關(guān)于加強(qiáng)石油勘探企業(yè)物資采購、驗(yàn)收環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的思考

郭有祥+葉靈

摘 要：本文就加強(qiáng)石油勘探物資采購、驗(yàn)收環(huán)節(jié)、內(nèi)部控制這一內(nèi)容展開了詳細(xì)的分析與討論，期望能夠?yàn)橥袠I(yè)的物資采購、驗(yàn)收運(yùn)行、內(nèi)部控制更加高效化，提供一些有效的改進(jìn)意見。

關(guān)鍵詞：石油勘探；物資采購；采購驗(yàn)收；內(nèi)部控制

石油勘探企業(yè)是季節(jié)性的生產(chǎn)單位，一般是年初出工，秋冬季休息。每年的工作量和施工時(shí)間也不近相同，工作量有多有少，施工時(shí)間有長有短。石油勘探物資采購是為生產(chǎn)一線服務(wù)的，它的物資采購和一般企業(yè)也有所不同，必須根據(jù)工作量的大小和施工時(shí)間長短來確定。經(jīng)過多年物資采購工作我認(rèn)為要做好石油勘探內(nèi)部的物資采購、驗(yàn)收、內(nèi)部控制工作，必須做到以下幾點(diǎn)：

一、必須做到物資采購保質(zhì)保量，到位及時(shí)，才能保證野外生產(chǎn)的順利進(jìn)行

石油勘探物資采購工作，野外生產(chǎn)一線需要什么，我們就采購什么，需要多少我們就采購多少，要做到這些，就必須做好前期物資需求的統(tǒng)計(jì)工作，這對我們這種季節(jié)性的生產(chǎn)單位尤其重要。

比如：我們單位在生產(chǎn)任務(wù)下達(dá)以后，我們服務(wù)中心就積極與各個(gè)野外一線單位的管理員溝通，對各個(gè)單位的物資需求計(jì)劃進(jìn)行統(tǒng)計(jì)；并根據(jù)我們多年的采購工作經(jīng)驗(yàn)，根據(jù)工作量大小、工作時(shí)間長短、用工人數(shù)的多少、需求物資量的多少給予指導(dǎo)性的意見，達(dá)到滿足野外生產(chǎn)的需要，不會因?yàn)槲镔Y短缺而耽誤生產(chǎn)，也不會造成大量庫存。只有做到這些，才能在滿足野外生產(chǎn)的前提下降低成本。

二、采購時(shí)要做到“調(diào)研市場、貨比三家”，才能達(dá)到采購的物資物美價(jià)廉

石油勘探企業(yè)內(nèi)部物資采購必須要做到“調(diào)研市場、貨比三家”，要“比”，就要做足夠的市場調(diào)查，比如今年年初我們根據(jù)野外生產(chǎn)一線單位的需求計(jì)劃，做市場調(diào)研近半個(gè)多月，走訪了西北物資城、北塔物資交流市場、21綠地廚房酒店設(shè)備采購中心等，調(diào)查商家160多家。在這些商家中，挑選有資質(zhì)、信譽(yù)好、物資質(zhì)量佳的進(jìn)行招標(biāo)，招標(biāo)合格的商家才進(jìn)入我們單位的物資供應(yīng)平臺采購與供應(yīng)，并簽訂供應(yīng)合同，以達(dá)到保證供應(yīng)的目的。招標(biāo)是三年進(jìn)行一次，根據(jù)我們多年的采購經(jīng)驗(yàn)，有些采購的物資，野外生產(chǎn)一線可能暫時(shí)不需要，但生產(chǎn)后期會需要，我們將這些物資也納入到招標(biāo)中，防止為了因?yàn)橐豁?xiàng)物資單獨(dú)招標(biāo)的情況發(fā)生。

三、嚴(yán)格控制企業(yè)內(nèi)部采購物資的驗(yàn)收環(huán)節(jié)

石油勘探企業(yè)內(nèi)部，對于采購的物資到貨時(shí)要嚴(yán)格控制驗(yàn)收環(huán)節(jié)，只有驗(yàn)收及時(shí)、驗(yàn)收過程認(rèn)真、負(fù)責(zé)、從實(shí)物上進(jìn)行檢驗(yàn)、驗(yàn)收，保證物資本身的質(zhì)量符合相關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)，物資運(yùn)送需附帶質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告。嚴(yán)管采購物資的驗(yàn)收環(huán)節(jié)，保證驗(yàn)收結(jié)果準(zhǔn)確無誤，才能避免與供應(yīng)商之間在出現(xiàn)問題時(shí)的推諉、扯皮，使采購物資能保質(zhì)保量。

比如：我們在進(jìn)行物資驗(yàn)收過程中，對野外生產(chǎn)一線急需的物資：1、必須對所有野外采購物資的檢驗(yàn)報(bào)告、合格證書進(jìn)行逐一核對驗(yàn)證；2、野外生產(chǎn)一線單位的管理員和我們中心的采購人員全部在場，對物資的數(shù)量、質(zhì)量確認(rèn)無誤后供應(yīng)商、采購人員、野外管理員三方在物資驗(yàn)收交接單上簽字，確保將質(zhì)檢責(zé)任落實(shí)到單位個(gè)人。3、如果出現(xiàn)供應(yīng)物資不合格的情況，立即報(bào)我們中心領(lǐng)導(dǎo)，并依據(jù)不合格物資的實(shí)際情況出具書面總結(jié)報(bào)告，由采購人員與物資供應(yīng)單位交涉退貨或者更換貨物的要求。既提升驗(yàn)收管理工作透明度，還有效的減少了出入庫的管理環(huán)節(jié)，最終達(dá)到了提升管理效率的目的，也形成相互監(jiān)督、相互牽制的作用。

對不是野外生產(chǎn)一線急需的物資，在物資的實(shí)際驗(yàn)收入庫過程中，倉庫物資保管人員需要將產(chǎn)品的質(zhì)量合格證、物資產(chǎn)品裝箱單據(jù)、物資的明細(xì)，逐個(gè)與現(xiàn)場驗(yàn)收的物資進(jìn)行比對，真正滿足物資需求的相關(guān)的數(shù)量以及質(zhì)量檢驗(yàn)要素。物資數(shù)量再次復(fù)查時(shí)，所有需要重量過磅程序的物資，倉庫保管人員進(jìn)行重量合格檢驗(yàn)，檢驗(yàn)過后方可入庫。如果出現(xiàn)不合格或者重量不達(dá)標(biāo)的情況，立即向供貨商通過制作書面報(bào)告的形式反映問題，并再次書面向供應(yīng)單位提出合理異議。

在做到物資嚴(yán)格驗(yàn)收的情況下，我們內(nèi)部財(cái)務(wù)人員還要進(jìn)行外部材料采購發(fā)票的入賬工作，針對采購價(jià)格與簽訂的合同價(jià)格進(jìn)行逐項(xiàng)比對，一旦發(fā)現(xiàn)發(fā)票數(shù)據(jù)價(jià)格與簽訂合同價(jià)格不一致，立即向采購人員進(jìn)行求證，并調(diào)查出原因，不允許私自入賬。

由于嚴(yán)格控制驗(yàn)收的每個(gè)環(huán)節(jié)，多年來我們沒有因?yàn)轵?yàn)收過程中出現(xiàn)的問題和疏忽，而影響到野外一線的生產(chǎn)，為保證生產(chǎn)的順利進(jìn)行做出了我們自己應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

四、健全驗(yàn)收人員采取績效評價(jià)和獎(jiǎng)懲制度

為了保證石油勘探企業(yè)物資驗(yàn)收結(jié)果的真實(shí)性與可依靠性，同時(shí)也是為了防止部分驗(yàn)收人員應(yīng)付了事或者私拿回扣等事件的發(fā)生，企業(yè)應(yīng)該定期針對物資管理人員以及相關(guān)質(zhì)檢人員開展績效考核工作，將考核過后的結(jié)果與其自身的實(shí)際薪酬相關(guān)聯(lián)，合格者給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，不合格者給與經(jīng)濟(jì)處罰，以此來激勵(lì)驗(yàn)收人員的工作積極性提高責(zé)任心。

比如：我們中心在年底考核時(shí)，對與物資的采購、驗(yàn)收相關(guān)的人員，把物資的采購、驗(yàn)收作為一項(xiàng)考核內(nèi)容在獎(jiǎng)金上拉開檔次，做到了多勞多得，極大地提高了員工的工作積極性，也保證了物資采購驗(yàn)收準(zhǔn)確，也促進(jìn)了驗(yàn)收人員整體驗(yàn)收水平及企業(yè)管理水平的提升。

五、總結(jié)

要想做好石油勘探企業(yè)內(nèi)部的物資采購、驗(yàn)收工作。就必須針對企業(yè)物資的采購、驗(yàn)收環(huán)節(jié)開展內(nèi)部控制工作、驗(yàn)收人員采取績效評價(jià)和獎(jiǎng)懲制度。對于這種管理過程的實(shí)現(xiàn)，不僅需要企業(yè)內(nèi)部人員的協(xié)同合作、相互監(jiān)督，還需要展開規(guī)范的執(zhí)行，如此才能保證物資采購、驗(yàn)收工作的順利進(jìn)行，達(dá)到切實(shí)加強(qiáng)物資采購、驗(yàn)收環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制的目的。endprint