醫院檔案管理在辦公自動化環境下的探討

雷偉景

摘要：辦公自動化已經逐漸成為人們在工作過程中的主要形式，實現辦公自動化以及在辦公自動化的環境下辦公，對工作人員來說不僅能夠將工作簡化，而且能夠有效的提高工作效率，對醫院的檔案管理來說，辦公自動化更是能夠實現信息資源共享，并且有效的提高醫院檔案管理的利用效率。

關鍵詞：辦公自動化；工作效率；醫院檔案管理；資源共享

中圖分類號：R197.32 文獻標識碼：A 文章編號：1006-1959（2017）17-0009-02

辦公自動化現如今已經逐漸成為人們工作當中必不可少的一部分，在各行各業也被廣泛的應用，而且辦公自動化的出現和應用給檔案生成和管理提供了很大的便利條件，相對于傳統的檔案管理，辦公自動化環境下的醫院檔案管理可以通過計算機與通訊線路之間的連接來完成，通過自動化的檔案管理，對所需求的相關檔案查找也比傳統的要方便許多，不僅能夠有效的提高醫院檔案管理的利用率，而且能夠提高檔案管理的工作效率。

1 辦公自動化對醫院檔案管理產生的影響

醫院的檔案分為很多不同的種類，因為醫院所涉及的方面、各個醫療科室、各個職能部門等等，涉及到的面很廣泛，導致醫院的檔案在分類上也有很多種類，比如科研、人事、病例等等，在這些種類當中還劃分更為詳細的方面，包括治療、基礎設施建設等等，這些都是需要通過檔案管理來將這些資料進行規劃和總結，方便在需要的時候可以及時的使用[1]。辦公自動化的應用可以有效的將這些繁瑣的工作簡單化的進行，對醫院各個部門之間、工作人員之間、工作程序方面都有很大的影響和作用，辦公自動化檔案管理不僅方便與檢索和利用，而且整個檔案管理在分類上有更加的科學化、合理化，方便查找，而且可以減少人工操作的復雜，提高檔案的使用率[2]。

辦公自動化環境下的醫院檔案管理，可以有效的利用計算機技術，在特點的范圍內能夠最大限度的實現資源共享，不僅能夠有效的提高檔案的使用率，而且能夠保證檔案管理更加的規范化，相比于傳統的檔案管理，辦公自動化不需要很多的人工操作，而且對于一些比較隱秘的檔案，可以增加權限，還能有效的保證檔案的安全性和保密性，對醫院檔案管理來說，辦公自動化的應用不僅可以延長檔案壽命，而且能夠從傳統的紙質檔案逐漸轉化成為帶有圖象、圖片的“生動”檔案，對使用以及留存都有很重要的影響和作用。

2 當前醫院檔案管理利用辦公自動化所產生的問題

2.1醫院檔案管理辦公自動化系統不夠完善

當前在醫院檔案管理當中，辦公自動化系統雖然存在，但是大多數都是處于一種不夠完善的狀態，不僅軟件少、而且相對來說，有很嚴重的管理負擔問題，影響了整個系統的提高，由于辦公自動化系統的開發商不同，所以一些開發團隊自身的經驗尚且不足，開發出來的辦公自動化系統也是如此，導致醫院在使用過程中，容易出現系統和醫院之間的契合度不夠高的情況[3]。

2.2檔案管理人員水平有待提升

現如今的檔案管理不同于傳統的模式，而是更加的多樣化、科學化甚至辦公自動化環境下的醫院檔案管理更加的現代化，所以針對當下的這些情況，對檔案管理人員自身的水平要求就越來越高，而傳統的管理人員一般的知識儲備都非常有限，而且學歷相對來說也不是很高，沒有接受過專門的檔案管理培訓，所以用“傳統”的檔案管理員來利用辦公自動化來管理現代化的檔案，會產生一定的差距和“時代感”，所以對檔案管理人員的能力以及對計算機的技術掌握都需要進行進一步的提升[4]。

3 辦公自動化環境下醫院檔案管理的策略分析

3.1提高檔案管理人員自身的能力和水平

當前，醫療衛生事業的不斷改革和發展，出現了大量新的醫療內容和相關技術，導致醫院的檔案數量越來越多，所以針對這一現象，對檔案管理人員自身的管理能力和水平就有了更高層次的要求，不但要經驗豐富，而且要熟悉辦公自動化的一系列應用，才能夠很好的勝任辦公自動化環境下的醫院檔案管理工作。所以，針對檔案管理人員自身的能力和水平，醫院在上崗前要進行對檔案管理人員的統一培訓，在工作過程中，也要更多的給這些人員提供相對應的學習機會，不但提高檔案管理人員自身的管理能力，而且要提高管理人員的綜合素質，對理論知識和專業技能的培訓上，要制定相對應的考核制度，不僅能夠有效的激發檔案管理人員工作的積極性和主動性，而且對醫院檔案管理的各項工作，管理人員能夠確切的落實到位，對醫院檔案管理來說具有重大的影響和作用[5]。

3.2建立健全檔案管理子系統

醫院檔案本身的種類就比較多，管理起來比較麻煩，而且對于醫院檔案的分類也需要比較細致，所以醫院要對辦公自動化系統進行大規模的資金投入以及重視力度，在辦公自動化系統實施的基礎上建立健全檔案管理的子系統，也就是說將電子文件與電子檔案管理之間進行有效的連接，不僅能夠方便電子文件的生成和歸檔，而且能夠在這個過程中，不斷的完善辦公自動化系統在醫院檔案管理當中的應。在辦公自動化環境下的醫院檔案管理，要注重人員管理、對檔案的權限管理及工作平臺這些基本組件的構成等等，將這些基本組建要與辦公自動化進行有效的連接，保證電子文件能夠協作運行，這樣不僅能夠提高醫院檔案的使用效率，而且在一定程度上，充分有效的減少了檔案管理系統的成本投入，最終提高系統的適用性和實用性，對醫院的檔案管理也起到了良好的影響和作用。

3.3制定科學化的管理標準

醫院的檔案管理可以說是一項非常繁瑣的工作，包括對檔案的收集、整理、總結、統計、以及分類等等，這些工作程序如果沒有科學化的管理標準來制約，在實際工作當中將會出現很多復雜的工序，所以在醫院的實際操作過程中，要在辦公自動化環境下制定科學化的管理標準，將醫院自身的實際情況與之相結合，對檔案材料的每一個環節都要進行嚴格的審核，這樣才能夠不斷的在完善當中強化醫院檔案管理工作[6]。

在辦公自動化環境下開展醫院檔案管理，是在一定程度上將醫院的檔案管理工作與現代科學技術相融合，不僅能夠推進現代科學技術的發展，而且對醫院自身的檔案管理工作來說也起到了一個很良好的影響，方便醫院的人員對檔案進行調取、查詢、閱覽等等。而且利用辦公自動化實施醫院檔案管理，能夠增加檔案的使用壽命，對檔案管理更加的規范化、科學化，有效的提高了醫院檔案的使用效率，從而最大限度的利用醫院資源來提升醫院的管理能力。

參考文獻：

[1]賀會清.SWOT分析法在三級醫院發展戰略中的應用[J].公共衛生與預防醫學，2015，26（1）：122-123.

[2]劉堅.新時期軍區總醫院SWOT分析與戰略定位[J].解放軍醫院管理雜志，2013，4（20）：303-305.

[3]吳娟述.縣級二級甲等中醫醫院面臨的問題及對策之我見[J].醫學信息，2015，28（4）：202-203.

[4]樊少華.抓好醫院政工管理增強醫院和諧創建能力[J].大家健康（下旬刊），2013，7（10）：620-621.

[5]Tang PC，Ash JS，Bates DW，et al.Personal health records：Definitions，benefits，and strategies for overcoming barriers to adoption[J].J Am Med Inform Assoc，2014，13（2）：121-126.

[6]何鵬云.高品質醫院文化建設的內涵及其模式構建[J].中國醫藥指南，2012，10（34）：378-379.

編輯/楊倩endprint