A公司采購管理ERP系統模塊設計

畢海玲

[摘 要]本文以作者所在企業的ERP系統實施項目為背景，對ERP系統中采購管理模塊的功能需求分析進行研究，首先分析課題企業目前采購管理中存在的問題，從中得出課題企業目前所要解決的關鍵問題，并針對課題企業采購管理的問題，利用UML用例圖，對公司ERP系統中采購管理模塊的功能需求進行詳細分析，并總結歸納采購管理的業務流程圖，為ERP系統中采購管理模塊的順利實施奠定基礎。

[關鍵詞]ERP系統；采購管理；A公司

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.14.036

[中圖分類號]TP311.52 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）14-00-02

0 引 言

隨著信息技術的快速發展，信息技術正以其廣泛的滲透性和先進性與傳統產業結合。在當前市場競爭日漸激烈的情況下，傳統制造業面臨著更大的挑戰。制造類企業是我國經濟的主要命脈，中央經濟工作會議也確定了要大力振興實體經濟，“十三五”規劃指出了要聚焦“中國制造”，且發布的《中國制造2025》也提出了強化高端制造業的國家戰略規劃。國家經濟發展進入新常態，國家實施“中國制造2025”和“互聯網+戰略”，都要求制造業要實現由大變強的新跨越。借助信息技術實現智能制造是企業的必經之路，企業信息化是現代企業發展的趨勢。

1 ERP系統概述

ERP（Enterprise Resource Planning）即企業資源規劃，ERP概念最早是出現于1990年初，是指建立在信息技術基礎上，以系統化的管理思想，為企業決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。具體地，ERP是以實行企業內外資源優化配置，消除生產經營過程中的無效勞動和資源，實現信息流、物流、資金流、價值流和業務流的有機集成，以提高企業競爭力為目的，以計劃控制為主線，以網絡和信息技術為平臺，集客戶、市場、銷售、計劃、采購、生產、財務、質量、服務、信息集成和業務流程重組等功能為一體，面向供應鏈的現代企業管理思想和方法。

ERP管理思想與技術經歷了多年的發展變革，從物料需求計劃MRP（Material Requirement Planning）到制造資源計劃MRPⅡ（Manufacturing Resource Planning），再進一步發展到企業資源計劃ERP，逐漸成熟。一個完整的ERP實施過程，由6個不同的階段組成：ERP需求分析、ERP系統選型、ERP系統實施、ERP系統的使用和維護、系統擴展及鞏固提高。其中，需求分析過程是決定將來ERP系統開發成敗的一步。在企業決定實施ERP項目前，企業需要對本身有一個全面、深入的了解，對企業需求進行充分調研，并對目前的管理現狀進行診斷分析。

需求分析工作除了是系統開始設計、施行、應用的開端和起點外，對ERP系統來說，需求分析工作更是軟件選型的依據。如果需求分析明確，那么項目的工作幾乎等于完成了1/2。所以，明確中小型制造業企業在信息化建設和管理方面的需求，是完成企業信息化建設和管理工作的關鍵。ERP系統的需求分析的主要內容是：理順各業務部門的業務流程、明確各業務部門對系統的功能需求和相關流程處理的需要。

面向對象分析方法（Object Orient Analysis）是ERP系統中常見的一種方法。簡單地說，面向對象分析法是將任何事物都看成是對象，分析對象的功能。UML用例圖是在面向對象分析時采用最為廣泛的一種分析工具。UML用例圖在分析過程中以用戶、用戶所實現的功能為中心。用戶通過圖形化的表現方法可以清楚地了解系統可以實現何種功能，以及系統是否可以真正滿足用戶的需求。

2 A公司采購管理概況

A公司目前位于上海嘉定汽車城工業園區，是集開發、制造和服務為一體的高科技企業。近年來，隨著產品種類、型號的不斷增加及業務量的快速增長，各種業務數據信息急速增長。同時面對飛速發展變化的市場環境，公司在上級集團的領導下，積極實行國有企業發展轉型和創新，其中，實施信息化管理已成為A公司轉型發展的重要工作之一。

隨著外部需求及環境的變化，A公司目前還尚未完全做到以銷定產，從而缺乏準確的采購計劃，可能造成大量原材料的盲目采購及庫存成本的增大。同時，在手工管理狀態下，無法實現對歷史采購狀況的有效跟蹤，供應商報價信息的查找較為麻煩。

采購科主要負責管理零部件、原材料供應商及委外加工廠家，主要完成供應商評價、資格審查等。其主要任務是根據生產管理人員提供的采購計劃，從供應商中選擇合適的廠家進行零部件采購及委托加工。圖1是采購管理業務UML用例圖。

3 采購管理模塊的需求

在采購管理方面，需要根據生產計劃自動生成采購計劃，并實現采購、檢驗、入庫的采購流程，并在采購過程中，對采購訂單的執行情況進行跟蹤及控制，進行一定的審批流程。ERP系統的功能需求主要包括以下幾個方面：

（1）對供應商的綜合管理：原材料的采購離不開供應商，供應商管理是企業生產成本實施領先戰略的基礎，供應商能否準時提供質量、數量符合要求的原材料關系到企業的生產進度。A公司在選擇供應商時，需要對新供應商引入推薦機制，經過資格初審、試樣、評審價格等程序，形成公司合格供應商名冊，待公司與名冊中的供應商進行簽約后進行采購。因此，在ERP系統中需要建立簽約后的供應商的基本信息，并對采購訂單進行實時控制，包括質量控制點及價格控制點、是否入庫進行確認，實現供應商的全面管理。同時，對供應商的報價信息進行標準化管理，借助ERP系統，可以隨時查詢某種原材料的歷史報價及評價。

（2）對采購原材料質量進行監控：原材料的質量會直接影響到產品的生產進度及成品合格率，因此，在采購過程中需要進行原材料檢驗，并需要在ERP系統建立供應商的質量評價體系，為今后的采購提供判斷依據。endprint

（3）對采購信息進行統計分析：為了降低企業的采購成本，需要對采購情況進行全面分析，如，采購合同執行情況、采購成本變化情況、采購計劃執行情況，這需要ERP系統對此進行全面的統計以便于分析。

4 采購管理模塊規劃設計

4.1 采購訂單管理

采購過程中，根據采購計劃，對生產產品涉及的所有采購件實施供方管理、統一采購；通過供應商評審選定合格供應商，每類產品備有多家合格供應商，由采購員根據采購的最低限量、供貨商優先級別及供貨商份額權重，通過詢價比價的方式選定最優供貨條件的供應商供貨，在同等質量與價格條件下，優先選擇長期合作的供應商供貨。其中，采購訂單可分為一般原材料采購訂單和委外加工訂單。

采購訂單形成后，系統會生成預付款申請單送至財務部門進行審核，財務人員要根據采購合同對系統數據進行審核，系統對采購的價格進行設置控制點，只有財務人員審核通過后，采購訂單才能生效同時生成財務憑證。若審核不通過，則不能生成采購訂單。

4.2 倉庫收貨質量檢驗

原材料到貨后，倉庫管理人員應根據相應的采購訂單進行收貨處理，將沒有訂單的物品存放在臨時存放點，待生成正式采購訂單后才可以確認收貨；然后對物品進行質量檢驗并向質量科遞交質量檢驗單，只有質量檢驗合格的材料才能投入生產。在ERP系統中，判斷材料是否需進行檢驗、進行分類。若分類為免檢物品則不需要進行質量檢驗，可直接核銷采購訂單并入庫，而分類為需要進行檢驗的材料通過質量檢驗后，則核銷采購訂單并形成零部件或委外加工入庫單，否則原材料退回供應商，重新進行采購。

4.3 結算及付款

采購材料正式入庫后，ERP系統將根據入庫單生成進貨結算單，作為財務記賬及與供貨商結算的依據。借記原材料、進項稅，貸記應付賬款，并生成財務憑證。圖2是采購管理業務流程圖。

5 結 語

在信息化管理時代，企業信息化已經關系到企業的發展。當企業ERP系統應用已經處于普及狀態時，公司的信息化管理也將被提上日程。本文結合A公司實際情況，分析A公司目前在采購管理中存在的問題，并對采購管理模塊的業務流程進行需求分析，為采購管理模塊ERP系統的實現和應用做好準備。

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