事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的思考

李成

摘 要：本文結合事業(yè)單位檔案管理工作的經驗，對管理中發(fā)現(xiàn)的問題進行了思考。然后提出了促使事業(yè)單位檔案管理發(fā)展的策略，以期為實現(xiàn)檔案管理工作的不斷優(yōu)化提供參考。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案；管理規(guī)范

在現(xiàn)在這個如今信息化時代里，檔案管理在事業(yè)單位中起著重要的作用，能夠促進企業(yè)發(fā)展越來越好。但由于檔案管理是一項繁瑣的事情，需要事業(yè)單位充分運用現(xiàn)代化信息管理技術，提高管理效率和質量，順應時代的發(fā)展。

1 事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1.1 對管理的重要性缺少認識

一些事業(yè)單位的檔案管理員，對檔案管理工作有所誤解，單純地認為只要不丟失，損壞資料文件，就是保管性質的工作。而還有一些是事業(yè)單位對于檔案管理工作規(guī)范的不重視，在檔案管理中人力物力資金都沒有足夠的付出。同時，檔案管理人員未受過專業(yè)的訓練，對檔案管理水平手段以及觀念未達到一定高度。對這項工作較為陌生，且工作效率不高。這都表現(xiàn)出單位對管理重視程度不夠，且沒有分配管理意識，使管理更加方便合理。在這種忽視檔案管理的單位，其管理工作一般是交給后勤人員管理的，沒有專業(yè)人員進行管理。由于這些人的專業(yè)程度不高，很容易因頻繁更換將檔案變得混亂。一些檔案管理員因為缺乏這方面的知識，對檔案上的類別，目錄和時間不清楚，在檔案管理出現(xiàn)編號錯誤，導致編號不清。并且，因為沒有全面的檔案搜索，在領導需要時不能及時找出來，導致檔案管理的質量下降，不能很好地為事業(yè)單位服務。

1.2 檔案資料制作不規(guī)范

在事業(yè)單位的管理過程中，必須運用統(tǒng)一規(guī)格的紙張進行歸納整理。因為不同的紙張不方便統(tǒng)一管理，像A4紙的材料不便對檔案整合，裁剪，造成一些不必要的麻煩，所以，應該對檔案歸檔進行統(tǒng)一規(guī)定。

1.3 硬件設施不齊全

在這個信息化的時代，人們紛紛開始運用電子文件辦公。而我國的企業(yè)單位的檔案管理，也應該對電子文件進行統(tǒng)一管理。照當前情況來看，很多單位的硬件設施不齊全，電子檔案的錄取較為麻煩。然而，為了適應時代的發(fā)展，要求事業(yè)單位的信息化快速發(fā)展，所以這對電子檔案管理的要求甚高。

2 促使事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的策略

2.1 提升事業(yè)單位對檔案管理的注意

促進事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展，首先得提高事業(yè)單位對檔案管理的認識，努力提高管理員的工作素質。事業(yè)單位在招聘管理員的時候，首先得思考應聘者的思想意識和工作能力是否合格。其次要選擇政治思想端正，工作素質優(yōu)異，責任心強，思想覺悟高的候選者。并且，在正式擔任前，要進行一段時間的專業(yè)培訓，鍛煉其團隊的協(xié)作能力，增強其工作積極性，使團隊間的默契增強。作為檔案管理員，必須地提高自身修養(yǎng)，積極配合其他管理者一起完成管理工作。在較為清閑的時間里，要熟悉管理中的每個工作流程和具體要求，積極適應計算機管理體系，提高管理的工作效率，更加科學地進行管理。讓單位在需要檔案資料的時候能夠迅速找出，使單位更加方便。

2.2 完善管理制度

健全事業(yè)單位管理制度，讓檔案更加規(guī)范，可以及時收納，隨時調出。值得注意的是，在收集檔案資料的時候，得考慮到資料形式的多樣性，具體有紙質檔案，電子檔案，圖片，視頻還有錄音帶，在合并整理的時候要就對形式檔案組卷，歸檔，在檔案的封面標明檔案的日期。在進行檔案管理分類的時候，要把檔案分為保密性和非保密性、常用性和非常用性。積極提高檔案管理的效率，嚴格遵循不同文件的管理方法，對各類文件統(tǒng)一管理，做好對檔案的維護工作。例如防止潮濕，火災，預防一切可能會對檔案構成損壞的原因，定時檢查檔案。若發(fā)現(xiàn)損壞的檔案得及時修補。

2.3 提高檔案管理的信息化程度

信息化管理體制逐漸在我國事業(yè)單位得到越來越多的應用，單位工作信息化重要構成含有檔案管理部分。在實施管理的時候，要多運用科學的方法，使檔案管理作用最大化。管理人員應當就該系統(tǒng)的工作環(huán)節(jié)實現(xiàn)全面的信息化建設，并通過信息技術的應用實現(xiàn)各個系統(tǒng)環(huán)節(jié)之間的相互聯(lián)系。并在實際管理工作中共同發(fā)揮管理作用，實現(xiàn)系統(tǒng)建設的不斷完善。其次，還應當積極就國內外的數(shù)據(jù)庫建立的先進技術進行學習，并加強對數(shù)據(jù)庫進行分析與研究，切實實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫建立與完善。同時還應當在進行數(shù)據(jù)庫完善時，將數(shù)據(jù)資料查詢當做重點的研究方向，實現(xiàn)數(shù)據(jù)查詢與保存的速率提升?？傊?，加強信息技術在檔案管理工作中的應用推廣是當前管理工作中的重中之重。

2.4 注重單位檔案管理人員的培養(yǎng)

管理人員是執(zhí)行檔案管理工作的直接人，因此，管理人員自身的管理能力與個人素質都對檔案管理水平有著直接影響。所以，相關企業(yè)應當積極就管理人員的管理技術與能力進行培養(yǎng)，這可通過專門的技術培訓講座與指導來完成，這不僅包括管理流程規(guī)范與指導，其還涵蓋了先進的信息化檔案管理技術的應用培訓，全面提升管理人員的管理水平。同時，企業(yè)還應當加強檔案管理宣傳，使相關管理人員明確檔案管理工作的重要性，提高管理重視程度。除此之外，為進一步規(guī)范管理人員的管理工作開展，企業(yè)還應當進一步制定完善的工作考核體系以及獎懲制度，定期就員工的工作情況進行考核，并將其納入年度員工評分與總結中。而獎懲制度的制定實現(xiàn)了工作與個人利益的結合，督促相關管理人員有意識的實現(xiàn)自身管理水平的提升，能有效的調動管理人員的工作積極性，并對其工作行為展開約束。

3 結語

機關事業(yè)單位的檔案管理工作是企業(yè)管理中的重要環(huán)節(jié)，但是就當前的檔案管理工作而言，其依舊存在著很多問題，對檔案管理工作的有效性實現(xiàn)造成了限制。所以，相關企業(yè)應當明確檔案管理工作對于企業(yè)發(fā)展的重要性，同時積極就當前管理工作中存在的問題進行分析。并在這基礎上就實現(xiàn)檔案管理工作優(yōu)化的實際措施進行探討，積極轉變檔案管理觀念，制定更加完善的管理方案。切實提高單位檔案管理工作的質量，保證單位檔案信息的最大價值實現(xiàn)。

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