淺談如何做好檔案管理工作

李瑩

摘 要：檔案是指在各項工作中形成的，具有保存價值的，各種形式和載體的歷史記錄，要工作，其重要性毋容置疑。隨著社會經濟、政治、文化的合作交流及科技的快速發展，檔案管理工作也受到了新的挑戰。本文結合工作實踐，分析了檔案管理的特性及工作中存在的問題，并提出相應的改進措施。

關鍵詞：檔案管理；現狀；問題及對策；創新

1 檔案管理的特性

檔案管理亦稱檔案工作。是檔案室直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，也是國家檔案事業最基本的組成部分。檔案管理的對象是檔案，服務對象是檔案利用者。

2 檔案管理工作中存在的問題

1.檔案管理體制不完善，檔案質量、安全得不到有效保障。有些地方和單位沒有專門的檔案工作場所和檔案存儲庫房，檔案安全保管措施落后，忽視庫房環境管理，由于溫濕度管控不到位、缺少防光防磁措施等原因導致檔案字跡油滲模糊，或是形成“檔案磚”“粉末檔案”，庫存檔案損毀嚴重，造成無法彌補的損失。

2.檔案管理人員專業素養不強。一些單位對檔案管理不夠重視，所以對檔案管理專業人才的培養和發展也不重視，檔案管理人員中，掌握信息技術的復合型人才不多，而且許多檔案管理人員都是兼職，人員不穩定，檔案管理職責沒有落實到具體人員，造成檔案管理工作嚴重脫節，檔案資料流向不清。

3.檔案保密工作落實不到位。計算機和網絡保密防范管理薄弱，缺乏嚴密有效的防范措施。

4.檔案管理缺乏標準化、規范化。檔案管理工作與現代社會發展相匹配的大前提是檔案基礎工作的標準化、規范化。當前大多機關、企業、事業單位檔案工作管理存在的問題是：檔案管理模式老套，技術陳舊落后，許多部門的立卷、編目、檢索等，未按國家檔案局制定的標準規范操作。

5.檔案管理信息化程度不夠高。目前，多數基層單位檔案工作還處于傳統的手工管理模式，沒有實行檔案的信息化管理，收集歸檔還是沿襲幾十年的紙質歸檔，電子文件需要打印后才能歸檔，查閱檔案也完全是人工檢索，費時費力，信息的查全率、查準率極低，在很大程度上影響了檔案管理的工作效率。

3加強檔案管理的主要措施

1.要加強檔案室基礎設施投入，改善檔案保管條件。檔案管理工作不僅是一項政策性很強的工作，也是一項專業技術性很強的工作，檔案管理的好與壞，直接影響到檔案的壽命，機關檔案管理中，條件好的部門檔案室整齊規范，而保管條件比較薄弱的單位還存在只求過得去的思想，給檔案造成了損害。為此，作為單位檔案室必須嚴格按照《國家檔案法》檔案保管標準要求，完善單位檔案室保管條件。要進一步加大對本單位檔案室基礎設施的投入，嚴格按檔案管理“八防”標準要求，不斷完善檔案室的保管條件，盡可能的改變檔案室雜、亂問題，做到檔案室統一整齊規范。

2.建立健全檔案管理規章制度。規章制度是檔案工作實現管理現代化的行為準則。依法治檔，依法護檔，依法用檔。努力提高檔案管理部門的責任意識，建立系統有序的管理體制，檔案的權威性在于其真實可靠性。真實是檔案的生命，也是檔案管理部門的神圣職責。檔案管理的最終目的是為了更好地提供利用。只有增強檔案管理職能部門的責任意識，在工作中堅持照章辦事，努力做到堅持原則不動搖，執行標準不走樣，履行程序不變通，遵守紀律不放松，把好部門自身關，才能確保檔案的質量。

3.著重加強檔案隊伍建設。要加強檔案工作人員的責任心建設、素質培養、安全意識的教育，制定完善的檔案管理制度，把各項制度落到實處，要有針對性地對檔案員進行專門的培訓，不僅要做好檔案實體整理的工作，更要了解檔案信息化的過程，了解各種檔案新載體的物理性能，掌握基本的網絡安全策略和知識。建立現代化檔案管理人才的培養制度，培養融檔案知識、計算機管理知識、信息安全等知識于一體的高端人才，來引領檔案事業的現代化發展。

4.加強檔案管理理論和業務知識培訓。要對檔案管理工作人員注重專業技能方面的培訓，對專職以及兼職檔案管理人員加強業務培訓，在單位開辦檔案管理工作培訓班以及新技術學習班，組織檔案管理工作人員積極地參加培訓，要緊密結合新形勢的具體要求，著眼檔案管理工作的實際情況，對檔案管理工作人員進行計算機應用能力的培訓以及信息化、現代化管理方面的基本知識教育，鼓勵人員學習新知識，鉆研業務，掌握新本領，不斷地開拓思路，進而有效的提升檔案管理工作人員的個人素質以及管理水平。隨著檔案管理數量的與日俱增以及檔案種類的多樣化，使用傳統的工作方法已經無法滿足人們對檔案管理工作的需求，所以，就必須要引進新技術，使用現代化的工作設備。只有在這些物質條件都具備的情況下，檔案管理工作才能實現現代化管理。

5.加強涉密載體管理、確保檔案信息安全。配置檔案專用計算機，并采取有效的身份認證措施，將局域內網與公共外網實行物理隔離，涉密文件具有相應的密級標識，非涉密計算機不得與涉密網絡相連。檔案管理人員要對涉密移動存儲進行嚴格登記，并定期對涉密電子文檔和存儲、處理過涉密信息的計算機、移動硬盤、軟盤、光盤、優盤、錄音帶、錄像帶等進行全面、徹底的清理，嚴格把把好涉密載體保密關，確保涉密檔案信息安全。

6. 重視檔案管理的標準化、規范化。要實現檔案管理的標準化、規范化，檔案工作標準化是建立最佳檔案工作秩序，取得最優經濟效益和社會效益的保障，在檔案標準制定的過程中，要注意改進和完善檔案功能，汲取相關科學知識，來充實和發展檔案管理，以便使所具有的功能更加適合單位對信息的需求，從而更好地為單位服務。

7.實施科技興檔，提高檔案工作的整體水平。利用計算機管理系統，實現檔案的著錄與標引、編目、檢索、統計自動化替代所有手工抄寫工作，實現檔案的自動化處理和網上查詢。通過構建網上檔案服務平臺，把已有的檔案目錄數字化，建成目錄查詢系統為更多的用戶提供服務。建立起一個門類齊全、結構合理、管理科學、設備先進，為單位和社會提供有效服務的檔案館。真正實現電子文檔一體化，實行文件自動收集、編目、鑒定等檔案管理工作。

總之，在高速發展的信息時代，檔案工作必須要緊緊結合時代發展要求，從理念上更新，行動上創新，采取行之有效措施，積極探索檔案現代管理模式，為單位進一步加強科學管理檔案發揮積極的作用。

參考文獻

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