ERP系統(tǒng)在采購管理中的作用

朱穎

【摘要】ERP系統(tǒng)融合了各種信息的收集功能和資金流的運用與運轉(zhuǎn)功能，在采購管理中具有多種作用，它對于采購管理的整個過程都起到了一定的影響。本文利用對比分析的方法，利用傳統(tǒng)采購模式的弊端突顯出ERP系統(tǒng)在采購管理中的作用。

【關(guān)鍵詞】ERP系統(tǒng) 采購管理 作用

前言：ERP系統(tǒng)，即企業(yè)資源計劃系統(tǒng)，自上世紀(jì)60年代以來，它以當(dāng)前飛速發(fā)展的信息技術(shù)作為基礎(chǔ)，用系統(tǒng)化的管理思想統(tǒng)籌歸納了采購、庫存、生產(chǎn)、銷售等多個業(yè)務(wù)為一體，為企業(yè)的決策者提供一個決策運行的平臺。對于企業(yè)的綜合管理來說，特別是采購管理而言，它相對于之前的傳統(tǒng)采購模式有著不言而喻的天然優(yōu)勢，對于它的應(yīng)用，是我國企業(yè)在采購管理上的必然趨勢。

一、傳統(tǒng)采購模式的弊端

企業(yè)傳統(tǒng)的采購模式一般涉及到兩個業(yè)務(wù)承擔(dān)部門，生產(chǎn)使用單位和物資供應(yīng)部門，前者負(fù)責(zé)需求計劃的制定，而后者負(fù)責(zé)采購計劃、詢價報價、采購合同的制定、通知發(fā)貨、檢驗入庫及通知財務(wù)付款等環(huán)節(jié)，這樣的流程會造成一下三種問題，一是面對問題無法展開調(diào)查，二是成本較大，三是對于采購流程的監(jiān)控力度不夠。

二、ERP系統(tǒng)在采購管理中的作用

ERP系統(tǒng)的發(fā)展共經(jīng)歷了三個階段，分別是MIS系統(tǒng)階段，MRP系統(tǒng)階段和MRPII系統(tǒng)階段?，F(xiàn)在整個系統(tǒng)已經(jīng)趨于成熟，ERP在采購管理中，將會對部門之間的聯(lián)動性、協(xié)調(diào)性更加重視，很多企業(yè)在采用ERP系統(tǒng)之后會將檢驗入庫、供應(yīng)商管理及財務(wù)付款等業(yè)務(wù)在采購模塊中進(jìn)行分離，其大體流程如圖1所示。

結(jié)合圖1，ERP系統(tǒng)在采購管理中其生產(chǎn)使用單位會制定需求計劃，而物資供應(yīng)部門負(fù)責(zé)采購申請、詢價報價和采購訂單，倉儲質(zhì)檢部門負(fù)責(zé)檢驗入庫，其財務(wù)部門負(fù)責(zé)財務(wù)付款。這種系統(tǒng)的應(yīng)用具有足夠的優(yōu)越性，其具體優(yōu)越性體現(xiàn)在四個方面，首先是在業(yè)務(wù)的集成上，ERP系統(tǒng)可以對集團業(yè)務(wù)具有促進(jìn)作用；其次，ERP系統(tǒng)的應(yīng)用具有很強的適應(yīng)性，它對于不同的會計準(zhǔn)則及貨幣做到集體的處理；接著是ERP系統(tǒng)在采購管理中可以增強分析和計劃的能力，對正確戰(zhàn)略的制定具有作用；最后是ERP系統(tǒng)在采購管理中可以完成先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，能夠讓企業(yè)順應(yīng)時代發(fā)展的潮流。其作用可以分為采購前、采購產(chǎn)品運輸過程中和采購后這三個方面。

（一）在采購前的作用

1.對供應(yīng)鏈的有效建立

把ERP系統(tǒng)應(yīng)用在企業(yè)采購管理之中，可以對供應(yīng)鏈進(jìn)行有效建立，可以幫助企業(yè)建立起供應(yīng)商的信息檔案，依靠供應(yīng)商提供的資源可以對此信息檔案進(jìn)行分類，進(jìn)而完成對供應(yīng)商的選擇。產(chǎn)品合格率、價格和產(chǎn)能都是供應(yīng)商評審時的重要KPI指標(biāo)。它還能夠?qū)⒐?yīng)商的產(chǎn)品目錄進(jìn)行建立，對供應(yīng)商的產(chǎn)品進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督，并且將產(chǎn)品的不良率和合格率都形成記錄，讓采購部門在合格產(chǎn)品之中做出選擇。

2.對采購計劃的合理制定

建立了整個供應(yīng)鏈之后，，需要制定出采購的計劃，需要利用ERP系統(tǒng)對產(chǎn)品的訂貨量、運輸方式及訂貨量等數(shù)據(jù)進(jìn)行分類及匯總分析。分析的結(jié)果是采購計劃人員制定相應(yīng)采購計劃的重要參考。

3.對供應(yīng)商的合理選擇

在實際采購前，需要對供應(yīng)商作出合理的選擇， ERP系統(tǒng)可以對供應(yīng)商信息完成收集匯總工作，并且將這些供應(yīng)商進(jìn)行具體對比，從而可以將供應(yīng)商的價格、不良率等KPI指標(biāo)進(jìn)行直觀的展示，也可以對采購部門的量化考評提供根據(jù)。在對采購計劃制定和對供應(yīng)商進(jìn)行合理選擇之后，利用ERP系統(tǒng)能夠?qū)Σ少彽臄?shù)額進(jìn)行自動生成，這些金額信息能夠為用款計劃的制定具有作用，在經(jīng)過采購部門和財政部門的共同同意之后，再進(jìn)行撥款。

（二）在采購產(chǎn)品運輸過程中

1.對采購訂單的合理下達(dá)

在采購過程中，ERP系統(tǒng)的應(yīng)用可以讓采購訂單進(jìn)行合理下達(dá)，它可以憑借采購的時間、采購的數(shù)量及商品運輸?shù)姆绞降确矫孀詣由沙龊侠淼牟少徲唵?，而且，這份訂單會依靠ERP系統(tǒng)中的變化做出及時的調(diào)整，因此，可以讓企業(yè)對于特殊情況作出及時地調(diào)整。

2.對采購訂單的跟催

ERP系統(tǒng)在采購管理中的應(yīng)用可以根據(jù)本身對訂單的追蹤周期完成跟隨計劃，在對采購訂單的跟催之中，對于產(chǎn)品的生產(chǎn)及運輸?shù)倪M(jìn)度等信息都能進(jìn)行實時掌握。這樣在某一環(huán)節(jié)發(fā)生問題時，企業(yè)的工作人員可以做到及時發(fā)現(xiàn)，并且給予生產(chǎn)部門或運輸部門及時地提醒。

（三）在采購后的作用

在采購商品的運輸完成之后，需要企業(yè)對商品進(jìn)行驗收，利用ERP系統(tǒng)將訂單的詳細(xì)信息進(jìn)行錄入，ERP系統(tǒng)能夠依靠企業(yè)的集成特點和實際流程完成訂單的驗收工作，而對于總費用的結(jié)算工作，利用ERP系統(tǒng)能夠?qū)⒉少徦枰玫某杀具M(jìn)行計算，而且，ERP系統(tǒng)可以對采購訂單進(jìn)行自動結(jié)算，并且對采購所需要的清單完成分析。在對采購訂單進(jìn)行結(jié)算之后，ERP系統(tǒng)會對采購管理過程中的所有信息數(shù)據(jù)進(jìn)行儲存和備份，這樣對于之后的再次采購具有指導(dǎo)作用。

結(jié)論：綜上所述，在采購管理的整個過程中，ERP系統(tǒng)的應(yīng)用能夠?qū)?yīng)鏈進(jìn)行有效建立、對采購計劃的合理制定、對供應(yīng)商的合理選擇及對采購訂單的跟催等方面都有重要作用。目前來看，我國很多企業(yè)對于ERP系統(tǒng)在采購管理中的應(yīng)用還并不完善，仍存在著盲目引進(jìn)，ERP管理和企業(yè)管理不兼容，造成ERP管理水土不服，ERP利用不充分等問題，需要對此作出進(jìn)一步的完善。

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