事業單位檔案管理的現狀和對策

魏琳

摘 要：檔案作為一種信息的表現形式，在任何一個時代都具有重要的記錄意義。事業單位是國家和政府政策的具體執行機構，因此在檔案的管理屬性和功能上具有特殊的意義。但是在具體的檔案管理工作中，事業單位的表現并不盡如人意，從物質基礎到制度建設，從人員素質到信息化水平，都處于一種不完善的狀態。本文從兩個方面闡述事業單位的檔案管理工作。一是現狀，二是對策，以期為事業單位更好的服務社會、服務民眾提出可行性的策略。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；現狀；對策

檔案管理工作是對實體檔案和信息檔案進行收集、整理、保存、鑒定、統計、歸納，并利用其為相關的部門和人員提供服務的一種活動。事業單位的檔案中包含了大量國家和政府工作中的重要信息，因此在檔案的管理上需要更加全面而慎重。

1 事業單位檔案管理工作的現狀

事業單位的檔案管理長期處于管理意識落后、運用效率不高、管理工作不力的狀態中，這既和內部的體制建立有關系，也和外部環境的發展變化有關系。

1.1 制度缺失，體系匱乏

事業單位的檔案管理工作常年處于一種不被重視的狀態，大多數行政領導認為其不能直接展現行政業績，因而抱著可有可無的態度始終不下大力氣進行制度的建設與完善。從檔案管理的制度建立到工作人員的工作內容確定，事業單位的檔案管理工作始終和時代的發展存有一段距離，呈現出一種“垂暮”的狀態。更為嚴重的是，對待一些重要的數據和資料的管理，事業單位也有些“漫不經心”，在關鍵事件的處理效率和處理結果上嚴重阻礙了事業單位整體的工作質量。而在事業單位內部各個部門的橫評中，檔案管理部門的工作也與其他部門的工作嚴重脫節，這不僅造成了內部檔案的不完整，也造成了外部檔案的不統一，偏差性的信息收集與整理是檔案管理工作中最為致命的問題。

1.2 手工檢索，信息化低

我國現有數據庫大致有四千余個，有一些是專業性比較強的，有一些是綜合性比較高的。但是事業單位在檔案管理的信息化上并沒有充分利用這些數據庫。截至2016年底，我國能夠對外開放的行政管理資源還不足6%。綜合管理的檔案資料的開放程度也沒有達到10%。這表明我國事業單位在檔案管理上的信息化技術運用與支持連基本標準都無法達到。再反觀已經開放的檔案資源，它們散落在不同的數據庫中，難免會出現大量同質化、同類化的信息，占用了大量的公共資源的同時，對于公眾來說，可利用的價值也不高。另外，事業單位的檔案管理工作人員在實際工作過程中，對信息化手段的利用并不高，他們或是不熟悉，或是不習慣，更愿意相信手動檢索的結果，這就直接造成了檔案管理工作的速度低、精準率低。

1.3 人員隊伍，素質低下

檔案管理部門不受重視的一個最明顯的表現就是部門中的人事安排隨意性大。單位的領導常常會將一些年紀比較大甚至是快退休的工作人員安排到檔案管理部門，所以在很多單位，檔案管理部門等同于養老部門。還有一些單位的檔案部門的工作人員只有一、兩個，他們還大多是臨時性的兼職，主要擔任的是自己部門的工作，只在需要整理或調研時被臨時借調到檔案管理部門。因此，檔案管理就成了“爹不親娘不愛”的部門。在信息化時代下，檔案管理工作的外部環境時時變動，從事這個部門的工作的人員如果認同了自己在單位中的位置，不進行專業上的提升，甚至是懼怕在自己的工作中引入先進的技術，工作的效果可想而知。而這種消極的職業氛圍很容易彌漫，造成檔案管理人員隊伍的建設上后繼乏力、持續低迷的狀態。

2 事業單位檔案管理工作的對策

檔案管理工作對于事業單位來說是一個傳統的部門，有很多積重難返的東西不可能在短時間得到改變，但是部門本身要有迎難而上和完善創新的意識，把工作落到實處、落到細處。

2.1 建立完善嚴格的事業單位檔案管理制度

事業單位的工作是直接代表國家和政府的形象來開展的，社會主義的發展離不開事業單位的貢獻。所以，無論從國法的角度出發，還是從家規的角度立意，都要對事業單位的檔案管理制度進行建設和完善，并采取一系列嚴格的措施予以保障。事業單位的檔案有很多會涉及到國家的機密，這部分內容就一定要嚴格遵守國家頒布的檔案管理法則的規定，并根據時代的發展和現實的要求再酌情增加一些檔案管理的規章制度，能夠細化到所有的行為上，才能全面的約束所有從事檔案管理工作的人員和使用檔案的相關人員的工作。只有依法辦事，按章處理，才能從根本上杜絕監守自盜的發生，確保事業單位的檔案管理是安全和有序的。

2.2 提高事業單位檔案工作的使用率

針對行業內部持續低迷和滯后的部分，必須要全面實施事業單位檔案管理工作的改革。傳統的檔案管理方式在事業單位不可能馬上消除，但是可以以揚長避短的方式存在。事業單位的檔案管理部門雖然單獨設立科室，但是在專業人員的安排上還需要改進，招聘本專業的畢業生或是有豐富的專業經驗的工作人員是檔案管理工作首先要做的事情。其次，一改檔案散亂存放的現狀，將所有檔案集中化，改變使用起來不方便，易丟失的情況，集中的檔案存放可以幫助工作人員將所有的檔案進行分門別類、鑒定檢索、收集保存。對于事業單位的實際工作會非常清晰和完整。再有，全面引入信息化管理技術，大力推進檔案管理的信息化，是檔案管理工作的大勢所趨，可以使檔案的管理工作更好的為本單位的工作進行服務，推進事業單位整體工作的發展。可喜的是，很多事業單位已經意識到了這一點，在信息設備和信息技術的引進上做了很多的工作，但是信息技術瞬息萬變，事業單位的檔案管理信息化還有很長的一段路要走。

2.3 提高事業單位管理人員的信息化素養

在全數字時代如果還是按照傳統的管理和檢索方式使用檔案，只能是嚴重阻礙和滯后檔案事業的發展。事業單位并不是沒有實力使用數字化的設備和技術，只是在管理意識和管理行為上，人們對于數字技術還有所排斥。因此，事業單位必須將自己工作的性質和內容結合起來，把數字化技術的發展放在這個背景之下進行緩步但堅定的建設。其中，檔案管理人員的素養是最為關鍵的因素。因此，相關的領導部門應該從意識形態上注重檔案管理工作，組織工作人員進行定期的、專業的培訓，針對工作中遇到的信息化技術難點進行專題培訓，使工作人員真正的認識到引進信息技術對自己工作質量提升的重要性，激發出使用信息化技術的熱情和動力，從而將熱情轉化為實實在在的工作效率。其次，過硬的數字技術還需要配合相應的保養和維護工作，除了單位給予一定的物質和技術保障之外，工作人員也要掌握一些相關的技術，充分利用先進的信息技術手段提高檔案的管理和使用效率。另外，還應該注意培養檔案管理人員的應急事件處理能力，做好信息技術的后備力量儲備。總而言之，工作人員的一顆紅心與兩手準備，是做好黨的檔案管理事業最核心的素養。

3 結語

綜上所述，我國正處于經濟事業高速發展的時期，事業單位代表著國家和政府的形象，檔案管理工作是國家和政府工作軌跡的梳理，也是未來工作的依據和指導，因此，檔案管理工作的基礎建設的重要性是不言而喻的。從意識形態上重視檔案管理工作，從工作上落實檔案管理工作，將這項工作和外部環境的發展變化緊密的結合在一起，通過內部機制和人員隊伍的全面建設全面提升檔案管理工作的效率，使傳統檔案管理工作獲得全面的革新與成長，可以為國家和政府工作提供堅實的力量。

參考文獻

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