中學檔案管理信息化建設的有效策略

黃力彤

摘 要：中學檔案是國家檔案的組成部分，切實把中學檔案管好，對發展我國的教育事業具有重要的作用，但一個學校的檔案數據極其復雜，用傳統的方法對其進行管理并非易事。數字化時代的到來，現代電子技術的廣泛應用以及信息化建設在學校發展中的逐步推廣，國內中學的學校管理工作也逐漸走入國際化從而開展了檔案電子信息化建設。本文闡述了中學檔案管理信息化建設的重要性，并指出了實施的途徑。

關鍵詞：中學檔案管理；信息化建設；策略

隨著我國經濟水平的不斷提升，信息科學技術的更新換代速度也逐步提升，我國社會也正在逐步走進信息化時代。檔案管理作為中學學校管理工作的一個不可缺少的環節，是提高學校工作效率和進行教育教學改革的必要條件，也是衡量一所學校管理和教育教學工作水平的標志。隨著我國經濟水平的不斷提升，信息科學技術的更新換代速度也逐步提升，使得傳統的檔案管理工作和檔案室功能都發生了變化，校園趨向于進行信息化和數字化的發展模式。在這樣的時代背景之下，實施中學檔案的信息化建設已經成為了檔案管理的未來發展趨勢。

1 中學檔案管理信息化建設的重要性

加強中學檔案管理的信息化建設已成為時代發展的必然趨勢。如何有效地利用和發揮電子信息技術在中學檔案管理中的功用，成為加快中學信息資源建設的重要課題，學校領導及檔案管理人員必須對此給予高度重視。

（1）互聯網技術的發展，使我們生活中的各方各面都離不開計算機的幫助。我們現在生活在市場經濟的時代，競爭壓力大，誰能夠取得先機，誰就能獲得成功，如果學校能夠想在未來的發展中越走越好，那么就需要積極的跟進時代的步伐，順應時代的要求。

（2） 學校的檔案信息可以使學校的決策者更加清楚的知道學校具體狀況，以此來制定學校的發展戰略。而在我們傳統的檔案建設工作中，我們需要花巨大的時間和精力去整理這些檔案，而且在尋找我們需要的檔案時也不是那么容易的。那么在建立學校檔案信息化之后，老師或者學校的決策者想要獲取檔案就是非常方便的了。可以隨時隨地的獲取自己所需要的信息，來加強對學校的基本情況的認識，以此來做好學校工作的相關決策。這樣，當學校需要合適的機會的時候，就可以把握住機會，然后當學校遇到問題的時候，就也能及時的知道問題出在什么地方。

（3）可以提高相關工作者的工作的效率，進而提高學校的辦公效率。學校的檔案里，一般主要包括學生、教師的基本信息，學校在平時的教學活動和日常管理的過程中形成的一些有價值的文案等等的。這些檔案對學校，對個人的發展都是極為重要的。但是現在的大部分學校采取的是傳統的檔案管理方式，可以利用這些檔案的人是非常少的，而且查看過程極其麻煩，所以這些檔案所能夠創造的價值就非常的小，而這絕對是檔案管理者所不愿意看到的。當學校對學校的檔案進行信息化建設后，不但能夠使相關人員的工作效率得到提高，而且還可以推動學校在教育事業方面的更好的發展。這一檔案的信息化建設，對于學校來說，是有重大意義的。

2 提高中學檔案管理信息化建設的有效途徑

檔案管理信息化是一項需要運用多種學科知識、多專業配合、多部門協作、多環節配套的復雜系統工作，本文從以下幾方面對如何實施這一工作進行簡要的闡述。

2.1 加強中學檔案管理的服務意識

增強檔案意識是做好中學檔案工作的前提，強化中學檔案管理，不能僅僅要求檔案管理專員加強服務，而應當從全員入手，要求學校的各個崗位、各個部門都通力配合，樹立全員檔案意識，協助檔案管理專員做好檔案管理工作。首先檔案管理在學校工作中的重要性，應當得到中學教職工的認同，要徹底擯棄檔案工作可有可無的思想，要將檔案工作當成重要的中學管理任務來執行。其次，中學檔案管理與各個職能部門之間的協作關系應當明確。檔案管理的根本是為了各個部門之間傳遞、儲存信息服務的，是大家儲存信息、利用信息的手段和窗口。檔案管理辦公室應當定期給各個部門或教職工培訓檔案歸檔和檔案收集的講座，使大家了解檔案管理員的工作職責，和大家主動提交檔案的意識。

2.2 提高檔案標準化、規范化水平

目前，檔案信息自動化系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件雜亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。筆者認為對這一問題取得共識是系統建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉變給我們的啟示是：檔案管理信息化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首先要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案信息化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

2.3 提高檔案原件的準備工作

從現有的技術條件和需求出發，信息化管理在學校檔案工作中的應用，主要是編目和檢索兩個方面。要實現這兩方面的應用，必須首先對檔案文件進行預處理，它包括：

（1）依據檔案文件或案卷的內部特征和外部特征，將其中具有檢索意義的各個信息摘出，制成檔案的二次文獻卡，它是文件中有用信息的集合。這樣一個對文件或案卷的內容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程稱作著錄。著錄是信息輸入計算機的前提。目前，全文存貯，有賴于高密度的存貯介質，如光盤、縮微膠片等，在這些存貯技術尚不能應用之前，必須首先將檔案文件加工處理成二次文獻，輸入計算機，實現非全文的線索檢索。著錄質量的高低，直接影響到檢索結果的好壞。

（2） 通過對檔案原文的審讀和分析，確定文件的主題內容，并用規范化的主題詞，將其主題內容表達出來。這樣一個用主題詞來標識文件或案卷的主題內容的過程稱為主題標引。檔案檢索的全過程包括檔案信息的存貯和檢索兩個方面。檔案信息的存貯指編制檢索工具和建立檢索系統；檔案檢索指利用這些檢索工具和檢索系統來查找所需的檔案。當存貯檔案信息時，檔案標引人員要把檔案文件的主題內容分析出來，使之形成代表文件主題的概念，并選擇主題詞，把這個概念標識出來。然后，納入檢索工具和檢索系統。當檢索檔案時，檔案檢索人員也應首先對檢索的課題進行主題分析，把它所涉及的檢索范圍確定下來，使之形成若干能代表檢索目的的概念，并把這些概念轉換成主題詞。

（3）檔案數據庫的建設。首先學校需要有一個大容量的數據庫系統，可以容納學校在整個發展中，所有的檔案信息，這樣我們以后才能更加清楚具體的了解學校的歷史，以及他的發展歷程。而且這個數據庫，需要我們不斷的完善和發展，需要消耗我們的財力與物力。其次，這個數據庫可以全校共享，使得每一個人都可以更加的了解學校。設置不同的等級，使得老師，同學，領導享有的信息是不同的。但是又都能使得他們獲得他們所需要的信息。這就需要我們引進相關的人才。然后就是數據庫的系統必須要是方便可靠的，使得我們能夠方便，輕松的獲取我們想要的信息。這樣我們才可以為我們的學校的發展做出更好的貢獻。

2.4 提高檔案管理人員的專業素質

中學檔案管理信息化建設一個系統的工程，每一個環節度非常重要，這不僅僅是是實現學校管理水平的一個項目，同時也是為了適應現代化中學信息化與智能化管理全面構建與發展的而存在的。在進行建設中學檔案管理信息的過程中，學校的管理層應該重視檔案工作著的教育培訓，使得檔案工作者能夠與時俱進，熟練掌握運用各種形式的業務學習，不斷提高自身的素質，掌握專業技能和信息化知識。學校應該在引進師資的過程中適當調整檔案管理機構的組織設置，優化管理人員結構，努力打造一支高素質、高層次的復合型檔案管理隊伍。

3 結論

總之，學校檔案是學校發展進程中的必然產物，是學校教育教學活動的記憶載體，是學校文化軟實力的存在形式。然而，傳統的檔案管理模式已經不適用于現今隨著社會進步而高速發展的中學校園，檔案事業的發展面臨前所未有的挑戰，幸好，人類已經進入信息化社會，網絡信息技術被廣泛的應用，中學學校管理工作也逐步使用網絡信息技術開展。因此，進行有效的中學檔案管理信息化建設，逐漸使學校檔案以數字化的形式、信息化、文件以及檔案都以電子的形式規范管理，為學校的建設發展提供更好的服務，同時也為科研、教學、管理更好服務將成為中學學校的目標。

參考文獻

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