運用信息化技術優化內部管理、提升服務水平

上海琳方會計師事務所 劉晶

運用信息化技術優化內部管理、提升服務水平

上海琳方會計師事務所 劉晶

一、背景

信息化為注冊會計師行業發展帶來全新機遇，為了創新行業發展模式，破解行業發展難題，推進行業跨越式發展，中注協《注冊會計師行業信息化建設規劃》確定了注冊會計師行業信息化戰略，并將其作為行業的核心任務和行業實現跨越式發展的戰略支點。上海琳方會計師事務所（以下簡稱“琳方”）積極響應中注協部署，堅持不懈推進信息化系統建設。自2003年成立伊始就設立了信息技術部，創立了琳方網站，并采用Clint/ Server架構自主開發MIS 信息管理系統，對事務所的資源進行優化配置和集中管理，旨在建立健全內部治理結構，打造強有力的后臺支持系統，實現人事、財務、業務、技術標準和信息管理等方面的實質統一。經過十多年的信息化建設，琳方在滿足自身內部管理的基礎上，運用信息技術逐步建立各類專業技術標準、提升服務水平、創新服務理念。

實踐證明，事務所建立信息化系統有助于事務所提高效率、做強做大、做精做優，提升事務所的發展速度和執業質量。

二、做法

（一）琳方網站的建設

網站是事務所對外的窗口，在琳方創立時，我們就著手打造自己的企業網站，定位于向國內外各類客戶和公眾提供專業信息服務。

1.設立黨建工作專頁，黨支部組織專人對黨建工作相關信息進行更新和維護，快速反映行業、琳方黨建工作最新動態。

2.除所內動態、專業服務、財稅咨詢、報表下載等功能外，設立了稅收協定專區，信息技術部組織專人收集、整理中英文對照的中國與各國家、地區的稅收協定。隨著國家綜合國力的日益強大，對外投資活動日趨活躍，業內人士已經向琳方提出要組織整理全世界主要國家的所得稅稅法，開辟專區。

3.建立高效、便捷的法律法規查詢庫，貫于自動鏈接功能，覆蓋會計、審計、財稅、外匯、資產評估、工商管理等方面，實現在海量信息內進行快速搜索，為琳方員工、國內外客戶和公眾提供查詢高效、便捷的專業服務。目前該數據庫已為包括各財稅等政府部門采納使用。

4.為適應琳方外向型事務所的特點，琳方網站部分模塊還用英文、日文為外國客戶提供服務。

（二）琳方外購的應用軟件

1.購買了審計軟件，提高審計工作效率，規范事務所執業質量。

2.購買了BVD數據庫軟件 ，根據國家稅務總局頒布的《特別納稅調整實施辦法（試行）》（國稅發【2009】2 號）的規定，為了向客戶提供編制關聯交易同期資料以及轉讓定價服務，通過BVD數據庫軟件的應用，使相關數據的篩選與國家稅務總局和各省市國家稅務局保持同步。

3.內部信息交流平臺，采用Clint/ Server架構、基于Microsoft C++實現。達到員工間的實時信息交換、文件分享、點對點或群體互動討論、支持外勤人員與辦公室間的便捷聯絡的各項需求，減少了事務所內部員工間即時溝通占用電話資源、會議室資源的情況。同時數據傳輸采用加密功能，保障安全性。

（三）琳方自主開發的應用軟件

外購軟件有產品成熟、成本可控等各項優點，但隨著行業各類新型業務的產生，以及客戶的各種需求，僅僅依靠外購軟件，是不能滿足實際業務發展需求的，因此琳方在外購軟件的基礎上，也同時進行各類管理與業務軟件的自主開發。

1.自主開發ERP系統。采用B/ S架構、基于Microsoft Dot Net C#編程語言開發。整合事務所客戶、業務、人事、行政、財務管理等相關應用。實現業務流程的規范化流轉與各類數據的查詢、統計、歸納和應用，隨著ERP開發的進一步深化，已成為事務所發展必不可少的工具。

2.自主開發海關增值稅數據采集軟件。可直接將退稅所需的出口數據和進貨的發票數據進行快速匹配并導入到退稅申報系統，大大提高數據錄入速度和數據準確性，極大減少申報企業錄入工作量，提高工作效率、減少人為差錯、節約人力成本。

3.自主開發績效評價業務軟件。可通過指標體系、調查問卷、適用法律法規，歸集、檢索、匯總，自動出具工作方案和評價報告初稿，將績效評價業務中大量的手工調整、信息整理工作，由業務軟件系統代為處理，項目執行人員可以將主要精力集中在設計評價指標的合理性，以及項目效益分析評定上。目前，該項業務軟件的主體功能開發已經完成，預計在2017年可以正式運用到項目執行中。

三、成效

（一）有利于內部控制制度的貫徹執行

琳方ERP的自主開發與建設，始終貫徹落實內部控制、保障執業質量、提高工作效率、實現信息共享的理念。

1.業務執行全過程監控。通過客戶管理、項目管理、復核管理、檔案管理、財務管理等模塊，從客戶接洽開始，涵蓋客戶情況調查與評價、業務委派、約定書簽訂、項目執行、項目質量控制、報告簽發、項目完成歸檔、服務費用收取等各個環節，對項目執行情況進行全程控制，實時了解業務執行情況，實現各階段的信息即時收集和共享。

2.項目質量與風險控制。基于B/S架構，實現在線業務提交、復核、評分和簽發功能，保證即時、有效的信息交流和溝通。同時對業務報告、工作底稿、往來通訊等電子文檔的安全性、唯一性，提供有效保障。

3.業務流程有效執行。通過信息系統各項功能設計，體現內控環節設置，將內部控制制度通過信息控制手段予以落實和保障。

4.遵守職業道德、職業操守、保密原則。

（1）通過權限設置，保證被許可的特定人員對被許可的特定信息進行特定操作，如信息查詢、數據下載、在線修改、數據上傳等；

（2）項目管理功能保證項目經理輪崗制的有效執行，同時規避了不相容業務由同一人員執行的情況；

（3）培訓管理功能，對所內、所外培訓進行統計、跟蹤，所內培訓的課件資料及時上傳系統，有利于全所員工對培訓內容實現信息共享，也增加了培訓課件的重復利用性。

5.全面預算管控。通過財務管理、統計分析、項目管理、人事管理、資產管理各功能模塊，對事務所年度全面預算的編制，預算完成情況的跟蹤、評價和分析，提供數據支持。

6.人員服務與管理。人事管理模塊，涵蓋人員基本信息、日程工作安排、假期使用等功能。即為事務所員工查詢自身信息提供便捷途徑，又有利于事務所內部管理制度的有效執行。

（二）有利于事務所的國際化發展

事務所信息建設創新發展，可以發揮互聯網互聯、互通、互動的優勢，在建設推廣中可以持續改進優化，完善其媒體、渠道、社群等功能。琳方通過信息化技術的運用，充分展現企業文化、服務特色，打造適應國際化要求的信息化平臺，提高承接國際業務勝任能力，適應國際化的業務環境，推動事務所實現“走出去”戰略。

（三）有助于確保各類數據的準確性和及時性

琳方通過信息化建設，運用內部ERP系統，以及其他一系列業務軟件，可以做到各類信息的適時采集、錄入和處理，使工作有法可依，結果有跡可循。管理層和員工都可以有效的安排工作計劃，實時完成各項管理和業務流程，提高工作效率。

四、啟示

在大數據時代，傳統的審計執業方式與服務理念面臨著被互聯網技術取代、被互聯網技術落下的風險。如何采用大數據分析等新型技術手段，對客戶內部控制運行、財務情況進行更有效的評估和檢查，規避審計執業風險，在執行審計鑒證業務的基礎上，向客戶提出有針對性的管理建議，提升客戶體驗，必然是我們行業今后的發展方向。

琳方在工作實踐中，充分發揮自身在財稅、鑒證、商法等領域的專業知識特長，與信息化技術緊密結合，在自主開發ERP內部管理系統的基礎上，從實際業務需求出發，逐步開發出各項鑒證服務軟件，統一標準、降低執業風險、加強核心競爭力。

注會行業應該抓住國家鼓勵創新發展的重大契機，通過信息化建設，運用互聯網、云計算、大數據等先進技術，幫助事務所及從業人員拓展業務和客戶，實現為委托人、政府機構、社會公眾提供優質的專業服務，優化行業管理，促進行業轉型升級。