醫院檔案管理中權變管理理論的應用研究

吳茜

[摘 要]醫院檔案作為醫院的特殊資源，包含醫院的醫療技術發展以及醫院管理方面的經驗總結，是關乎醫院財產、資源、發展的重要資料，需要科學有效的管理方式。本文主要針對權變管理對醫院檔案管理的意義及其應用進行研究。

[關鍵詞]權變管理；醫院檔案管理；應用

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.16.118

[中圖分類號]G271；R197.3 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）16-0-01

醫院是有特殊存在意義的一個機構，與每個人都息息相關。醫院檔案包含醫院相關的黨政管理文書、人事調換資料、病人的病案資料等，這些資料都非常重要，對醫院發展有重要意義。因此，醫院檔案也需要應用更加科學有效的方法進行管理。

1 檔案管理的概念

目前，我國對檔案管理的定義可以從兩個方面來闡述：一個是檔案；另一個是管理。檔案是指一個機構中的，所有的歷史信息以及現時的人事發展等的記錄資料。例如，醫院檔案大部分是醫院過去診斷的一些疑難雜癥的經驗以及相關的治療記錄、用藥記錄等一手資料，都有相應備份，保存在醫院的檔案庫里，以備后人了解醫院的歷史以及學習使用。管理是指檔案資料的妥善管理。每個檔案管理機構都有自己的檔案管理系統，檔案的實體管理是利用科學有效的管理系統來妥善管理資料，從而確保資料的完整性，并在以后可能的情況下整理成本。

2 權變管理的概念

權變管理是一種根據實際情況隨機應變的管理方式，主要根據組織系統內部以及各個組織之間的相互聯系、相互影響，來判斷所處環境的實際狀況，進而確定最合適的管理模式。這種新式的管理理論是在美國率先推行、應用，慢慢傳入我國。權變理論的理論依據是系統的大局觀念，是從系統管理的角度來思考問題，綜合檔案管理的實際情況，來確定適時可行的管理制度。

3 權變管理對醫院檔案管理的意義

3.1 有利于醫院的長遠發展

醫院檔案是相對特殊的資源，對其進行權變管理有利于醫院的長遠發展。醫院檔案非常重要，尤其是病案資料，保護病人的隱私是每個醫院檔案管理的重要內容，若是因管理不善導致資料不慎泄露，后果將不堪設想，會承擔相應的法律責任。除了文書資料管理，現代檔案管理內容還包括各種音像視頻的保存，涵蓋了醫院就診過程中的相應資料，對于后來者有很大的參考價值和紀念意義，權變管理能夠幫助檔案管理人員及時發檔案管理過程中存在的問題以及不足，提高管理人員對檔案的重視，進而確保檔案管理工作的順利進行。檔案管理工作的順利進行有利于醫院的長遠發展。

3.2 提升醫院的檔案管理水平

當前大部分醫院對檔案管理的重視程度不高，導致一些管理工作很難順利開展。醫院發展無非就是醫療技術水平的提高和醫院療養環境的改善這兩個方面，而大部分的人力、物力、財力投入到有發展前景的部門，很少會投入到檔案部門。由于檔案管理部門不受重視，很少有人愿意留在檔案管理部門，導致檔案管理部門人員缺少，更缺少專業管理人才。一些檔案由于沒有進行統一管理，容易造成資料丟失與損壞。權變管理正是基于這種情況，以系統理論為依據，根據檔案管理的實際情況，制定相應的管理措施，彌補了醫院檔案管理制度的不足，經過科學有效的管理，能夠有效提升醫院的檔案管理水平。

4 醫院檔案管理現狀

每個醫院雖然都有一套檔案管理的規章制度，但是這些規章制度大多缺乏系統性和完整性，各部分的細則不夠嚴謹和全面。目前，在醫院的檔案管理中，責任制沒有明確到個人，一些制度制定的不夠明確導致職責的模糊不清，影響醫院檔案的妥善管理。醫院領導對檔案管理也不夠重視，導致醫院檔案管理的松懈和混亂。

在檔案管理中，相應制度不完善，如檔案的收集，很多資料堆積在科室辦公桌上，沒有及時收拾歸檔。一些已經整理好的檔案材料存在不完整的現象，但卻沒有相應的補全措施，管理不夠規范等影響了醫院檔案管理的發展。

5 權變管理在醫院檔案管理中的應用

權變管理不同于傳統的依照程序進行檔案管理，它需要檔案管理人員具有良好的應變能力，能夠根據不同環境、不同情況來把握制度的尺度，隨機應變，不拘泥于制度范疇。檔案管理人員要具有高瞻遠矚的目光，科學有效地進行檔案管理。檔案管理者還需根據國家的檔案管理法，合理制定管理制度和職責權限，加強檔案管理的公開透明性，確保檔案管理的科學性和合理性。

醫院一直非常重視檔案文件的保密性，這也意味著這部分工作需要花費更多的心思和努力。權變管理方式對檔案管理工作既是封閉性的、也是開放性的。封閉性是指檔案材料的完整性與保密性，檔案資料涉及方方面面，內容廣泛，但諸如病患的病況資料，從病患入院治療一直到康復出院都會有詳細記錄，這些涉及病人隱私，要做好保密工作，不能外泄。權變管理有利于更好地做好保密工作，保護患者隱私。開放性是指資源共享，在借閱資料方面，依據權變管理理念制定相應的檔案管理制度，需要合理安排人員，同時還要設立相應的監督措施，防止員工濫用職權、泄露檔案機密等，保證醫院檔案管理工作的有序進行。除了檔案的儲存和管理，醫院應對部分檔案資源進行合理開放，有助于醫療工作者研究以往記錄在冊的一些病例，從而促進醫療行業技術的發展。

6 結 語

權變管理理論的應用對醫院檔案管理有重要的意義。在適應醫院長遠發展的前提下，醫院根據實際情況進行檔案管理，有助于檔案資料的開發應用和研究，而不僅是過去的檔案存儲和保護。醫院在檔案管理上的探索還需繼續，積極將權變管理理念應用于實際管理中。

主要參考文獻

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