高職院校檔案館的生態管理模式研究

齊佳佳+都玉華+鄭坤

【摘要】本文首先展示了當前高職院校檔案管理方面的失衡現象，進而指出了在高職院校進行生態管理具有哪些現實意義，從而構建高職院校檔案館生態管理模式。

【關鍵詞】生態管理 高職院校 和諧

生態管理理念引入高職院校檔案館能夠打破傳統自上而下的管理模式，營造和諧健康的氛圍，使高職院校檔案館的管理更加人性化，更好的為學校的教學、科研服務。

1當前高職院校檔案館生態失衡現象

1.1保管和利用失衡

“保管”和“利用”是高職院校檔案館的兩大主要功能。“保管”是對檔案館里的檔案信息資源進行的保存和管理。“利用”是對檔案館里的檔案信息資源進行利用和開發，從而為教學、科研和學生等服務。在人們傳統的認知中，總把檔案館看的很神秘，認為其是保存秘密的地方，對檔案館提供的服務不是很清楚，對檔案的利用甚少。檔案管理員對檔案秘籍管理不嚴，不定期對其進行解密，在日常工作中，也只注重“保管”，輕“利用”。這種“保管”和“利用”的失衡，不利于檔案館的持續發展。

1.2書本位和人本位的失衡

目前高職院校檔案館存在嚴重的“書本位”和“人本位”不平衡現象，這就急需生態管理理念的引入。在管理上，檔案館始終堅持把檔案信息資源放在首位，認為檔案館就是要保管好檔案信息資源，從而將大量的人力、物力、財力放在檔案信息資源的收集、整理、加工等方面，在這一過程中忽略了對檔案管理員及檔案利用者的管理。高職院校檔案館在日常的管理中也慢慢注意到這一問題，采取了一些措施，但是有點矯枉過正，更加重視人本位，以人為中心，認為人可以主宰一切，而慢慢忽略了檔案館的管理建設，造成書本位和人本位的失衡。

1.3檔案管理員與檔案利用者之間的失衡

一直以來，人們普遍認為，檔案館的管理者就是檔案管理員，而管理對象就是檔案利用者。這種普遍認識就漸漸形成了檔案館里的檔案利用者被動客體地位和檔案管理員主體地位。檔案館的這種不平等的主客體關系，將極大影響檔案館的長期、健康、可持續發展。檔案管理員高高在上，不了解檔案利用者的實際需求。檔案利用者對檔案館提供的服務項目不清楚，處于一種被動地位。事實上，檔案利用者才是檔案館服務的主要對象，檔案館員應竭盡所能為檔案利用者提供服務，同時也要創造機會和條件讓檔案利用者參與到檔案館的日常管理中來。

2高職院校檔案館生態管理的意義

2.1是未來高新技術時代發展的趨勢

高新技術時代為高職院校檔案館的發展提出了新的要求和挑戰，檔案文獻資源的數字化、檔案管理自動化、人才隊伍復合化是時代對高職院校檔案館提出的新的要求，這就需要高職院校檔案館不斷更新自己的知識和技術，形成自己的組織文化，即以生態管理來指導檔案館的管理工作。同時，生態管理理念也為高職院校檔案館提供了一種全新的文化價值觀，一種持續發展的動力。

2.2是和諧社會和生態文明建設發展的需要

生態管理能夠使檔案館中的各個要素與自然環境、生態文明無限接近， 平衡檔案事業發展和生態環境保護之間的沖突，從而使檔案管理工作更好地融入到社會的協調、可持續發展當中。在高職院校檔案館的日常管理工作中，要樹立生態文明的服務理念，將檔案館的日常管理工作作為一項穩定、可持續發展的事業來抓，服務生態文明建設工作。

2.3改進管理方式，實現“綠色環保管理”

檔案館的生態管理一方面體現在對自然資源的節約上，在辦公管理上可以進行“無紙化”辦公，節約水電等自然資源。在另一方面，加強對檔案室內的內部生態環境的建設，減少微生物、與害蟲、鉛、有害氣體、電磁輻射、噪聲和光污染對檔案員及檔案利用者的身體傷害，為他們營造一個和諧健康的環境。

3 高職院校檔案館生態管理模式的構建

生態管理理念的提出為高職院校檔案館的管理提供了一種全新的管理方式。本文主要從以下幾點來談高職院校檔案館生態管理模式的構建。

3.1 以人為本與生態理念的融合

在某種程度上，生態管理理念能夠體現出一種人文關懷和人文精神。以人為本理念本身就透露出一種生態的觀念，將以人為本與生態管理理念相融合不僅可以完整表達他們之間的共同點，而且可以進一步補充和豐富生態理念，在理論和實踐層面上解決高職院校檔案館管理的生態失衡問題。

3.2檔案館的建設和設計要體現生態管理理念

生態檔案館在建設和設計上要體現節能、環保、人與自然和諧相處的生態理念。在空間上，檔案館的庫房應能滿足未來十年、二十年的發展需要。在時間上，檔案館內檔案信息資源應有序排列，達到和諧的狀態。在建設方面，要使用節能、環保產品和材料。在設計方面，要突出人性化，改善檔案館的內部環境，營造良好的氛圍，使檔案利用者和館員感到溫馨和舒適，從而建設成一個節能、環保、綠色的“生態檔案館”。

3.3踐行“和諧互動”的生態管理理念

“和諧互動”是生態管理理念的核心之一，高職院校檔案館要想實現生態管理就要在日常工作中，處理好利用者和館員之間、利用者和利用者之間、館員和館員之間的關系。在以上三種關系中，最突出和急需解決的就是利用者和館員之間的關系。我國高職院校檔案館重視服務，把“服務第一”作為自己的工作目標，然而在具體的服務過程中往往會產生矛盾，如踐行“和諧互動”的生態管理理念，就會大大的化解這種矛盾。館員會親切、熱情的為利用者答疑解惑，提供幫助和服務，變被動為主動。利用者會保持平和心態，耐心聽館員的講解和回復，這樣就會大大節約時間，提高辦事效率，最終實現共贏，只有這樣才能建立真正的良性互動關系，實現高職院校檔案館的生態管理。

結語：生態管理是一種全新的管理模式，高職院校檔案館要進行生態管理是一個長期的過程，需要在生態理念的指導下進行不斷的探索，以便更好的為教學、科研和社會服務。

參考文獻：

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文章來源課題1：黑龍江省檔案局課題《高職院校檔案生態管理綜合研究》項目編號HDK2016-4

文章來源課題2：黑龍江省高校圖工委《高職高專院校圖書館與學生就業創業服務模式探究》項目編號2015-B-138。endprint