事業單位檔案的數字化管理探討

吳麗媛

摘 要：檔案管理是事業單位管理工作體系當中的重要部分，在開展以及落實各項工作的過程當中需要將檔案信息作為有效的依據和參考，和事業單位的戰略性發展以及可持續性進步有著密切的關聯。當前信息和通信技術正在不斷的發展和進步，數字化技術在事業單位檔案管理當中的應用更加的廣泛，同時更是取得了顯著效果。事業單位的檔案管理要想真正步入現代化發展的新階段就需要和數字信息時代相適應，實施檔案數字化管理。而本文將對事業單位檔案數字化管理的策略進行探討。

關鍵詞：事業單位；衛生局；檔案；數字化管理

事業單位檔案工作是單位保存各項信息資料和為各項工作開展提供信息依據的關鍵所在。可以說，事業單位的發展和檔案管理有著密不可分的關系，而衛生局作為推動我國醫療衛生事業發展的重要的事業單位，更是需要對檔案管理工作提起高度重視，結合當前時代背景來積極推進檔案數字化管理，通過數字化技術的應用來提升檔案管理的科學性和現代化，使得衛生檔案信息資料可以得到良好的保存以及充分的利用，確保衛生局各項管理工作的穩定實施，提升衛生檔案的數字化管理水平。

1 事業單位檔案數字化管理的意義

檔案在衛生局管理工作當中占有重要的位置，更是各項管理工作開展的基礎和依據，而以往的檔案管理主要選用的是人工操作處理的方法，但是衛生檔案信息的內容以及工作量十分的龐大，如果選用主動管理的辦法，不單單不能夠確保準確性，還會降低工作效率和質量，長時間的紙質文件堆積讓檔案信息的查找、維護以及更新面臨著極大的難題，要想實現長久的保存和靈活的應用，更是有著極大的困難。數字化技術則是先進信息技術、通信技術等的有效整合在衛生局檔案的數字化管理當中更是有著極大的應用價值，特別是在逐步的推廣應用當中顯示出了巨大的優勢，技術應用開始趨于成熟，數字化信息檔案管理的作用更加凸顯。具體而言，主要體現在：第一，工作效率大幅提高。數字化的檔案管理使得檔案的歸檔查詢等的實效性得到了切實的保障和提升，對于各種衛生檔案信息都可以準確的進行統計，使得檔案管理工作可以有序穩定的開展。第二，經濟效益大幅提升。對于事業單位的長遠發展而言，時間是效益，更是生命。管理會耗費大量的人力物力以及資金，在很大程度上降低了經濟效益。但是，數字化的檔案管理則節省了各方面的投入和成本支出，使得檔案管理費用大幅降低。第三，檔案利用效率顯著增強。檔案管理的終極目的在于檔案的利用，數字化的檔案利用可以突破時空限制，使得檔案需求者可以方便快捷的查詢信息，使得檔案利用率得到了提高。

2 事業單位檔案數字化管理實施策略

2.1 積極構建檔案數字化管理系統

衛生局檔案管理工作涉及到數量龐大的衛生檔案，這些檔案信息對于衛生局的管理發展來說是極其關鍵和重要的，同時更是推動我國醫療衛生事業發展的重要內容，關系到我國的醫療衛生事業發展質量以及能否與國際接軌。面對這樣的嚴峻形勢和時代條件，數字化的檔案管理成為了必然選擇。所謂數字化的檔案管理就是借助計算機網絡來管理事業單位檔案，將原有紙質化的信息資料進行數字化形式的轉變，并且將起在數據庫當中進行存儲，按照一定的類別將檔案進行歸類，方便管理以及查找利用。借助計算機網絡技術來管理數量眾多的檔案信息有著極大的便利性，而且在信息調用和檢索時更是十分方便，在信息更新當中也不會面臨較大的失誤和問題。但是需要特別注意的是，事業單位在構建數字化檔案管理系統時需要和單位實際進行緊密整合，而對于衛生局來說需要綜合衛生檔案信息管理的需要來恰當的選用數字化系統和設備，構建完善的局域網，并通過信息聯網的方式來把檔案存儲到數據庫當中完成統一保管，增強檔案管理的科學性以及便捷性。

2.2 明確檔案數字化管理責任劃分

就傳統的檔案管理而言，衛生局把大量的衛生檔案信息資料運用紙質資料保存的方式進行管理。這樣的管理方式需要大量的存儲空間，而且紙質資料在長時間積累當中，在查找上會十分的困難，資料受損問題十分明顯。為了有效的改變這一工作現狀為了有效的改變這一工作現狀，實現檔案的數字化整理和歸檔。但是把紙質資料信息轉化成數字化信息資料是一項復雜的工程，更是需要耗費一定的時間。但與此同時，檔案管理工作還在持續的推進當中，檔案信息會不斷的增多。這就需要在推進衛生局檔案數字化管理的過程當中，要明確好各個部門的責任，使得各工作人員能夠密切的配合和做好協調工作，從而提高工作的效率和質量。例如，在進行衛生檔案收集的過程當中，衛生局可以選派兩名專門的檔案管理人員來負責此項工作。在這一崗位上的檔案管理人員需要做好檔案的分類編輯需要做好檔案的分類編輯必須要協助其他部門進行檔案的整理，這樣最終完成的檔案信息才能夠更加的規范整齊，在管理上的難度也大幅降低。

2.3 健全檔案數字化管理規章制度

毫無疑問，事業單位的檔案數字化管理工作的實現需要經歷較長的時間，在這一過程當中，各項工作的處理更是十分的復雜。比方說，對于現有的檔案信息需要掃描錄入，同時還需要制作出不同類型的分類表格，單位當中的會計部門需要做好檔案的記錄，員工檔案信息、會議組織記錄以及單位的規劃和戰略性發展都需要在數據庫當中進行輸入和保存。另外，事業單位還需要結合檔案應用的實際需求來做好檔案類型劃分，提高格式的規范性和合理性。在完成這樣復雜和高難度的工作時，必須要做到科學規范，也就是需要嚴格的檔案管理規章制度來為各項工作提供切實保障和約束。衛生局管理人員需要結合單位發展的現實需要和檔案管理工作的進程來制定數字化檔案管理的規章制度和規范性措施，確保單位當中的每一個部門和工作人員都能夠切實意識到檔案管理的重要性，并且可以依照規章制度當中嚴格的格式規定來做好檔案的管理以及應用，制定嚴格的獎懲措施。

2.4 全面增強數字化檔案安全管理

檔案管理的數字化以及信息化為檔案管理工作帶來了很大的優勢，不僅僅提高了工作效率和檔案的利用率，還使得單位的效益水平得到了顯著提升。在看到其優勢的同時，還需要了解到數字化的檔案管理工作對于信息安全性有著很高的要求，一旦出現信息泄露將會對檔案管理工作帶來致命的威脅，如果檔案管理的安全性得不到保障，那么數字化檔案管理工作的意義也將不復存在。因此，衛生局必須要切實提高對數字化檔案安全管理的重視程度，并且將其作為檔案管理當中的重中之重，從源頭以及整個管理過程當中做好全方位的安全管理。在構建數據庫時需要做好廠家以及供應商的嚴格把關，便能夠確保設備的安全性，嚴格依照設計標準來做好設備的選用和調試。在具體的檔案管理應用當中，還需要對其中的設備和軟件做好升級和技術方面的安全防護。在這一過程當中，尤其要考慮到檔案資料的重要程度，并結合其實際特征來做好不同級別的安全保護，優化檔案服務和安全。

實現事業單位檔案的數字化管理是時代發展以及科技進步的所帶來的突出的成果，為事業單位的檔案管理帶來了巨大的便利。事業單位在今后的發展當中需要繼續推進檔案數字化管理并且要結合事業單位檔案管理的需求和各項管理工作實施的需要來及時發現數字化管理過程中存在的問題和不足，提升檔案管理人員的綜合素質，提高數字化技術應用的效果，顯著改善檔案服務質量，使得事業單位可以真正迎來高速發展的新時期。

參考文獻

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