辦公軟件應用過程中遇到的問題及對策

曹鈺茁

摘 要 隨著科技的不斷發展，各行各業的辦公系統也獲得了多方面的發展，現階段多功能的辦公軟件層出不窮，軟件的應用范圍也越來越廣，在提供便利的同時也提高了工作效率。文章主要圍繞辦公軟件應用過程中存在的問題進行討論，并針對這些問題提出相應的解決對策，以方便人們對辦公軟件的應用。

關鍵詞 辦公軟件 應用 問題 對策

中圖分類號：TP317.1 文獻標識碼：A

0引言

社會科技水平的提高，在一定程度上帶動了辦公軟件應用水平的進步。辦公軟件的合理運用對于各個行業的工作效率具有極為重要的促進作用。但是目前在辦公軟件應用過程中，普遍存在一些問題，對辦公的正常運行產生一定的不利影響。如何有效解決辦公軟件應用過程中的問題、提高辦公軟件的利用率，成為辦公室工作人員的首要任務。

1主要的辦公軟件分析

我國現在已經進入了信息時代，計算機的普遍應用已經滲入到了社會的各行各業，也正是因為有了計算機軟件的應用，才使得人們的生活變得豐富多彩，使得人們在工作中能夠提高工作效率。關于辦公軟件，如果進行整體分類的話，大體有三類。一類是文字處理軟件，譬如我們比較熟知的WORD、EXCLE、POWERPOINT、ACCESS等，微軟所創建的OFFICE辦公軟件已經成為我們生活和辦公中所用到的最為普遍的辦公工具之一；第二類辦公軟件就是圖像處理軟件，這一類軟件應用比較多的有繪圖軟件PHOTOSHOP、網頁制作軟件DREAMWEAVER、矢量動畫制作軟件FLASH等；第三類軟件就是我們業余時間用的最多的媒體播放軟件。視頻播放軟件不僅是可以將音頻或者視頻文件播放出來，還可以對視頻或者音頻文件進行后期的制作以及剪輯處理。現在用的比較多的視頻剪輯軟件有會聲會影、VEGAS等，這些軟件入門較簡單，上手也比較快。正是因為有了這些軟件的幫助，才使得我們的工作效率得到了事半功倍的顯著提升。

2辦公軟件應用過程中遇到的問題

2.1惡意軟件的入侵，導致文檔安全性受威脅

近幾年，我們在使用計算機軟件時，經常會發生的事情就是木馬病毒感染或者其他惡意軟件的入侵，導致我們的計算機所保存的文件缺失或者出現損毀的情況。通常情況下，我們已保存成功的文件一旦受到這些病毒的惡意篡改或者蓄意編改很容易導致文件丟失或者系統信息錯誤的情況出現，而且恢復起來通常很困難，大多數情況下，文件都無法恢復。之所以出現這樣的情況，主要還是由于現代辦公軟件的防護系統不夠完善，當受到惡意軟件的入侵時，無法及時作出反應，使得文檔的整體性和安全性沒有保障。

2.2對辦公軟件的操作缺乏一定的認知

現階段，隨著科技的不斷進步，各類應用軟件涌現出來。但是這也使得計算機辦公軟件的種類過于冗雜，人們在進行選擇和編制時往往比較盲目。除此之外，由于計算機相對來說還是一種比較新的事物，人們的計算機水平和能力有限，因此，對許多辦公軟件的操作缺乏一定程度的認知，也就導致了許多時候難以對特定的信息文件進行加工處理，以及無法完成對特定客戶的實際需要。還有就是，這些計算機辦公軟件大多都有軟件著作權，因此在使用該軟件時往往要花費較高的開通費和使用費，這樣的情況嚴重阻礙了計算機辦公軟件的推廣。

2.3缺乏專業性人才

目前，我國高科技人才相對還是比較缺乏的，再加上一些工作人員的文化素質不達標，操作也不是很規范等原因，使得我國的計算機辦公軟件還不能發揮其強大的作用。面對這種情況，就需要我們首先要提升工作人員的文化技術水平，然后再引進先進的計算機辦公軟件，如此才能真正發揮出辦公軟件的真正作用。

3優化辦公軟件應用的對策

3.1建立完善的辦公自動化管理系統

為進一步優化辦公室計算機軟件的應用，首先應建立健全的計算機管理系統。在選用計算機軟件時應結合實際情況，進行科學的選擇。目前國外已經有很多相對比較完備的、管理理論健全的軟件開發團隊，但是他們大多價格比較昂貴，在實際應用過程中也未必符合現階段辦公現狀。因此，在應用軟件的選擇方面，應根據自身的實際情況，從實際出發，對軟件的優劣進行綜合考慮，不斷完善自身的辦公自動化管理體系，從而進一步優化辦公軟件的應用。

3.2加強辦公人員業務理論的學習

在辦公軟件的實際應用過程中，一些問題的出現，一部分原因可能是工作人員計算機水平或者軟件處理能力不夠。另一部分原因是工作人員對具體的業務知識掌握不充足。因此，在日常的工作中，除了要加強工作人員計算機理論和實際操作能力的學習之外，還應該注重具體的業務與計算機技術的相結合，對于部分因業務而出現的問題，工作人員應該能夠自行判斷、分析、解決，這樣才能使工作更加的電子化、信息化，保證計算機技術能夠有效地提升工作效率。

3.3加快現代辦公軟件開發

目前我們所使用的辦公軟件大部分都不是我們自主研發的，相當一部分都是國外引進或者和外國企業一同開發，這對我國現代辦公軟件的研發具有極大的制約性，而且也對后期軟件應用的便利性造成障礙。因此，目前需要我們加快對多行業的辦公軟件的進行研究開發，加大相應的資金投入，從而實現真正的自主研發，這樣不僅可以促進我國現代辦公軟件的應用，也可以加快我國經濟建設的步伐。

4結束語

綜上所述，計算機軟件現在已經成為各行各業辦公所必須的辦公工具。現階段，我國的計算機發展還不完善，在應用的過程中仍然會有很多問題存在，我們必須要從自身出發，不斷提高個人的計算機水平，同時加強國內計算機軟件的研發，真正實現計算機在現代社會中辦公軟件的應用，來推動社會的健康發展。

參考文獻

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