機關(guān)檔案室文書檔案整理中存在的問題及對策

崔瑩

摘 要：檔案文書是機關(guān)里非常重要的資產(chǎn)，這些文檔里面包含了不同部門的當前和現(xiàn)今材料，而文檔管理中的整理工作也十分重要，檔案整理都是按照一定程序進行分工，不管是分類、排序、編號都遵循了一定的程序進行，但是隨著時代更替，檔案整理也變的比較多元化，為了更好地管理檔案文書，本文就機關(guān)檔案文書管理中存在的問題和對策進行探討。

關(guān)鍵詞：機關(guān)檔案；文檔整理；問題及對策

1 文書檔案管理的特點

文書檔案是一個機關(guān)單位中很重要的東西，里面包括了每一個項工作的前后記錄，并且各種部門的細節(jié)都在里面，所以文檔內(nèi)容很多元化，應(yīng)當受到機關(guān)單位的重視。文書檔案的內(nèi)容一般都是人事和重大事件的過程，一般情況下，管理工作者會把這些內(nèi)容依照不同部門進行編號和排序。而文書檔案管理工作的核心就是收集和保存完整的資料，保證了資料的完整和安全，通過完好的管理，在關(guān)鍵時刻可以作為機關(guān)單位的重要依據(jù)，起到一個協(xié)助和有效的幫助。

2 文書檔案管理中存在的問題

1.檔案管理有待進步

機關(guān)單位中的文書檔案管理就目前而言需要更新，因為當前的檔案管理依舊是比較傳統(tǒng)的方式，缺少一些現(xiàn)代化管理的思維，缺少了現(xiàn)代化的分類歸檔的意識。而現(xiàn)代化的歸檔非常重要，目前的管理還依舊是紙質(zhì)的方式，這種方式具有一定弊端，沒有很好的規(guī)范，缺乏了現(xiàn)代電腦化的思維理論，而只有緊跟現(xiàn)代化的整理模式，才能提高規(guī)范性，轉(zhuǎn)變一定的理念，緊跟時代的發(fā)展，創(chuàng)新管理工作。

2.檔案管理的專業(yè)化缺乏

根據(jù)收集調(diào)查發(fā)現(xiàn)，當下的機關(guān)單位文書檔案管理工作的人并不是專業(yè)出身，所以一些檔案管理專業(yè)理論并不全部清楚，這些人員大部分都是從機關(guān)單位內(nèi)部調(diào)崗過去，或者是一些非檔案管理專業(yè)人員，因此，這樣的管理人員對文書檔案的管理有一定的缺陷。文書檔案管理的工作要具備檔案管理的基礎(chǔ)知識，綜上所述，機關(guān)單位在文書檔案管理中是缺乏了專業(yè)性，缺乏專業(yè)檔案管理的人員，另外就是缺乏專業(yè)的管理模式，缺乏專業(yè)的整理模式和編號規(guī)范。檔案管理這個工作本身具備的枯燥和死板，導(dǎo)致這個職位的流動性非常大，工作人員十分不穩(wěn)定，經(jīng)常的替換，這樣就導(dǎo)致了文書檔案管理的接替性缺失，這屬于檔案管理中的基本問題。

3.檔案管理的信息化缺乏

這個時代就是一個信息聚集的時代，所以在機關(guān)單位中的檔案管理也需要信息化這樣的部分，而目前不少機關(guān)單位還處在信息化的末端，還使用了大量的人力物力來整理檔案文書，導(dǎo)致了浪費機關(guān)單位的各種資源，并且紙質(zhì)的資料很容易歷經(jīng)年久而損壞，還需要花費時間進行復(fù)制。這種傳統(tǒng)模式，沒有一個像樣的數(shù)據(jù)庫和設(shè)備，并且沒有信息化的歸類，浪費將是長久性的。如果換了管理工作者，還需要花費長時間的交接工作，稍有不細心和不注意，或許有些資料文檔就會失傳和損壞，無法得到妥善的保管以及復(fù)制，讓下一個管理者無法及時補救，而且無法確認文檔的作用和名稱，一旦需要用到的時候會找不到，這樣對機關(guān)單位來說損失是非常大的，如果引進了信息化技術(shù)來管理文書檔案，那么完全可以省下不少的資源，不管替換了多少管理者，一目了然地歸檔名稱，讓管理者可以很快速的找到所有的資料文檔，復(fù)制成本也省下了。

3 增強文書檔案管理的對此

1.管理中的理念轉(zhuǎn)變

想要提高檔案管理中的各方面，首先要在思想和理念中進行提高和改進，從最根本上面去改變當前傳統(tǒng)文書檔案管理的思想意識，還要不停地跟進內(nèi)部的專業(yè)性，對整理的方式進行創(chuàng)新，并且把整理的效果提到最好，目前，不少機關(guān)單位都要跟隨時代的變革把文檔管理工作做到適應(yīng)時代的變化，適應(yīng)機關(guān)單位的發(fā)展。在這樣的情況下發(fā)揮出文書檔案整理的最佳效果和功能，在理念的轉(zhuǎn)變時期，首先就要對文書檔案管理的重視程度提高，做一些類似于報告會和探討會議，引進一些現(xiàn)代化的管理工作理念和設(shè)備，另外也要重視管理工作者的心態(tài)，對他們重視起來，引導(dǎo)他們從傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化技術(shù)。

2.提高管理人員的專業(yè)化

文書檔案管理這個工作本身就十分枯燥，沒有什么技術(shù)含量，所以機關(guān)單位在招聘的時候比較隨意，只要稍微細心一點的人就能通過，這樣的結(jié)果直接就導(dǎo)致了管理整理中的混亂，毫無專業(yè)化的排序和歸類，連同安全性和完整性也失去了。所以機關(guān)單位一定要提高專業(yè)化的人才培訓(xùn)，增強文書檔案管理的專業(yè)化，機關(guān)單位在招聘管理者的時候，可以從專業(yè)人才上入手，并且內(nèi)部的人才結(jié)構(gòu)也要重視。定期對內(nèi)部人士進行一個專業(yè)的培訓(xùn)和演講，增加他們的專業(yè)化水平，從基礎(chǔ)到高級循序漸進的培訓(xùn)，還可以定期舉辦一些文檔管理法的講座，和不同的機關(guān)單位之間進行互相學(xué)習，學(xué)習彼此的文書檔案整理技術(shù)，積極引進時代最近的管理技能，這對機關(guān)單位的未來發(fā)展也有很大幫助。

3.提高信息化的建設(shè)

如今的時代變化飛速，跟以往的傳統(tǒng)時代完全不同，在這個信息化飛轉(zhuǎn)的時代，機關(guān)單位也要跟著變化，引進信息化的手段去整理檔案，丟棄老舊的整理手法，拋棄紙質(zhì)的的整理法，利用信息化的設(shè)備來管理，跟上時代的管理法。主要改進的辦法有亮點，第一是要快速引進信息化的設(shè)備，進行電腦輸入檔案進行管理，擺脫傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理法，也擺脫了不斷復(fù)制的資源浪費，第二是轉(zhuǎn)變信息化的思維，通過計算機存儲檔案之后，要及時學(xué)習如何利用計算機進行查閱和修改增加，同時也要學(xué)習如何保障這些文書檔案的安全，重視安全保障的建設(shè)，避免檔案被盜取，這樣才能發(fā)揮出信息化管理的功能。

4.檔案整理的效率和程序化

有了信息化技術(shù)的管理模式，在輸入和整理的效率上也就需要一并提高，而提高的手法則是不定期對文書檔案進行優(yōu)化，具體的做法有二點，第一是要對當前的文書檔案有一個大致的分類，整體有一個編號了解，然后根據(jù)簡單和負責進行區(qū)分，選出一個比較簡單的方式進行輸入整理，這樣的行為可以減輕識別，避免一些復(fù)雜的資料讓管理者查詢的時候浪費時間，給機關(guān)單位造成后續(xù)麻煩。第二點是要堅持信息系統(tǒng)化的整理法則，系統(tǒng)化的管理主要是文檔和文檔之間的聯(lián)系清晰，有規(guī)律地進行整理，能夠把所有的文檔都進行關(guān)系鏈接，能夠建立文檔專題，同一類型的文檔歸類在一個專題下，規(guī)范好專題的內(nèi)容，方便于機關(guān)單位的查找。

4 總結(jié)

通過對現(xiàn)今檔案管理的調(diào)查，可見未來的管理檔案發(fā)展會更加專業(yè)化和信息化，文書檔案是社會活動的背后支撐，做好檔案管理的建設(shè)是一個必要的行為，目前的機關(guān)單位檔案管理存在了不少的問題，管理人員自身的素養(yǎng)和專業(yè)技能需要提高，而企業(yè)的管理設(shè)備和模式也需要改變，而引進當下的計算機輸入管理，是改變的第一步，所有的機關(guān)單位都在進行一個全面的改革和更新，利用計算機來管理檔案，徹底告別了紙質(zhì)檔案管理的煩惱，也減少了不斷重復(fù)的工作，在人力和物力之上都是有益的，只有做到跟得上時代的步伐，對機關(guān)單位的發(fā)展才能有很大的幫助，尤其是在需要使用到檔案的時候發(fā)揮出其價值。

參考文獻

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