云計算環境下的高校檔案管理建設研究

晉曉輝

[摘 要] 云計算環境給高校檔案管理工作帶來了發展機遇，同時也帶來了諸多挑戰。云計算性能優越，要在云計算環境下建設高校檔案管理，就要求擁有更高效的高校檔案管理水平，和更完善的高校檔案管理模式。云計算環境下的高校檔案管理極大的提高了高校檔案管理質量和管理水平，也對高校傳統管理模式產生了巨大影響。同時，高校檔案的電子化、數字化也使得高校檔案管理服務要求不斷提高。云計算大大地提高了高校檔案信息的結構化和智能化。

[關鍵詞] 云計算；高校；檔案管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 15. 061

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）15- 0135- 02

0 前 言

高校檔案記錄了高校教育改革、人才培養、社會服務，關系到高校的發展，而且還是組成高等教育的重要部分。隨著互聯網的普及，電腦、手機早已是人們每天生活不可或缺的部分，隨之人們獲取信息的方式也改變了，高校規模不斷擴大，紙質檔案不能滿足人們的需求，致使高校檔案管理也受到影響，迎來了新的挑戰和機遇。

而借助互聯網，給用戶提供豐富虛擬資源的計算模式就是云計算。利用云計算，人們可以把任務分配給多臺電腦，通過運算，構建一個強大的高校數據管理系統。云計算以其性能，解決數目巨大的數據的存儲、管理和搜索等，使高校檔案信息結構化和智能化。

1 云計算在高校檔案管理中的作用

云計算繼分布式計算、網絡計算開發等之后產生，利用網絡處理虛擬資源，可以把虛擬資源儲存在平臺上，通過一個客戶端，人們就可以隨時隨地瀏覽自己喜歡的數據。相比傳統的計算模式，云計算擁有超大容量，性能絕佳，計算速度也很快；其次，云計算可靠、通用還可拓展，可以把數據儲存在平臺，為用戶提供服務，用戶用手機或電腦可隨時隨地訪問虛擬資源；而且客戶端占內存少，對硬件配置要求低。

高校檔案隨著時間不斷增加，而云計算可以對其進行加工、壓縮、儲存，從而更有效的實現資源共享。還可以通過設置權限，實現教師、學生和非本校人員查閱不同的資源，讓教師的資源和高校檔案共享，方便學生查閱學習。其以電子資源為基本形式，更加方便快捷。用戶可以根據客戶端，使用帳號登陸，在訪問權限之內，快速查閱教學資料。把紙質檔案換成電子版，可以有效節約資源，減少了紙質資源損壞或丟失的情況。而且，云計算里的存儲是多個服務器共同存儲，出現某個服務器的損壞，云計算會把數據快速備份到其他服務器，有效的減少了數據丟失的危險。

通過云計算存儲的高校檔案數據，可以被科學地、合理地存儲，還減少了傳統高校檔案管理模式上投入的成本，可實現了不同設備中間的資源共享。

2 云計算環境下建設高校檔案管理系統

2.1 云計算環境下高校檔案系統的建立

通過儲存檔案、建立云服務平臺和云計算共享體系，建立云計算環境下的高校檔案管理體系。云計算環境下建設高校檔案管理系統，是一項復雜的工程，要充分做好專業技術、工作方法和建設理念等的準備。

首先，建立高校檔案管理系統，要有統一的發展規劃、格式和標準。實現管理現代化、標準化、規范化進而實現信息化建設。檔案內容，要根據國家檔案制定的統一標準，嚴格按照標引規則和著錄格式，進行收集、加工、整理、存儲檔案，方便檔案的傳遞、交流和共享。

其次，云計算環境下建設高校檔案管理系統要根據高校檔案建設情況，建設統籌全局，進行系統規劃，充分利用已有的網絡資源，在不影響高校正常工作的情況下，逐步建設教學檔案應用系統，建設能夠提供最大互聯網服務的高校檔案管理系統。

最后，立足創業創新的形勢下，根據國內外最新發展情況，借鑒其他高校云計算下檔案建設成功的經驗，讓高校檔案管理更先進。

2.2 云計算環境下高校檔案系統的管理

云計算環境下的高校檔案管理建設，一般分為項目規劃、項目招標、項目實施和維護運行等。

首先，項目的規劃。根據高校檔案管理建設全面協調、節約、可持續的要求，提出云計算環境下檔案建設項目。并成立專項工作小組籌備項目，分析國內外高校檔案管理系統建設狀況，規劃項目建設的步驟，合理安排項目程序，商議決定可行性報告，避免重復建設和獨立建設。并進行公開招標工作。

其次，項目的實施。基于已有云計算技術和檔案數量，制定詳細方案，確定建設內容和時間安排。

最后，維護運行。在項目建設完成并完成驗收工作后，應加強高校檔案管理人員培訓工作，提高他們使用云計算的服務能力和操作計算機水平，確保其做好高校檔案管理工作。而且根據檔案的不同，管理方式也不同，還要設置好訪問權限，確保檔案不被人惡意修改。檔案管理人員還要及時反饋工作中的問題和高校檔案需求變化情況，及時上傳檔案，以供學生教師學習使用。

3 云計算下建設高校檔案管理系統服務的提升

3.1 制度化建設是高校檔案管理的首要問題

在完成云計算下建立高校檔案管理服務后，應該建立相對應的制度來完善和優化高校檔案管理，健全高校檔案管理的內容。好的管理制度，可以促進檔案管理工作的積極性，促進高校檔案數據庫的建設。

3.2 高校檔案資源共享

合理的設置，教師、學生和其他人員的訪問權限。在資源共享的同時，不斷更新高校檔案和教學資料，補足不足的部分資源，讓更多的資源實現共享。在對外提供資源共享的同時，加強資源的全面性，不斷讓信息利用更大化。

3.3 跟隨時代，不斷創新

在信息大爆炸的年代，云計算技術也在不斷進步。要加強學習國內外高校檔案管理系統成功案例，不斷完善云計算下高校檔案管理系統建設。endprint

4 云計算下建設高校檔案管理系統應注意的問題

云計算下檔案實現信息化，節約了傳統檔案的空間，而且能夠快速查閱、交流和共享信息。同時，給了“黑客”偷取信息的機會，黑客的造訪導致檔案保密工作受到極大影響。有些檔案管理工作人員，對保密工作不重視，有可能泄露重要檔案。隱私和安全是檔案管理工作的嚴峻挑戰。

云計算下，檔案管理更規范、現代、標準和安全。

第一，要完善高校檔案安全管理制度，確保電子文件真實有效，嚴格要求文件歸檔的管理和監督。

第二，定時組織管理人員學習開會，加強管理人員防范意識，定期使用殺毒軟件殺毒，并檢查防火墻，防止檔案丟失。

第三，定時檢查平臺異常操作，防止有人利用先進技術，改寫學生檔案，和學習資料，造成不必要的損失。

第四，及時更新高校檔案，防止出現學生上不去，無訪問權限，影響正常學習生活。

5 結 語

隨著時代的進步，云計算性能不斷提高，同時云計算下，要求高校檔案管理更加標準化、規范化和信息化，也要求高校檔案管理模式和服務模式也不斷創新.這對高校檔案管理建設提供了新的機遇，同時也面臨新的挑戰。云計算極大的提高了高校檔案管理質量和管理水平，云計算對高校傳統管理模式產生了巨大影響。同時，高校檔案的電子化、數字化也使得高校檔案管理服務要求不斷提高。云計算下高校檔案管理大大地提高了高校檔案信息的結構化和智能化，不斷提高高校檔案的儲存保留效率，同時它也可以宣傳高校，實現信息零距離，控制訪問權限，讓想要了解高校的用戶可以得到最真實有效的信息，解除了紙質上了解信息不全面的問題。

主要參考文獻

[1]李建平.云計算環境下實現高校檔案信息資源整合的措施[J].黑龍江檔案，2015（5）.

[2]閻巍.基于云計算環境下的高校檔案資源共享服務機制研究[J].科技展望，2017，27（5）.

[3]王建宇.高校檔案管理信息化存在的問題及對策[J].重慶電子工程職業學院學報，2013，22（1）.

[4]鄭彩云，向少華.基于大數據的高校檔案管理信息化建設探討[J].開封教育學院學報，2016，36（8）.

[5]池金華.強化高校檔案管理信息化建設的若干思考[J].黑龍江科技信息，2013（1）.

[6]程安琪.新時期高校檔案管理信息安全風險分析[J].黑龍江史志， 2014（15）.endprint