民生檔案信息在高職院校的開發利用途徑研究

喬永會+王磊

摘要：檔案是國家機關、社會團體和個人從事社會活動的最直接、最真實的歷史紀錄。高職院校民生檔案是學校教職員工在教育教學、科研、管理，學生在學習、課外活動中形成的各種門類的檔案記錄，涉及到學校檔案的絕大多數類別。隨著整個社會越來越注重個人誠信，單位、機構越來越注重利用檔案信息，高職院校檔案中將有越來越多的檔案涉及師生的民生問題。如何開發利用好這些檔案信息，讓民生檔案成為解決民生問題的關鍵信息來源，將是檔案工作者應積極探索做好的工作。

關鍵詞：民生檔案；高職院校；途徑

中圖分類號：G717 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2017）35-0086-02

人們已經越來越意識到開發利用檔案信息的重要性，本文將以日照職業技術學院檔案信息開發利用為例，深層次、多渠道地探究如何開發利用學院的檔案信息，尤其是民生檔案信息，找出高職院校檔案信息利用的方法與途徑，更好地為高職院校的教育教學服務，為師生的切身利益服務，為今后高職院校檔案工作提供有借鑒性和指導性的依據。

一、民生檔案資源的整合

1.民生檔案資源在高職院校的整合。實現民生檔案信息資源共享已成為信息資源發展的一種必然趨勢。日照職業技術學院作為高職院校，檔案工作的最終目的是為了滿足全院教職工的內在需求，也是學院檔案工作和檔案事業發展的重中之重。學院民生檔案如人事、工資、職稱、科研、教學、職工福利等檔案來源相對分散，分別由校內組織人事處、教學科研處、工會等部門產生和形成，并由其產生的部門管理，在次年三月底按照歸檔制度交給學院檔案室。最后由學院綜合檔案室利用信息技術手段對校內的各類民生檔案信息資源進行歸類整合，實現校內民生檔案資源的共建共享，通過當地的政務內網建立統一的共享服務平臺。

2.高職院校檔案資源的利用方法和創新。高職院校檔案管理隨著科技網絡技術的不斷發展，許多高職院校的綜合檔案室通過校園網絡建立了相應的檔案信息平臺。日照職業技術學院綜合檔案室通過學院的檔案管理網絡對二級院部和處室的進行權限控制。在學院二級院部及處室需要對民生檔案進行查閱時，通過學院校園內網的客戶端進入學院檔案管理網絡，在學院綜合檔案室賦予的權限范圍內進行數據庫檢索、在線查閱下載，對各種載體檔案信息進行有效地利用，突破了最原始的檔案利用體系，適應了時代網絡的發展。特別是民生檔案信息利用工作，必須要有新的突破，它關系到各個教職員工的切身利益。民生檔案信息利用突破點首先是要有獨立的檔案管理軟件，必須保證檔案信息的安全可靠。高職院校的校園網絡必須與學院檔案管理網絡兼容，相互連接暢通。其次民生檔案信息要齊全，特別是關系到教職員工切身利益的科研、教學、學籍、房產信息要及時并且要準確無誤，以保障查詢者順利查閱。加強對全院教職員工的檔案意識培訓工作，特別是對新入學的大學生進行各種形式的檔案普及宣傳，是高職院校的師生員工了解、熟悉學校檔案的內容。

二、豐富高職院校的檔案館藏，多渠道開發檔案的利用途徑

1.館藏豐富是檔案信息資源的基礎，加大檔案信息資源的開發，為資源利用打下基石。高職院校豐富的館藏是檔案信息開發利用的基礎，特別是關系到教職工切身利益民生檔案更是吸引利用者的法寶。檔案館藏數量達不到，就沒有檔案信息資源，而“巧婦難為無米之炊”，也就無法談到檔案信息的開發利用。作為學院檔案管理部門，近些年本校結合示范院校建設和各類評估，提前做好協調工作，在評估過程中就嚴格按照學院檔案管理的有關規定，做好了收集前的準備工作，在評估結束時，第一時間收集入庫各種評估材料。特別是二級學院及處室的兼職檔案管理人員及時、準確地做好了各種門類的檔案收集，為高職院校的豐富館藏提供了基礎。同時，在學院提供的校園網絡的基礎上進行數字化處理，通過日照市檔案局提供的檔案管理軟件進行分類整理，為利用者提供了各種物質保障。

2.做好檔案信息化的密級處理，加大開發力度，滿足利用者的需求。檔案的保密工作是每個檔案工作者要遵循的宗旨，檔案信息資源的開發和利用工作也是檔案工作的最終目標。處理好這兩者之間的相互關系是開發利用檔案工作的一項關鍵任務，特別是民生檔案信息是關系到每個教職工個人利益的重要的問題。首先是要在檔案數字化的過程中要遵循“開放檔案的范圍應最大化，檔案保密的范圍應該最小化”的原則，在并在數據化工程中做好密級鑒定。在給予查閱者的權限時需要慎重，按照《檔案法》的規定，對學院各個歷史時期的加密檔案信息進行處理加密，做到不泄密與外漏，并及時做好開放工作。其次在開放的民生檔案信息過程中，有二次把關，高職院校的綜合檔案室管理員要對查閱的內容進行把關，通過校園內網進行有關內容篩選，來加強檔案信息的安全開發利用渠道，確保利用檔案信息安全。在做好這些安全工作的后，不斷增加檔案管理的開發渠道和力度。

3.檔案編研工作是檔案信息的深層次加工，是做好檔案信息開發工作的必經之路。高職院校的檔案編研工作是在豐富館藏和利用之后的深層次加工，是檔案洗盡鉛華后的積淀。每年的通過編研工作后，檔案信息資源的利用對利用者來說更加方便、簡潔。學院綜合檔案室通過對民生檔案利用率的調研，對學院每年的科研、教學、職稱評聘、學籍、人事任命、以及房屋分配等檔案信息資源進行集中收集、整理、加工，綜合制成檔案信息的編研成果，提供給廣大的師生員工，提高查閱的速度，推進檔案事業的發展。學院綜合檔案室加大民生檔案的編研工作，在充分了解教師和學生的民生檔案信息的需求上確定編研題目，例如，針對比較熱門的教師評定職稱時要查找的個人業務獎懲、科研等情況。學院編研了人事任命專題目錄、獎懲專題目錄以及學院大事記和組織機構沿革等專題目錄，專門為學生學籍編研的學籍專題目錄，這些檔案信息的編研工作為學院的利用者提供了方便快捷的利用渠道。

4.檔案的最終目的是服務，做好檔案的查閱是檔案的目標。查閱檔案的最簡單方式就是檔案的檢索工具的查閱，是最有效的查閱手段。制作檢索工具是為查閱者服務的基本工作。而最原始的檢索工具主要是采用各類目錄的形式，以方便快捷為目標。高職院校的檢索工具是采用了計算機管理的基礎上進行的。日照職業技術學院的檔案管理是利用了計算機管理，采用了日照市檔案局開發的檔案管理軟件，在2006年就已經安裝了系統的檔案管理軟件。同時，結合《檔案法》、《高校檔案實體分類方案》的有關規定，完成了各種門類檔案目錄數字化，并且可以進行各種目錄檢索工作優化檢索手段，提高服務效率，最大限度地滿足各方面對檔案利用的需求。此外，在接待的過程中熱情服務，通過電話調查與網上咨詢的方式，把被動的工作變為主動拓展服務領域的工作，從而進一步開展全方位、多層次、多渠道的信息服務。

日照職業技術學院的檔案工作是以綜合檔案室整體推動，各個二級學院及部門相互配合，堅持以人為本，突出民生檔案的信息化建設，以校園網絡為主要平臺，探索和創新民生檔案工作的新思路和新做法，提升服務水平，為教育教學服務為主要任務，服務廣大的師生員工，從而實現了高職院校民生檔案信息的社會和經濟價值。

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