基于移動終端的智能化檔案管理

張曉波

摘 要：物聯網技術的飛速發展，使得移動終端的應用變得越來越普及，給各行各業帶來了極大的便利和變革。本文就是基于物聯網技術，運用移動終端開展檔案管理和檔案利用的典型案例。文中提出了利用移動終端，開展檔案著錄、整理、庫房管理、檔案利用等工作的思路，并分析了移動終端運用于檔案優勢和風險，具有一定的指導實踐的價值。

關鍵詞：物聯網；移動終端；檔案管理；檔案利用

近些年，隨著物聯網技術的飛速發展，很多關鍵技術獲得重大突破，各種移動終端越來越多的應用于實際生產和生活。檔案工作作為一項傳統工作，也可以通過物聯網技術，利用各種移動終端進行改良，使檔案管理和檔案利用變得更加智能化和便捷化。

1 物聯網的概念及發展

1.物聯網。物聯網是在互聯網的基礎之上，利用射頻標簽（RFID）、二維碼、無線數據通信、計算機等技術，構造的一個覆蓋萬事萬物的實物互聯網。物聯網具備三個基礎的特征：一是全面感知，即利用RFID、傳感器、二維碼等隨時隨地獲取物體的信息；二是可靠傳遞，通過各種電信網絡與互聯網的融合，將物理的信息實時、準確地傳遞出去；三是智能處理，利用云計算、模糊識別等各種智能計算技術，對感知的海量數據和信息進行分析和處理，對事物進行智能化管理和控制。

2.移動終端。移動終端是指可以在移動網絡中使用的計算機設備。廣義的講包括手機、筆記本、POS機甚至包括車載電腦，但是大部分情況下是指手機或者具有多種應用功能的智能手機、平板電腦等。現代的移動終端已經擁有極為強大的處理能力，是一個完整的超小型計算機系統，可以完成復雜的處理任務。移動終端也擁有非常豐富的通信方式，可以通過無線運營網絡通訊，也可以通過無線局域網，藍牙和紅外進行通信。

2 移動終端在檔案管理中的應用

1.檔案著錄。著錄是檔案管理的一項基礎性工作。在核電文檔管理中，由于業務流程較長，各業務環節經常需要自主進行文檔管理，開展數據錄入工作。在使用了物聯網技術后，文件從設計單位生成時，就生成了包含文件元數據的二維碼，后續各個業務節點使用時，只要使用手持識別終端對二維碼進行掃描，就可以得到完整的數據。手持識別終端可以對文件進行批量掃描，數據可以生成各種報表，也可以使用客戶端工具導入文檔管理系統。這種方式具有快捷、靈活等特點，極大的減輕了各環節元數據處理的業務量，也避免了人為失誤導致的數據不一致的現象。

2.智能組卷和排架。傳統的檔案組卷主要依靠檔案工作人員進行檔案的整理、錄入、裝訂、編制案卷目錄及制作案卷標簽等工作。在使用了二維碼技術后，由于文件本身加載了二維碼，在進行組卷時，首先使用手持識別終端對案卷號進行掃描，然后對該卷內文件逐份進行二維碼掃描，系統會自動對掃描到的案卷和文件信息進行關聯，自動生成案卷。手持終端掃描時，案卷與文件關系既可以是1：N，也可以是N：N，即可以同時對多個案卷進行操作，效率大大提升。手持識別終端掃描到的關聯信息，可以直接導入檔案管理系統，也可以自動生成卷內目錄、案卷標簽等，直接輸出到打印機打印。

在開展檔案排架時，首先對檔案架進行分區。以標準密集架為例，分為架、列、排三級，形成“第X架第X列第X排”的附帶二維碼的標簽信息。在檔案上架時，先使用手持移動終端對架號進行掃描，然后對架上的每一個案卷標簽進行掃描，即可建立檔案案卷與存儲位置的關聯關系，標識每一個案卷的存放位置。

通過組卷及上架兩個操作，形成了“檔案+案卷+檔案架”三級樹狀目錄，可以精確地標識每一份檔案的存儲位置?；谠摷夹g，可以實現檔案庫房的無序化管理，即檔案上架時可以不必嚴格按照序列號進行順序排列。案卷出庫時，只要掃描案卷和檔案架二維碼，即可解除兩者的關聯，案卷入庫時，隨便找空位放置，再掃描案卷及檔案架二維碼，即可建立新的關聯。該數據自動同步到檔案系統，即可改變該案卷及卷內檔案的存放位置信息。

3.可視化查詢。在開展檔案智能組卷與排架的基礎上，采用三維模擬技術，可以實現檔案可視化查詢。具體思路是，將整個檔案庫房制作成三維模擬圖形，將已上架檔案的“存放位置”信息嵌入模型，在進行檔案查詢時，點擊“存放位置”按鈕，即可自動調取三維模擬圖形，自動標識檔案在庫房的存放位置，方便庫房管理人員存取檔案。

在實現三維查詢的基礎上，可以對檔案庫房進行硬件改造，在每個檔案架、排上安裝LED顯示燈，通過三維模擬系統的數據進行控制，當用戶查詢某個檔案或者案卷時，點擊“存放位置”，自動調取三維模擬圖形，同時相應實體存放架、排的LED燈開始閃爍，庫房管理人員可以更加直觀的看到檔案的存放位置，可以進行更加快捷的存取。

4.檔案移動利用。檔案移動利用，主要是指依靠移動顯示終端進行檔案查詢、利用。終端工具，可以是平板電腦、智能手機等工具。檔案移動利用，主要是開發基于移動平臺ISO/ANDRIOD的檔案利用平臺，使用戶可以通過移動終端訪問檔案管理平臺，實現檔案查詢和利用，主要功能檔案搜索、二維碼掃描搜索、在線閱覽、輸出打印、發送投影儀顯示等。

利用場景一：會議期間需要某份文檔，可以直接使用智能手機連接檔案管理系統，搜索需要的文檔，直接發送到投影儀或者打印機現場利用。

利用場景二：核電現場需要開展某個設備維修工作，需要查詢該設備相關圖紙，只需要使用移動終端掃描該設備的二維碼標簽。該標簽集成了設備的型號、參數、廠家等基本信息及與該設備相關的所有設計、制造、安裝和調試文件鏈接，掃描二維碼時即可自動調用相關文件，根據用戶選擇在終端進行顯示，實現快速準備查詢和使用。

5.檔案庫房監控。檔案庫房溫濕度監控、防火監控等是一項非常重要的日常工作。移動檔案管理平臺集成了庫房監控功能，可以把空濕度監控設備和防火監控設備的數據實時上傳系統，庫房管理人員可以通過移動終端，實時查看到各項監控指標，實現對檔案庫房的遠程監控。

3 移動終端的優勢

1.數據傳輸的準確性。在檔案處理的各個環節，利用移動識別終端，通過掃描二維碼的方式進行數據傳輸和處理，一方面可以極大的降低檔案業務人員的工作量，另一方面可以確保數據的完整性和準確性，實現數據在各個業務環節的有效傳遞和共享。

2.檔案利用的便捷性。傳統的檔案利用，必須在檔案閱覽室或者檔案庫房進行查詢。利用移動終端，用戶利用不在受限于時間和空間的限制，在任何地點，任何時段都可以訪問檔案管理平臺，實現隨時隨地隨手利用，具有極大的便捷性。

3.檔案管理的智能性。基于移動終端工具的檔案管理平臺，具有一定的智能性。在檔案著錄環節，可以實現數據的快速識別和共享；在組卷環節，可以通過掃描二維碼快速建立案卷，并且自動數據卷內目錄、案卷標簽等；在上架環節，可以實現無序化管理，避免了倒架等操作，降低了庫房的工作強度；在檔案利用方面，可以繼承多種利用方式和手段，為客戶提供更加智能的服務。

4 面臨的挑戰

1.通信安全。移動終端的便捷性，建立在移動通信的基礎之上，而使用移動通信，必然面臨著通信安全問題。為了解決安全問題，必須堅持兩個原則，一是系統開發時必須考慮到通信安全，采取加密傳輸的方式，確保數據的安全。二是必須嚴格遵守檔案保密的法律法規，國密檔案不得上網，從根源上解決失泄密問題。

2.設備安全。傳統的檔案利用，基于對用戶身份的識別來實現授權。使用移動終端后，對個人的身份識別轉換成對設備的識別，因此要嚴格加強設備的管理。從技術角度，可以采用設備+個人的雙重識別手段。即對移動設備進行認證授權，非授權設備禁止接入，同時接入檔案管理系統時需要輸入個人授權賬號及密碼。從管理方面，要明確移動設備的管理責任，設備僅供授權人個人使用，不得外借，一旦丟失馬上匯報，確保設備的安全。

5 結語

盡管移動終端在檔案智能化管理領域的應用仍處于早期研究驗證期，但是其核心技術已日漸成熟，優勢也已經被實踐所驗證，在提高檔案管理的智能化水平、提高檔案管理效率、提高利用的便捷度等方面擁有極大的優勢，是未來檔案信息智能化的大趨勢，值得我們大力嘗試和推廣。

參考文獻

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