地方高校檔案數字化研究內容綜述

【摘 要】本文利用CNKI數據庫中2010-2015年國內地方高校檔案數字化領域的研究論文，從地方高校檔案數字化的概念界定、發展歷程、對象、方式和必要性、可行性等幾個方面進行了數據統計和主題分析。

【關鍵詞】地方高校；檔案數字化；研究內容；綜述

一、概念的界定

高校檔案是高校在教學、科研、管理等活動中直接形成的文字、圖表、聲像等各種材料和歷史記錄，包括黨群類、行政類、學生類、教學類、基本建設類、產品生產類、出版物類、外事類和財會類檔案，載體形式有紙質、電子、照（膠）片、錄像（錄音）帶等。

檔案數字化是指利用計算機、掃描、數字影像、多媒體、數據庫、存儲等各種現代化技術，把各種載體的檔案資源轉化成為數字化的檔案信息，形成一個有序結構的檔案信息庫，把檔案信息資源以數字化的形式存儲，以網絡化的形式相互聯結，通過計算機系統進行管理，通過計算機網絡及時提供利用，實現檔案資源共享。

檔案數字化包括檔案數據庫建設、管理，檔案網絡、網站建設與維護，軟件開發與設計，計算機、網絡硬件設備的管理與維護，縮微設備的管理與維護等內容。

二、文獻統計與資料分析

本文以《中國學術期刊網絡出版總庫》為檢索平臺以“主題”為檢索途徑，以“地方高校”、“檔案數字化”為檢索詞（其中“地方高校”涵蓋“地方高校”和“地方院校”等各個詞形），采取“模糊”匹配，時間跨度為2010年至2015年。對檢索到的同一篇論文、誤檢論文、簡報、簡訊、文摘進行剔除。對一稿多投（即同一作者所著的題名和內容基本相同的論文）僅保留最先發表的論文，剔除其它。經過反復篩選核對，得到最終檢索結果10篇。

表1可知，六年間地方高校檔案數字化研究共發文10篇，年均發文1.67篇。其中2015年發文最多，為4篇，占發文總量的40%；2010年次之，為3篇，占發文總量的30%。除了上述兩個年份發文量相對較高之外，其他年份發文數量總體平穩，說明目前我國地方院校檔案數字化研究正處于初始階段。

三、目前地方高校檔案數字化研究的主要內容

（一）地方高校檔案數字化的發展歷程及數字化對象、方法

1.地方高校檔案數字化需要經歷三個發展階段

（1）實現自動編目、標引、存儲和檢索的檔案工作業務流程自動化階段。

（2）館藏檔案數字化階段。

（3）實現檔案信息資源共享的聯合數字檔案館階段。

2.地方高校檔案數字化建設作為“數字化校園”建設的重要組成部分，數字化對象主要有兩種

（1）把紙質檔案轉換為數字格式。

（2）把計算機大量應用于教學、科研及管理而產生的電子檔案；其基礎建設主要包括計算機設備、路由器、交換機、存儲器、數據庫管理系統和操作系統等。

3.目前地方高校紙質檔案數字化基本都是通過業務外包的方式進行，其內容主要有六個方面

（1）前期準備工作，包括拆訂拆卷、目錄校對、補頁碼等。

（2）文件格式要求，應選擇占空間少，存儲、瀏覽快捷方便，便于與學校檔案系統相銜接的文件格式。

（3）編輯和著錄規范，應依照《檔案著錄規則》（DA/T18）的標準，方便日后檢索利用。

（4）存儲和備份，檢驗合格的數據應及時備份，注意備份質量的同時要做好內容、類別、日期、磁盤標號和密級等標注。

（5）檔案數據的關聯和驗收，要注意檔號、文件名、頁數、圖像總數等是否一致，確保一一對應關系。

（6）數字化后檔案實體的處理，要注意保持原貌。

（二）地方高校檔案數字化的必要性、可行性

1.必要性

從對檔案的安全保管上來看，數字化檔案具有易于保存，保護檔案實體不會因多次翻閱利用而受損，保護庫存檔案安全的最大化。

從對檔案的利用來看，數字化檔案具有方便查詢利用的優勢。建設數字檔案館，是實現信息社會數字記錄持續積累，長期保存，保中管理、統一控制和有效利用的重要途徑。

從長遠來看，數字化檔案能夠降低成本，提高效率。地方高校經費緊張，可投入進行檔案管理的資金有限，更應盡快進行檔案數字化建設。同時檔案數字化也有利于提升檔案工作者的形象和社會地位，對學校教育發展具有促進作用。

2.可行性

（1）對地方檔案高校數字化建設的可行性分析。

從技術支撐上看，目前我國各高校都已建立了能夠將各部門信息資源進行整合的校園信息網絡平臺，檔案管理部門能在各職能部門提供的信息的基礎上，對其進行整體分類、錄入數據庫，進行數字化管理。

從客觀需求上看，地方高校推行檔案數字化管理有助于節約學校資源，提高教學資源的利用率，節約辦學。

從可操作性上看，當今計算機的發展速度驚人，硬件、軟件系統和數字化管理設備更新較快，這為檔案數字化管理提供了現代化的辦公設備和網絡平臺。

（2）對地方高校檔案數字化業務外包的可行性分析。

從理論層面上看，通過用“核心競爭力理論”和“勞動分工理論”闡述了只有采用業務外包的方式，才能解決大多數高校沒有專業的工作人員和設備這一問題。專業的檔案外包公司不僅配備先進和完善的設備，同時具備經驗豐富的數字化人才，由專業檔案外包公司承擔檔案數字化在質量上和效率上更有保障，利大于弊。

從實踐層面來看，檔案數字化業務外包在國內非絕無僅有之事，在北京、上海、廣州等地的檔案館外包成效顯著，檔案外包企業的業務流程、技術措施已相當完備，完全能夠提供客戶所需的數字化產品。

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作者簡介：

官方（1992～），女，漢族，廣東韶關人，碩士研究生，韶關學院檔案館檔案管理員，研究方向：中國文學、檔案管理。

基金項目：2015年度廣東韶關學院立項科研項目：地方高校檔案數字化建設研究（項目編號：S201501035）。