(jìn)社會和諧發(fā)展新的歷史時期，各級國家檔案館首要任務(wù)是加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，通過改革檔案管理模式，強(qiáng)化檔案接收和征集工作，整合資源，改善結(jié)構(gòu)，豐富館藏，增強(qiáng)服務(wù)功能，提升服務(wù)質(zhì)量。

四、檔案信息資源整合的方法和途徑

1、確立整合檔案資源的目標(biāo)。檔案行政管理部門和檔案館要明確檔案工作服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展、服務(wù)民生的重點，盡快改變館藏以文書檔案為主，兼有少量的科技檔案、專門檔案和部分不系統(tǒng)的民生檔案的狀況，強(qiáng)化檔案行政管理部門的主體地位，對本行政區(qū)域內(nèi)檔案工作實行有效監(jiān)管。

2、采用科學(xué)的檔案信息資源整合方法。檔案資源整合是一項專業(yè)性很強(qiáng)的工作，必須要有先進(jìn)的理念、先進(jìn)的設(shè)備和科學(xué)方法，才能實現(xiàn)既定的目標(biāo)。在理念上要堅持“三高”，高起點、高標(biāo)準(zhǔn)、高效率；設(shè)備配置“三機(jī)”，計算機(jī)、復(fù)印打字機(jī)和掃描儀；收集方法上三種途徑，檔案實體整合、檔案數(shù)據(jù)整合和檔案利用系統(tǒng)整合；傳輸上三個網(wǎng)絡(luò)，檔案館局域網(wǎng)、黨政辦公專網(wǎng)和英特網(wǎng)；利用上三種方式，檔案館查閱大廳現(xiàn)場查閱，黨政辦公專網(wǎng)上查閱和英特網(wǎng)上在線查閱。

通過檔案資源整合，強(qiáng)化了檔案資源集中統(tǒng)一管理的原則，保證了檔案的完整性，安全性，利用有效性；為建立檔案工作的資源體系、安全體系和利用體系創(chuàng)造了基礎(chǔ)條件；實現(xiàn)了檔案工作由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變，強(qiáng)化了檔案信息的服務(wù)功能。檔案資源整合是一項管理體制和服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新。

五、檔案信息資源的開發(fā)利用與整合離不開檔案網(wǎng)站建設(shè)

隨著互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)在世界范圍的迅速發(fā)展，信息資源的全球交流與共享正在變成現(xiàn)實，檔案網(wǎng)站也如雨后春筍一樣迅速發(fā)展起來，成為檔案部門對外提供服務(wù)的新窗口。 檔案網(wǎng)站建設(shè)是檔案館拓展服務(wù)功能和檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，它應(yīng)是一個集多項功能于一體的開放性服務(wù)窗口。

六、結(jié)語

檔案工作者探索的腳步永遠(yuǎn)不會停止，在新的形勢下，檔案工作者一定要把握機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)！endprint