現代信息技術對企業檔案管理的影響與對策

李永元

摘 要：科學技術的發展帶動社會各行各業的快速發展，對于我國企業檔案管理來說，信息技術的快速發展和不斷應用已經開始在企業檔案管理中開始廣泛使用。信息電子化是企業檔案管理變革的未來趨勢，對于企業自身檔案管理的水平，有十分明前的提升。通過信息化技術的使用，不但能夠實現企業檔案管理的信息化數字化網絡化管理，還能夠實現檔案信息的遠程快速傳輸，實現企業檔案管理的社會共享。筆者通過對現代信息技術對企業檔案影響的全面分析，對于其中問題的解決提出了針對性的對策和方法。

關鍵詞：現代信息技術；企業檔案管理；影響；對策

1 現代信息技術對企業檔案管理的影響

1.現代信息技術對傳統企業檔案管理思想的巨大沖擊以及所帶來的相應改革動力

現代信息技術就是以信息技術為基礎，通過生產力和生產關系之間的調整，將信息技術應用在傳統的檔案管理中，實現企業檔案管理各方面水平的不斷提升和相應的改革。隨著現代信息技術的廣泛使用，逐漸凸顯出其本身的特點和相應的作用，實現了對工作效率的全面提升。企業檔案管理的傳統方法已經不能適應企業發展的需要，因此在不斷的改革和創新中，將現代信息技術應用在企業檔案管理中，對企業檔案管理的水平有了較大幅度的提升。與此同時，還需要做好現代信息技術和企業檔案管理水平的控制，確保兩者之間的良好結合。通過不斷的創新和改革，實現現代信息技術在企業檔案管理中的良好應用，創造出新穎的企業檔案管理方式和方法。

2.現代信息技術使得企業檔案管理方式和手段更加先進有效

現代信息技術主要是具有網絡化、信息化和智能化的特點，通過將現代信息技術應用在企業檔案管理中，不但能夠將其本身的特點融入進企業檔案管理中，還能夠實現兩者優點的相互結合。通過對我國現代信息技術在企業檔案管理中的應用進行分析發現，新型的企業檔案管理方法不但具有效率高的特點，而且實現了企業檔案管理的便捷、高效全面發展。現代信息技術通過對企業檔案的改進和變革，實現了數字化檔案的建立，進而實現了檔案的全面共享和快速傳輸。目前利用計算機對現代檔案進行管理狀況十分樂觀，實現了檔案管理的電子化信息化，提升了紙質檔案管理的年限，為檔案的快速查找，奠定了基礎。

3.法制不健全、標準化程度不高等成為新挑戰

對于傳統的檔案來說，一般都是利用紙質進行保存的，因此檔案中存在保密等級以及解密標準的問題，有的檔案本身需要長久的保密，所以很多情況都無法獲得較為良好的信息查詢效果。檔案中如果存在短期保密的內容，也會由于檔案的長期保存要求，進行最長期限的保密。從一定程度上來說，這導致檔案中的相應內容查詢十分困難。對于檔案進行利用的時候，往往由于其中一些方面的影響，導致無法充分的利用檔案中的相應內容，長期以來導致檔案本身的巨大價值沒有被廣泛的利用。

4. 新的形勢，新的要求，大部分人員存在不適應性的情況

隨著現代信息技術的廣泛應用，檔案管理逐漸轉變為信息管理的電子檔案，但是對于管理人員來說，很多人由于沒有較為先進的思想，在進行現代檔案管理的時候沒有相應的信息技術為基礎，導致工作困難重重。很多人對于新時代的要求沒有絕對的正確認識，對于自身傳統的思想沒有正確的認識。很多傳統的工作人員雖然懂檔案管理的相應方法，但是對于檔案管理中的相應信息技術沒有相應的認識。而新招聘的人員雖然具有較為專業的信息技術知識，但是沒有完善的檔案管理技術。

2 加強企業檔案管理水平的對策與措施

1.要逐步優化檔案管理的思想，明晰檔案管理的思路

現代信息技術本身具有較為先進的技術和便利的使用方法，因此想要全面加強企業檔案的管理水平，首先需要優化檔案的管理思想，對于傳統的檔案管理方法和思想都要進行革新。思想作為行動的先導，是確保檔案管理工作水平不斷提升的根本。對于企業的檔案管理人員，需要進行全面的技術培訓，樹立檔案管理人員自身較高的管理水平。對于整個企業的建設和發展中的問題，需要進行及時的解決。樹立全面發展現代信息技術企業檔案管理的理念，將科學化現代化和規范化，列入企業檔案管理控制范圍。

2.不斷加強現代信息技術條件下檔案管理工作的設備設施建設與完善工作

對于現代信息技術在檔案管理工作中的應用，必須要有較為先進的技術設備為基礎，傳統的檔案管理僅僅使用一張桌子、一個本子，但是在現代信息時代，必須要使用符合要求的設備和儀器。對于現代信息技術的發展，檔案管理是基礎，對于檔案管理來說，其中的相應設備是基礎。對于企業的全面檔案管理，需要以符合條件的相應設備和系統為基礎，引進較為專業的管理技術和先進設備，從基礎開始，實現企業檔案管理水平的全面提升。

3.探討并建立科學規范化的管理機制

對于檔案管理來說，其本身是具有長期作用的一項工程，因此在進行檔案管理的時候，需要有較為專業而又健全的管理機制。通過建立科學規范的管理機制，能夠實現現代信息技術企業檔案管理的科學化規范化和標準化。通過利用符合要求的電子檔案，能夠實現對其中各個環節的全面控制和綜合性管理，對于其中的相應細節可以進行全面的控制和查詢。由于檔案本身具有種類繁多大小不一的特點，因此需要建立系統性的管理軟件，做到不同答案的綜合管理。另外對于建立的科學管理制度和流程，需要嚴格的遵從。檔案管理本身就是一件十分嚴謹的事情，所以需要以完整的管理制度為基礎，通過對檔案的整理和收集，實現檔案信息的管理和后期使用，發揮出檔案的重要作用。

4.全面增強檔案管理人員的能力素質

對于檔案管理人員，需要進行全面的技術能力培訓，通過集中培訓，結合檔案管理人員的自行學習，提升所有管理人員的管理水平和管理理念。另外檔案管理部門還需要全面提升區域間的相應合作關系，將檔案管理的相應資源進行全面的整合，實現全面的聯動機制。對于工作中的相依工作經驗和工作方法，要進行定期的交流，全面提升所有檔案管理人員的管理水平。

3 結束語

通過對我國企業檔案管理的情況進行全面的研究和分析發現，隨著我國現代信息技術的不斷發展和應用，企業檔案管理面臨十分嚴峻的發展挑戰。傳統的企業檔案管理方法有很多都已經不能滿足現代的需要，因此需要借助高技術水平的信息設備進行企業檔案的管理。在現代信息技術的條件下，需要全面提升對企業檔案管理和現代信息技術的良好結合，實現全面的檔案管理和改革。確保企業發展良好動力的同時，實現對企業檔案管理的現代信息技術革新。

參考文獻

[1]黃紅英.企業檔案管理淺議[J].現代國企研究.2017（04）

[2]宋云.論加強企業檔案管理提高檔案管理水平[J].報刊薈萃.2017（06）

[3]龐瑩.企業檔案管理存在的問題和對策[J].企業導報.2015（24）

[4]張華.中央企業檔案管理的困境與解決途徑[J].科技與企業.2016（09）

[5]楊少云.淺論企業檔案管理中存在的問題及對策[J].辦公室業務.2016（11）

[6]柴惠賢.企業檔案管理中存在的問題及對策[J].中小企業管理與科技（下旬刊）.2016（08）[7]章莉.論企業檔案管理工作的重要性研究[J].辦公室業務.2016（19）

[8]宋灼蓉.企業檔案管理探討[J].四川水泥.2016（11）

[9]肖艷.探析企業檔案管理中存在的問題與對策[J].辦公室業務.2016（21）endprint