大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理

徐呈平

[摘 要]隨著物聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，社會(huì)組織的海量信息衍生出巨大數(shù)據(jù)，再一次顛覆了“云”理念，進(jìn)而迎來(lái)了大數(shù)據(jù)時(shí)代。在大數(shù)據(jù)來(lái)臨的新形勢(shì)下，對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、存儲(chǔ)、挖掘，既是現(xiàn)代檔案管理工作的難點(diǎn)，也是機(jī)遇。本文主要分析了大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理，以及檔案管理中存在的問(wèn)題，并針對(duì)問(wèn)題提出了相應(yīng)的解決方案和措施。

[關(guān)鍵詞]大數(shù)據(jù)時(shí)代；檔案管理；重要性

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.14.090

[中圖分類(lèi)號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）14-0-02

檔案管理對(duì)于當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展具有極其重要的作用。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)存在的前提下，檔案管理部門(mén)應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，積極轉(zhuǎn)變陳舊的、傳統(tǒng)的管理模式，通過(guò)大數(shù)據(jù)的方式分析整合出用戶的檔案管理要求，制訂出更為合理、完善的檔案管理方案，促使我國(guó)的檔案管理工作能夠順利發(fā)展。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的重要性

當(dāng)今社會(huì)數(shù)據(jù)信息呈爆炸式增長(zhǎng)，每天所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)了人類(lèi)的想象，檔案管理的工作人員明顯感受到檔案管理這項(xiàng)任務(wù)的艱巨，且很多時(shí)候，面對(duì)如此巨大的信息數(shù)據(jù)，檔案管理人員已然不知如何應(yīng)對(duì)。在此時(shí)基于大數(shù)據(jù)的檔案管理的重要性就凸顯出來(lái)，尤其是在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，大數(shù)據(jù)具有舉足輕重的地位。

1.1 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)

我國(guó)城市建設(shè)已經(jīng)逐步過(guò)渡到智慧型的建設(shè)方式，這勢(shì)必會(huì)增加檔案管理工作的工作量和難度，這需要有關(guān)部門(mén)處理好大數(shù)據(jù)分析方面的工作，將大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理納入智慧型城市中，從而提高檔案管理的工作質(zhì)量和效率。顯而易見(jiàn)的是，檔案管理部門(mén)管理的大多數(shù)檔案都需要進(jìn)行永久性保存，但檔案數(shù)量非常多，這對(duì)檔案管理人員來(lái)說(shuō)是極其費(fèi)力與耗時(shí)的。而采取大數(shù)據(jù)分析與管理，就會(huì)極大程度地提高檔案管理的效率，推進(jìn)社會(huì)的快速發(fā)展，所以筆者認(rèn)為大數(shù)據(jù)檔案管理是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。檔案管理的工作人員利用大數(shù)據(jù)、云服務(wù)等可以為公眾提供更方便、更快捷的服務(wù)。

1.2 大數(shù)據(jù)技術(shù)是電子檔案管理的技術(shù)基礎(chǔ)

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的逐步發(fā)展，電子檔案的應(yīng)用逐步增多，只有做好云儲(chǔ)存、云服務(wù)等，才能不阻礙電子檔案的現(xiàn)代化發(fā)展步伐。在過(guò)去的檔案管理中，檔案管理人員常常忽視電子檔案信息錄入工作的重要性，給檔案管理工作帶來(lái)了許多難題。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案擁有更大的檔案價(jià)值，因?yàn)殡娮訖n案能夠極大地提升電子檔案中信息的利用度，因此，大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作是非常重要的，它不僅能夠?qū)⒋罅康臋n案信息匯集在一起，還能按照一定的程序?qū)n案信息儲(chǔ)存起來(lái)，以供管理人員查閱、完善，提高了檔案管理部門(mén)的數(shù)據(jù)服務(wù)質(zhì)量和效率。

1.3 大數(shù)據(jù)技術(shù)是檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與備份服務(wù)的需要

檔案信息化管理方式的產(chǎn)生，導(dǎo)致電子檔案的數(shù)量越來(lái)越多，為了不影響檔案管理的質(zhì)量，滿足用戶對(duì)檔案管理的服務(wù)需求，檔案管理人員需要對(duì)這些數(shù)據(jù)信息進(jìn)行存儲(chǔ)與備份。如今大數(shù)據(jù)得到了廣泛應(yīng)用，檔案管理部門(mén)能夠利用大數(shù)據(jù)建立更加巨大的數(shù)據(jù)庫(kù)，并利用分析用戶有關(guān)行為的數(shù)據(jù)，不斷優(yōu)化檔案信息的內(nèi)部存儲(chǔ)，提高電子檔案的使用效率，最大程度節(jié)約檔案管理部門(mén)的工作成本，從而使檔案管理工作從容有序地進(jìn)行。

2 大數(shù)據(jù)技術(shù)下檔案管理中存在的問(wèn)題

在當(dāng)前社會(huì)中，基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案管理得到了廣泛應(yīng)用，但其還處于不斷的發(fā)展過(guò)程中，仍然存在著許許多多的問(wèn)題，檔案管理人員必須找出這些問(wèn)題，只有在發(fā)現(xiàn)這些問(wèn)題的基礎(chǔ)上，才能在根源上解決這些問(wèn)題，讓大數(shù)據(jù)技術(shù)下的檔案管理快速、健康的發(fā)展。

2.1 檔案管理人員不夠重視，檔案管理信息化水平不足

如今，因?yàn)榇蠖鄶?shù)檔案管理部門(mén)中的檔案管理人員的相關(guān)技術(shù)更新緩慢，員工老齡化現(xiàn)象嚴(yán)重，且不善于運(yùn)用信息化手段管理相關(guān)檔案。與此同時(shí)，檔案管理人員缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)，也沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的重要意義，沒(méi)有牢固掌握相關(guān)的管理技術(shù)。在檔案整理、歸檔和查詢等日常工作中，不能熟練應(yīng)用信息化技術(shù)手段，僅僅掌握了簡(jiǎn)單的檔案管理工作。

2.2 對(duì)腦力勞動(dòng)成果的安全保障不到位

當(dāng)前檔案管理市場(chǎng)還不夠完善，又因網(wǎng)絡(luò)上的交易具有虛擬性，造成檔案管理存在安全威脅。在以往的檔案管理中，由檔案的管理者和檔案的提交者共同實(shí)現(xiàn)檔案安全方面的保障，一般情況下，只有當(dāng)檔案管理者確認(rèn)檔案提交者可以查閱時(shí)才能進(jìn)行；當(dāng)這個(gè)過(guò)程出現(xiàn)意外時(shí)，檔案管理者有絕對(duì)的權(quán)力可以取消有關(guān)操作，通過(guò)這種方式保障檔案所有者的合法權(quán)益。但在如今大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理中，由于互聯(lián)網(wǎng)具有虛擬性，很有可能發(fā)生黑客和不良分子破壞檔案管理安全環(huán)境的現(xiàn)象。

2.3 檔案管理行業(yè)的自律性不足

檔案管理沒(méi)有完善的擔(dān)保機(jī)制。一般情況下的商品交易，都會(huì)請(qǐng)入第三方機(jī)構(gòu)，起到一個(gè)監(jiān)督和管理的作用，從資金流方面防止商家產(chǎn)生不良行為。但是在檔案管理中，如果檔案管理出現(xiàn)了問(wèn)題，由于我國(guó)腦力勞動(dòng)成果締造人的維權(quán)意識(shí)不夠，加上其付出較低的成本就能享受到檔案管理服務(wù)，因此，通常創(chuàng)造腦力勞動(dòng)成果的人會(huì)選擇自己承擔(dān)這種損失。

3 解決大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理問(wèn)題的策略和方法

找出問(wèn)題的最終目的是解決問(wèn)題，因此本文在找出大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理中存在的問(wèn)題后，應(yīng)該積極地尋找解決相應(yīng)問(wèn)題的策略和方法。只有解決了這些問(wèn)題，才能使大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理發(fā)揮其更大的作用，給人們帶來(lái)更多的方便。

3.1 在網(wǎng)絡(luò)上創(chuàng)建平臺(tái)，提高檔案管理信息的安全性

只有充分利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，并搭建一個(gè)有利于檔案管理者和檔案提交者溝通和交流的操作平臺(tái)，才能稱得上大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理。第一，擁有相關(guān)的大數(shù)據(jù)平臺(tái)是非常有必要的，所以檔案管理部門(mén)應(yīng)該及時(shí)改進(jìn)檔案管理單位的信息化條件。第二，通過(guò)大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的利用，將檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)與大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，不間斷地改進(jìn)相關(guān)工作的流程。最后，檔案管理信息的安全性極其重要，尤其是在大數(shù)據(jù)時(shí)代，采取嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度，以保證檔案的安全。

3.2 制定大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理制度和相關(guān)機(jī)制

因?yàn)闄n案管理針對(duì)的群體是特定的腦力勞動(dòng)成果的創(chuàng)造群體，所以其相關(guān)的準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該處于一個(gè)較高的水平。當(dāng)然，因地制宜也是非常重要的，不同地方的檔案管理部門(mén)應(yīng)該制定適合自己的檔案管理準(zhǔn)入機(jī)制。與此同時(shí)，檔案管理部門(mén)不僅要加強(qiáng)檔案管理部門(mén)自身的管理，還要進(jìn)行一個(gè)法律責(zé)任的劃分。同樣重要的是，對(duì)于檔案管理信息化，相關(guān)部門(mén)應(yīng)該定期進(jìn)行有關(guān)技術(shù)的更新，有效避免黑客或者不良分子侵入，應(yīng)對(duì)檔案的相關(guān)文本進(jìn)行加密保護(hù)等。

3.3 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的日益發(fā)展，政府相關(guān)部門(mén)有必要增加檔案管理單位的資金投入，以不斷提高檔案管理部門(mén)檔案管理的工作條件，檔案管理部門(mén)也應(yīng)該積極提高檔案管理的信息化水平，提高檔案管理工作人員對(duì)信息技術(shù)的掌握程度，加大對(duì)檔案管理人員大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)的訓(xùn)練，以及不斷添加新的技術(shù)骨干，做好大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的人才儲(chǔ)備。

4 結(jié) 語(yǔ)

大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理人員的工作提出了更高的要求，管理人員必須做好相應(yīng)的檔案管理工作，提高自身的服務(wù)水平，以滿足用戶的檔案管理需求。在管理檔案的過(guò)程中，相關(guān)工作人員必須要做好大數(shù)據(jù)的云存儲(chǔ)工作，確保電子檔案的完整性和安全性，力爭(zhēng)為廣大客戶提供更加方便、快捷的服務(wù)。本文主要分析了大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的重要性，大數(shù)據(jù)技術(shù)下檔案管理中存在的問(wèn)題，以及解決大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理問(wèn)題的策略和措施。

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