淺析事業單位文書檔案管理效率的提高

杜智慧

摘 要：隨著事業單位的不斷發展，其文書檔案相對較多，為管理人員加大工作壓力。文書檔案管理工作是事業單位管理的重要組成部分，只有提高文書檔案管理效率，才能為事業單位的可持續發展提供有力支持。目前，事業單位文書檔案管理中存在一定的問題，在一定程度上降低事業單位的管理水平，對其持續發展有不良影響。對此，本文主要從其管理問題視角著手，對現狀問題進行分析，并提出提高文書檔案管理效率的對策。

關鍵詞：事業單位；文書檔案管理；工作效率

文書檔案是事業單位發展的見證者，也能為事業單位領導人員系列決策提供積極的借鑒，所以加強文書檔案管理工作尤為重要。然而，現階段，許多事業單位未能充分重視文書檔案管理工作的重要性，導致其管理效率低下，未能為事業單位發展發揮積極的作用。在新時期，事業單位要提升管理效率，必須采取科學合理的文書檔案管理對策，以提高文書檔案管理效率。

1 事業單位文書檔案管理的現狀問題

目前，事業單位管理人員在開展文書檔案管理工作時，存在一定的問題，主要表現在以下三方面：首先，管理人員對文書檔案管理工作缺乏正確的認識，認為文書檔案管理流于形式即可，且工作意義較小。其次，管理者在開展文書檔案管理工作中，未能遵循正確的管理理念。文書檔案是事業單位發展中不斷產生的資料信息，見證著事業單位的發展歷史，因而能夠為領導人員決策提供依據。然而，管理者雖然能夠將文書檔案進行收藏管理，卻未能充分發揮其使用價值，失去文書檔案管理工作的意義。最后，事業單位的文書檔案管理信息化建設水平相對較低，仍然以傳統管理模式為主，導致工作效率低下，工作流程繁瑣，對事業單位的可持續發展有不良影響[1]。

2 提升事業單位文書檔案管理效率的對策

（一）提升檔案管理人員的素質能力

要全面提升事業單位文書檔案管理效率，提高管理人員素質能力是尤為關鍵的環節。對此，事業單位人員應采取以下策略。首先，對管理者加強思想教育，使管理者能夠正確認識文書檔案管理工作的重要性，進而更好開展工作。一是加強文書檔案管理工作的宣傳，通過思想教育，引導管理人員不斷挖掘文書檔案的使用價值；二是將文書檔案管理工作納入事業單位管理日程中，并明確設置考核指標，以激發管理人員的工作熱情。其次，事業單位應指派能力素質水平相對較高的人員而開展文書檔案管理工作，對人員能力素質水平考核過程中，主要依據工作責任心、學習能力、專業能力等方面，通過對其進行培訓后而上崗。最后，事業單位為管理人員提供必要的技能培訓活動，以提高管理者的管理能力，對提升其工作效率發揮著積極的作用[2]。

（二）對檔案管理的流程加以優化整合

相關人員應對文書檔案管理的流程加以優化整合，以提高管理效率。工作流程是管理人員有序開展文書檔案管理工作的重要依據，而繁瑣的工作流程，不僅降低工作效率，且為管理者增添不必要的工作壓力，所以簡化工作流程具有必要性。首先，管理工作中，管理人員應與單位其它部門工作人員進行有效交流與溝通，進而對文書檔案加以分類整理和提高資料的使用率。其次，對能夠合并的流程加以合并，以減輕管理者的工作壓力，使之更好開展管理工作。

（三）對檔案實行集中管理

縱觀我國事業單位文書檔案管理現狀，其管理相對較為松散，在一定程度上降低管理效率。對此，事業單位有必要針對文書檔案而采取集中管理的模式。首先，建立和完善文書檔案分類管理制度，使管理人員能夠依據制度對全部文書檔案資料加以分類，便于管理和查閱，以備不時之需。其次，各部門在日常工作中產生的文書檔案，應統一收集后，送至檔案室進行統一管理，避免文書檔案放置個人手中而造成的丟失或損毀等不必要的麻煩。再次，管理人員針對音頻、視頻等載體類的檔案，加以妥善保管，避免受潮或丟失等。最后，隨著事業單位的不斷發展，相關人員應對文書檔案管理流程不斷加以規范和創新管理方式，以提高文書檔案的管理效率[3]。

（四）推進檔案管理的信息化建設

近年來，信息化技術不斷在社會各領域中廣泛應用，有力的推動著社會的發展與進步，因而相關人員有必要推進事業單位的文書檔案管理信息化建設，以提高文書檔案管理效率。首先，積極利用計算機管理系統，將文書檔案的資料內容錄入計算機管理系統中，為信息化管理奠定良好的條件。其次，根據事業單位文書檔案管理工作內容而合理設置標準化流程，使計算機管理系統可以充分發揮其積極作用，為領導人員的決策提供快速參考。最后，增強事業單位管理人員的信息化管理意識，培養和提高管理人員的信息化素養，使之可以更好利用計算機設備而開展工作。

3 結論

隨著事業單位的發展，可能面臨一系列機遇與挑戰，而領導決策發揮著重要作用。文書檔案是事業單位發展中不斷產生的資料，能夠為領導人員決策提供參考依據。可見，事業單位管理者應進一步提高文書檔案管理效率。對此，事業單位有必要從提升文書檔案管理人員素質能力、優化整合檔案管理流程、集中管理檔案、推動檔案管理信息化建設等角度出發，以提高文書檔案管理效率，充分發揮其價值作用。

參考文獻

[1]周麗麗.如何做好新形勢下事業單位文書檔案管理工作[J].經營管理者，2015，36：333.

[2]李劍峰.新形勢下如何做好事業單位文書檔案管理工作的思考[J].赤子（上中旬），2014，17：187.

[3]劉晶.新形勢下如何做好事業單位文書檔案管理工作的幾點思考[J].黑龍江史志，2015，13：179.