住房公積金檔案管理問題及對策分析

聶緒敏

摘 要：住房公積金檔案管理是經辦機構在對住房公積金事務辦理程序中產生的有價值記錄的管理工作，以住房公積金的繳納、提取和個人住房公積金貸款等幾個方面的內容為主。隨著近年來對住房公積金使用的家庭越來越多，其管理工作中的部分問題也逐漸凸顯出來。本文以工作實踐結合系列文獻資料，對存在于住房公積金檔案管理工作中的部分問題進行分析探討，針對這些問題進行相關解決措施的研究，旨在確保住房公積金檔案管理工作的正常運行。

關鍵詞：住房公積金；檔案管理；問題及對策

由于近幾年不斷增多的住房貸款數量以及住房公積金的提取數額，帶給了住房公積金的檔案管理工作新的挑戰。而對于存在于檔案管理工作中的部分問題的解決措施，對如何做好住房公積金檔案管理工作有著極其重要的意義，因此，對于住房公積金檔案管理問題的對策是當前刻不容緩的工作。

1 住房公積金檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理的制度不統一

由于住房公積金檔案管理工作缺少統一的管理制度，大多數地區在對檔案進行管理時通常都是通過以往的管理經驗進行。然而公積金檔案的管理是近年來才開展的，在管理過程中沒有科學合理的正確做法可借鑒，大部分地區制定的制度并不全面、系統，而不完善的管理制度導致檔案管理工作的準確性、有效性和全面性都會受到影響，對我國的住房公積金也造成了一定的影響。

1.2 檔案收集歸檔不夠完整

目前，住房公積金管理機構由于沒有統一、規范的業務和管理模式，導致同一城市不同地區的管理機構也會出現很大區別的管理。同時，由于住房公積金檔案管理工作內容多而復雜，工作人員較少，通常情況下除了檔案部門直接接受的資料，其他資料都是分散于管理中心各科室，從而導致在收集檔案資料并進行歸檔的過程中，很容易產生資料遺漏的問題，影響檔案管理的后續工作。

1.3 缺乏專業的檔案管理人員

由于檔案管理工作人員稀少，大部分地區都是以招聘兼職或單位臨時委任的人員進行檔案的管理，缺乏專業的檔案管理知識和技術[1]，通常只能做好簡單的日常工作。對于檔案管理中計算機的應用、數字化管理和檔案微縮等信息技術的管理方法無法運用，導致檔案管理工作的效率極低，同時對管理工作的準確性無法提供保障。

2 加強住房公積金檔案管理的對策

2.1 制定完善的住房公積金檔案管理制度

住房公積金管理機構應結合工作實際，對住房公積金檔案管理制度進行完善，對檔案管理中檔案收集、整理、保管和歸檔的工作進行明確，規范檔案管理工作的具體操作方法，確保檔案的準確、合理性，實現檔案管理工作的規范化和標準化。

2.2 提高檔案管理認識，建立獎懲制度

住房公積金管理中心人員應將傳統檔案管理思想改變，對檔案管理工作的重要性進行明確，充分認識檔案工作對住房公積金日常事務的重要性。在單位規范化管理中，檔案管理不僅是基本要求，還是確保住房保障體系的健全、信用和和諧社會的構建以及公積金貸款風險化解防范的重要內容。因此，加強檔案管理工作的有效性能夠使住房公積金工作更好的進行，并利用人的主觀能動性提高對檔案管理重要性的認識程度。充分認識到檔案管理的重要性，加強對管理日常工作的監督力度。建立合理的考核制度，對于考核不及格的人員加強培訓。同時建立獎懲制度，對工作完成優秀的人員進行鼓勵并給予一定的獎勵，促進檔案管理工作人員工作的積極性，使每一位工作人員都能全身心的投入到工作中，切實落實自身的工作職能。

2.3 提高檔案管理人員專業素質

首先，應培養一批對公積金業務和檔案管理工作熟悉的技術人員，條件允許的部分地區可以在高校中進行檔案專業優秀畢業生的選拔，擴大專業技術人員隊伍，使檔案管理工作的質量得到有效提升。其次，對檔案管理現有工作人員進行專業知識、技術的培訓[2]，以重實效的方向按需施教，通過專家指導教學、公開培訓活動等提高工作人員對專業知識的掌握，同時開展技術交流活動，使檔案工作人員之間進行溝通交流，汲取他人的經驗，幫助工作人員綜合技術和管理水平得到全方面的提升，從而促進檔案工作質量的提升。

2.4 加強檔案管理軟硬件設施的建設

增加投入檔案管理軟硬件設施方面的資金，通過添設多種現代化設施，如網絡、計算機、防盜系統和服務器等，促進檔案管理體系的現代化建設。同時，也應加強檔案管理軟件建設，例如先進的檔案管理平臺、檔案檢索系統和檔案檢測系統等。為了使檔案管理與信息時代的發展同步，加強數字化檔案管理建設，使檔案管理實現無紙化，對于極其重要的檔案以紙質、數字兩種存檔方式進行雙重保險，使檔案管理能提供給住房公積金更好的管理服務。

3 結語

制定完善的檔案管理制度，明確檔案管理工作的重要性，以優秀的專業化技術人才進行檔案管理，推動檔案管理工作的發展。同時，以激勵和獎懲制度能夠促進工作人員工作的積極性，建設良好的住房公積金檔案工作環境，使檔案管理工作的質量和效率得到提升，便于住房公積金的服務更好的進行。

參考文獻

[1]宋娜.淺談住房公積金檔案的特點及檔案管理[J].經營管理者，2016，（21）：285.

[2]孫麗茹.住房公積金檔案的特點及管理策略分析[J].科技展望，2016，（20）：256.