教育檔案管理信息化建設存在的問題及措施

么明明

[摘 要]檔案管理作為教學工作中的一項重要內容，是教學工作高效開展的基礎。在科學技術高速發展的今天，網絡化、信息化已經成為當前時代發展的主流趨勢，實現對教育檔案的信息化管理，對教學工作開展有效性的提高大有裨益。本文對現代教育中檔案管理工作的開展現狀進行分析，并提出一些切實可行的管理方案，以推動我國教育事業的發展。

[關鍵詞]教育；檔案管理；信息化建設

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.14.094

[中圖分類號]G275.9 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）14-0-02

實現對教育檔案管理的信息化建設，能極大地保證信息傳遞的及時性與準確性，為教學管理工作的高效開展提供保障。隨著社會的飛速發展，檔案類型越來越多樣化，數量也大幅度增加，使用頻率越來越高，這使得檔案管理的難度進一步加大。因此，各高校要積極推進教育檔案管理信息化建設。

1 教育檔案管理信息化建設中存在的問題

1.1 對檔案管理信息化建設認識不清

信息化技術為各類工作的高效開展都提供了極大便利，尤其是在檔案管理工作中更是發揮著不可替代的作用。由于檔案管理信息化建設在教育工作中的應用時間較短，因此，很大一部分工作人員對這一工作的重要性認識不清。再加上檔案管理在學校各項管理工作中所占的比例較小，學校管理人員未從根本上重視這一工作，進而導致教育資金分配不到位、信息化建設不完善等一系列問題的出現，對教育檔案信息化建設工作的順利推進造成不利影響。

1.2 工作人員專業素質不高

信息化技術在教育檔案管理工作中的應用，對工作人員的專業技術水平具有較高要求。但從當前教育檔案管理工作的開展現狀來看，大部分工作人員的專業素質較低，對信息化技術的實際應用能力也比較有限。受傳統檔案管理思維的影響，工作人員在學習信息化技術時就存在較大難度，學習效率低下，應用能力不高。因此，如何有效提高教育檔案管理人員的專業技術水平，已經成為當前教育檔案管理信息化建設面臨的一個主要問題。

1.3 管理體制不夠完善

教育檔案管理信息化建設的發展時間比較短，無論是從管理人員的專業性上來看，還是從管理體制的完善度上來看，其都處于較低發展水平。檔案管理在教育工作中的關注度較低，且沒有建立統一的管理標準，各個學校的信息管理相對比較獨立，信息共享不暢，這對信息傳遞的及時性造成不利影響，最終導致教學檔案管理工作的有效性降低。

1.4 教育檔案信息化系統的安全系數不高

教育檔案信息化在建設的過程中經常會利用網絡與學校或者是教育機構進行頻繁的聯系或者說是信息輸送，傳輸的信息可能包含較多機密信息，這些機密信息應得到充分保護。但很多學校或者教育機構在進行教育檔案信息化建設過程中沒有注意到這方面問題，導致信息在傳輸過程中的安全性得不到保障。若信息在傳輸過程中被盜取，將會給國家或教育部門的發展帶來嚴重影響。

2 檔案管理信息化建設的意義

隨著時代的發展，我國的計算機技術已經非常成熟，很多行業在發展過程中都廣泛利用計算機技術進行管理。教育機構也是如此。在信息化時代，各教育機構都存在大量信息，如果利用傳統方式進行信息管理很不現實，這就需要我們對教育檔案的管理進行信息化建設，使用最方便快捷的方式進行信息處理，以保證教育信息處理的效率。教育檔案管理信息化建設是符合時代潮流且滿足教育需求的，因此，加強教育檔案管理信息化建設尤為必要。

3 教育檔案管理信息化建設的有效措施

3.1 提高對教育檔案管理信息化建設的認識

樹立對工作開展重要性的正確認識，是保證教育檔案信息化建設工作高效開展的基礎。首先，教育管理部門應加強對各個學校檔案管理信息的統一化管理，使各個學校管理人員提高對這一工作的認識，為教育檔案管理信息化建設的開展奠定基礎；其次，科學分配教育資金，及時購進相關設備，為檔案管理信息化建設提供準備條件；最后，完善教育檔案管理體制，實現對各個學校的統籌管理。

3.2 提高工作人員的專業素質

隨著科技發展水平的不斷提高，計算機技術、信息化技術及網絡技術等在各個領域的應用范圍不斷擴展。在多元化的時代背景下，檔案信息的管理難度日益加大，對檔案管理技術提出了更高的要求。為了更好地滿足時代發展的需求，為教育檔案管理信息化建設提供保障，就必須打造出一支專業的管理團隊。首先，當地教育部門可以定期舉辦一些信息化技術培訓活動，提高相關工作人員的專業素質水平；其次，建立考核機制，使相關工作人員認識到開展這一工作的重要性；最后，加快引進專業的技術人才，通過“幫扶制”“激勵制”等方案的制定，提高工作人員專業技術水平，打造一支優秀的教育檔案管理團隊。

3.3 建立健全教育檔案管理體制

一套完善的檔案管理體制能使各項工作的開展更加規范化、合理化。教育是為社會培養人才的搖籃，學生在校期間的表現，是企業招聘人才時的一項重要依據，實現教育檔案的信息化管理，對社會的穩定發展十分有益。首先，為教育檔案管理建立統一的標準。教育檔案的數量較多、種類不一，如果沒有建立統一的管理標準，會造成檔案查閱、編輯難度增大，不利于檔案管理工作的高效開展。其次，建立一套完善的工作人員行為管理制度。這一制度的建立能使檔案管理工作的開展更加規范，防止管理人員在工作過程中出現懈怠心理，提高檔案信息安全系數。最后，在對教育檔案進行管理時，還應該按照國家信息安全標準，根據實際工作需要，完善檔案信息數據庫建設，為各類信息的交互提供可能。信息化技術在教育檔案管理中的應用，能在一定程度上提高信息的共享性，但同時也使信息安全面臨更大地挑戰。因此，必須加強檔案信息的安全化管理。

3.4 提升教育檔案管理信息建設的安全系數

首先，在進行教育檔案管理信息化建設的過程中，相關工作人員要認識到檔案信息的安全性，在進行信息傳輸時不斷加強信息的安全程度和保密性。其次，對網絡的安全性進行實時監督和管理，保證教育檔案管理信息化建設的安全性。最后，教育機構在傳輸保密信息時要慎重，保證教育機構內部的局域網與外部網絡相對隔離，杜絕信息泄漏事件的發生。

4 結 語

教育檔案管理信息化建設符合當前時代的發展需求，不僅能為企業提供更加準確的學生檔案信息，而且能有效降低學校檔案管理工作的難度。因此，必須加強教育檔案管理信息化建設，實現我國教育水平與社會發展水平同步提升。

主要參考文獻

[1]陳航.學校檔案管理信息化建設“失范”與相關對策分析[J].卷宗，2014（5）.

[2]姬鵬華.論繼續教育檔案管理信息化建設[J].中小企業管理與科技，2016（8）.

[3]閉線林.高校檔案管理信息化建設的現狀、問題及對策[J].城建檔案，2014（5）.endprint