淺析當前企業文檔現代化的困境及應對

丁華

摘 要：通過對當前企業文檔存儲和保管的方式方法的簡介和分析當前文檔現代化的困境，并提出相應的應對手段，針對性地對解決目前電子文檔管理現代化中所遇到的困難。

關鍵詞：電子化；文檔現代化；困境；文檔系統管理軟件

文檔是企業最重要的智力資產形式。對文檔的存儲和保管對于公司的這種智力財富的保留、利用和傳承較為重要。通常，企業的市場、行政、產品開發、服務支持、工程等部門，都存在著大量的文檔資料。隨著企業的發展，企業的文檔資料急劇增長。

傳統的存儲和保管方式已經不適合當前對文檔的需求，加上計算機作為主要的辦公工具，文檔主要以電子化的形態出現，文檔管理的現代化是必然趨勢。目前企業管理文檔現代化方式通常有如下幾種：E-mail附件傳播文檔 、文件共享服務器、專業版本管理軟件等。

然而這些方式各自的劣勢都比較明顯：

1 E-mail附件傳播文檔

完成文檔后，企業中通常通過e-mail附件方式，直接將傳遞到需要的用戶，并沒有對文檔集中存放。Email附近傳播文檔存在如下問題：1、網絡和郵件系統擁塞。發送大文件的時候，收發非常緩慢，同時造成公司郵箱擁塞。2、難以獲得最新版本。如果一個文件修改出現了多個版本，則可能發放多次。用戶需要使用該文檔的時候，難以找到文檔的最新版本，難以找到文檔的責任人。3、文檔丟失。新來的員工，由于沒有收到從前的信件，無法得到該文檔。文檔很容易丟失。

2 文件共享服務器

Windows/Linux自身提供了文件共享的功能，由系統管理員統一對文件夾權限進行管理。文件共享服務器存在如下不便：1、難管理。在企業環境下，由于企業員工數量眾多，各個部門的需求復雜，這種“獨裁”式的集中權限管理，一方面給系統管理造成了非常繁重的任務，另外一方面阻礙了企業文檔管理的應用和推廣。2、難獲取。簡單文件共享，難以對文檔補充標題、描述、分類等元數據說明信息，并且欠缺強大高效的文檔搜索，用戶難以獲取文檔。3、難挖掘。共享文件的展現形式比較單一，難以對現有文件舉行挖掘分析，提供最近更新、最熱文檔等復雜的展現形式。4、難訪問。由于企業防火墻設置、域用戶管理方面的諸多原因，企業經常出現無法訪問共享文件夾的問題，難以解決。用戶一旦出差，也難以訪問。5、不友好。企業的文件往往保存在多臺服務器的共享文件夾中，這種文件共享的界面并不友好。

3 專業版本管理軟件

很多開發公司采用cvs/subversion/sourcesafe等專業的版本工具進行文檔管理。但是這些版本管理工具往往功能過于專業和復雜，操作和管理并不友好，文檔的展現和挖掘功能有限，并不適合企業普通用戶的使用。

綜上，企業傳統的文檔管理體系缺少集中的存儲，缺少易管理、易用的操作界面，缺少文檔搜索、挖掘機制，缺少對文檔的動態反饋和交互功能。這些問題，大大降低企業的工作效率，導致企業智力資產流失，工作重復。

這樣，文檔的現代化管理就陷入了嚴峻的困境中，企業迫切需要一套易用、可靠、專業的文檔管理系統。針對性地解決目前企業在對電子文檔方面的管理要求。

文檔系統需具備以下主要特點：

1）對電子文檔采用數據庫方式進行管理，采用角色授權機制與實體授權機制相結合，并且融入了加密與壓縮技術，從而規范、有效地對電子文檔進行管理。將企業電子文檔采用數據庫方式進行管理除了具有查詢快速方便；防止誤刪除；不會受病毒感染等優點外，對于企業重要、敏感文檔通過數據庫系統授權訪問控制可提高其訪問安全性，防止被竊取或遭到破壞。

2）電子文檔分類存儲。分類存儲是對電子文檔進行管理的基礎，系統將個人文檔與公司文檔區分，將公司各個類別（或各個部門）文檔區分，使公司文檔能夠以規范的方式分類歸檔。

3）支持大尺寸文件，支持各種格式類型的文件。在辦公中會出現不同格式的文檔，不能因為格式的不兼容，而導致該文檔不能有效地存儲和保管。

4）電子文檔的安全性。由于本系統采用角色授權機制與實體授權機制相結合，角色授權就是按不同的崗位來決定對系統各功能的操作權限，這樣不具有某項功能權限的用戶就無法操作該項功能。實體授權就是對存在于數據庫中的任何文檔，只有當用戶對該文檔具有某一操作權限才能對該文檔進行該項權限的操作，而擁有某項操作權限的用戶可以將該項操作權限授予其他用戶。角色授權相對穩定，一般和企業的崗位相對應，實體授權相對靈活，是在用戶與用戶之間進行。這兩種機制的結合保證了在一般情況下電子文檔的安全。

5）網絡傳輸的高效性。由于文檔存儲在公司的中心服務器上，一般通過內部網訪問，網上傳輸的時間是影響效率的關鍵因素，系統運用了壓縮技術，在文檔通過網絡傳輸前對文檔進行動態壓縮來傳輸，大大減少了網絡上的傳輸量，從而縮短了傳輸時間，提高了運行效率。

6）便捷的文檔查詢。支持多種查詢方式，方便用戶使用。

7）完善的日志記錄。使用系統時，每個用戶的每一項操作都會被詳細記錄，以便管理者進行查詢。同時，日志能夠被導出，作為文件存檔備案。

8）支持與其它辦公軟件無縫銜接的接口。隨著ERP、OA等文檔一體化協同辦公軟件在很多企業大量使用，文檔管理系統可作為其中的一個組成部分，這是電子文檔比較完美地將文檔的使用和歸檔有機結合方式。但是，還有不少企業沒有使用以上協同軟件，或是使用了相當的文件軟件，畢竟ERP、OA等文檔一體化協同辦公軟件投入較大，并不是所有企業都能承受得起的。針對這些情況，要求文檔管理軟件能夠有可以與其它軟件無縫銜接的接口，用戶在登錄一個軟件的基礎上進入和使用文檔管理軟件，在公司同時使用多個辦公軟件的情況下盡量減少登錄窗口，方便和協同辦公。

9）對設備和配置的要求較小，能在比較大眾化的運行環境

以上基本上為筆者日常工作之總結，提出來與方家商榷，冀能使文檔管理現代化不斷向前發展，實現真正意義上的現代化，從而使文檔管理為社會建設提供更多的支持。

參考文獻

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[2]《PDM圖文檔安全管理的方案與實現》，高強文、門巖 cre net技術頻道

[3]《淺談計算機文檔的管理》， 張西寧