企業人事檔案信息化管理的實踐及思考

安榮革

[摘 要]人事檔案管理的實質就是記錄和整理事業單位工作人員的基本情況，包括工作人員的學歷、工作經歷、個人簡歷等原始數據的管理。隨著我國信息化水平的提高，傳統的紙質檔案管理方式已不能滿足當前企業檔案管理的要求。由此，本文提出企業人事檔案信息化管理模式，通過闡述企業人事檔案信息化管理的內容和方法，探討信息化管理中存在的問題，并針對這些問題提出合理性的解決方案，以促進企業人事檔案信息化管理順利推進。

[關鍵詞]企業發展；人事檔案；信息化管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.14.097

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）14-0-02

人事檔案管理是企業人員基本信息的記載方式，通過記載可以了解工作人員的基本狀況，涵蓋工作人員從生活到學習工作的各個方面，是企業在人事方面不可或缺的管理手段。隨著科技水平的提高，計算機已成為普遍的辦公和學習用具。由于電腦檔案的各方面成本都要低于紙質檔案，因此傳統的檔案記錄模式向電腦檔案轉變能夠降低成本，便于保存和查詢信息，且可以通過網絡進行快速傳播。

1 人事檔案信息化管理的作用

人事檔案的作用是記錄員工個人生活、社會實踐，是單位人事部門對員工管理的重要手段。精準記錄人事檔案，可以有效提升干部選拔優秀人才的效率，促進監察管理工作順利開展。加強檔案管理信息化可以合理地對檔案信息資源進行分類、提取、加工，從而提高檔案工作的效率。檔案信息化管理在各個層面都有效彌補了傳統檔案管理方式的不足。

2 企業人事檔案信息化管理存在的問題

2.1 信息化管理缺乏統一的管理標準

信息化管理最主要的特點就是要具有統一的、規范的管理條件，只有建立標準的、完善的管理體系，才能實現單位和個人的人事檔案的共享和交流，才能從根本上體現檔案信息化的基本價值。很多企業雖然緊隨時代發展實現了檔案的信息化和電子化，但并沒有制定出一套完整的、統一的管理標準。部分企業仍舊使用傳統的檔案管理方式，雖然名義上進行了信息化，但實質上依舊沒有真正實現信息化管理。

2.2 人事檔案管理利用價值有限

檔案管理的目的就是通過管理向人事部門提供人才的基本信息，使企業能夠更好地利用人才，加強企業的全面建設，合理地進行檔案管理，進而有效調動企業人員工作的積極性，通過工作人員的配合實現企業檔案信息化的價值。傳統的人事檔案管理只是把重點放在企業人員的檔案記錄上，記錄后的檔案會進行封存，常年放在檔案柜里，一般情況下不會進行翻閱，除非遇到人事變動，或進行檔案整理時才進行翻動。

2.3 管理模式落后

傳統企業的檔案管理模式仍處于手工整理或者半手工整理的階段，這種管理模式在信息化時代具有一定的弊端和瑕疵，例如，在記錄方面，由于是手工操作，整理人員在記錄時如果稍微馬虎就會錄入錯誤信息，且后續核對也存在較大困難。其次，這種管理模式對于人員來講也是一種考驗，因為是手工整理，所以會增加工作強度，同時也比較浪費時間。可見，傳統的檔案管理模式已經無法滿足當下的信息化建設。此外，還有部分單位，雖然已經將信息進行了電腦歸檔，但是記錄方式也只是停留在基本信息的歸類上，并沒有將檔案進行合理分析研究，沒有將實質性的變化錄入電腦。

2.4 人事檔案管理人員業務水平不高

在人事檔案管理方面，很多單位管理人員并不是專業出身，對于檔案的整理都來自于自身的理解和工作經驗，根本沒有對檔案進行深度解析與探究，且缺乏電腦操作技能。在信息化管理工程中，要求操作人員有足夠的專業素養和扎實的專業知識，以全面提升企業的信息化管理。

3 企業加強人事檔案信息化管理的對策

3.1 加強管理人員專業知識學習

提升企業的信息化管理水平要從根本入手，不斷提高檔案工作者的專業水平。信息化的不斷發展，對檔案工作者來說是個不小的考驗。科學技術對信息環境的發展起到了決定性作用，在科學技術發展的今天，需要培養出專業人才來應對技術環境變化。在人員管理方面，企業要提高檔案管理員的思想素質和道德素質，使他們具有較強的責任感和鑒別能力；還要不斷提高工作人員的專業知識水平，不斷組織檔案管理人員進行專業知識學習，使其拓寬自身的知識面，掌握深層的電腦系統操作技能，全面提高自身的文字處理能力和綜合分析能力，使自己逐漸成為復合型人才。

3.2 轉變管理模式，開發檔案管理數據庫

在信息化不斷發展的今天，企業應不斷完善自身的管理模式。首先，在人事檔案管理方面，要摒棄傳統的檔案記錄法，順應時代發展，采取信息化的管理模式，合理運用計算機進行檔案的管理與歸類，提升檔案的精準性和效率性。其次，要合理地進行數據庫的開發和更新。在信息化管理過程中，利用檔案管理軟件細致地對人事檔案進行分析、整理、歸類，以提升檔案管理的準確性和時效性，在一定程度上減輕工作人員的工作負擔，同時降低檔案歸類的成本。最后，實行遠程操控，進行檔案數據信息共享，全面提高辦事效率。

3.3 提升人事檔案信息化管理的安全性

在檔案信息化管理過程中，要確保電腦有一個良好的操作系統，以實現大量數據的傳送。要不斷對管理人員進行計算機安全性的技術培訓，在計算機遭遇病毒攻擊、黑客攻擊時可以想出有效的解決辦法。在利用計算機整理檔案的過程中，要確保計算機沒有受到任何軟件以及外在因素的影響，構建一個檔案專用的計算機模式，確保人事檔案信息化管理的安全性。在后期操作中，工作人員要定期對計算機系統進行檢查，定期對檔案進行整理和分析，確保檔案的安全和精準。

3.4 重視人事檔案信息入檔和修復工作

企業人事檔案的信息收集、生成、驗證等過程都是重要的流程，人事檔案管理的信息化建設需要充分重視檔案形成的過程。對人事檔案整理后，工作人員要做好檔案后期的檢查和修復工作，在出現問題時，要及時與原數據進行比對，修復數據，保證數據的真實性和準確性。

3.5 建立健全的人事檔案信息化管理機制

在檔案信息化過程中，為了更好地應對信息化管理，要從人事檔案管理工作的實際需要出發，不斷完善人事檔案管理工作的制度和流程，建立人事檔案制度的輔助制度，合理輔助人事檔案的實施。在收集人事檔案材料時，要加強材料的轉進、轉出管理，也要不斷完善內部控制制度，保證檔案整理過程中的安全性和可靠性。

4 結 語

人事檔案管理工作是個極其復雜的工作，要求檔案管理工作人員要具有一定的專業性和管理性；人事檔案管理工作的特點要求工作人員在檔案整理過程中要全身心投入，重視每一個細節，以保證檔案的準確性。在檔案管理過程中，企業要對管理中出現的問題加以重視，并根據問題采取相應的解決措施，全面加強企業人事檔案的信息化管理，從而促進企業全面發展。

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