中職學校檔案管理的規范創新與信息化建設的思考

李暉

摘 要：中職學校顧名思義是一所實施中等職業教育的學校，學生畢業時是中專，想別的學校一樣，中職學校也有檔案。檔案的管理非常重要，但是中職學校容易出現檔案管理上的疏忽，比如管理模式不先進等等。這就需要中職學校檔案管理的規范創新和信息化建設。所以，就本文聯系實際情況，討論檔案管理怎樣才能實現規范創新和信息化建設。

關鍵詞：中職學校；檔案的管理；規范創新；信息化建設

在中職學校中，檔案是記錄學生在本學期甚至整個中職學校學習過程中的行為的，它包括德智體方面，以及平時學生表現的好壞，在哪項考試成績中拿優或者是成績平平再差就是學生考試不過關，把平時的一點一滴通過文字記錄下來，并保存在檔案中，對以后的工作升學都有很大的參考價值。但是隨著時代在發展，科技也普遍提高，用文字記錄的檔案中會存在弊端，這就需要時代與科技并存，檔案管理的規范創新和信息化建設就需要新科技的上陣。

1 檔案管理在職業學校中的地位

1.1 優良的校風能夠在中職學校中培養成

學生檔案的制定能夠培養學生的積極性，能加快他們在學校中立足，職業學校檔案的制定是記錄老師的教學能力和工作態度，以及驗收老師的教學成果和學生對學習的態度，德智體，學生在學校的平時表現等等，與此同時，能夠促使他們表現的更加優異，他們會在平時的學習中制定學習方案和學習目標，養成良好的學習習慣，嚴格以身作則遵守紀律，從而在中職學校中形成優良的校風。

1.2 在中職學校的發展過程中提供了可靠真實的資料

因為中職學校的檔案是真實可靠的，可以長期有效的保留，所以檔案中的文字可以作為中職學校的發展資料，檔案記錄了中職學校的學生和老師的平時表現和取得的成績，需要對檔案實施保存，避免出現錯誤。

2 檔案在職業學校中存在的問題

2.1 管理檔案的相關人員對檔案重視度不夠高

隨著時代的發展，科技在不斷進步，檔案的管理也需要改進，檔案管理的信息化建設和規范創新需要齊肩并行，但是令人堪憂的是，中職學校管理檔案的相關人員對檔案管理的信息化建設和規范創新意識不夠高所以必須讓相關人員意識到改善檔案管理的重要性，以及檔案的重要性。信息化建設和規范創新檔案管理還可以給中職學校更多的方便，目標的不確定，對于檔案的管理相關人員沒有仔細交流過，和管理檔案相關人員的思想不先進也是造成檔案沒有實現信息化和規范創新的原因。

2.2 中職學校管理檔案的相關人員素質水平不高

具有很好地規劃能力，能夠對檔案信息認真處理，具有對先進科技的使用和創新能力才是有資格管理檔案工作的人員。而且，但是，就目前大多是中職學校所擁有的的管理檔案的人員來看，他們的素質水平離標準的檔案管理人員的素質水平還有偏差，加上檔案管理人員的人才比較缺乏，擁有很好技術的檔案管理人員更是少之又少，所以，相關人員素質水平的低下使管理檔案走向信息化和規范觀念受阻。

2.3 先進科技不足在中職學校中也有體現

由于中職學校對現在的檔案管理重視度不高，學校更不會投入很多錢來改善設備，但是隨著社會的發展，先進科技也在普遍的提高，檔案的管理也必須用先進的科技設備來管理。而且現代的社會上，科技已經相當發達，學校和學校之間的檔案信息本可以互相查看的，但是在很多的學校當中，檔案信息的查看是不可能的，因為他們沒有很好地規范性，還有的他們用于存儲檔案的軟件也各有不同，更加不可能互相查看檔案信息了，所以，這就更加阻礙了中職學校檔案管理的規范創新和信息化建設。

3 檔案管理中出現的問題應該如何處理

3.1 中職學校的檔案應該妥善管理

說起中職學校的檔案管理，就必須談到中職學校的資金投入方面，由于國家不太重視中職學校檔案管理方面，所以資金投入相對較少，造成很多先進的科技無法給予學校使用，這就需要國家和學校把中職學校的檔案管理問題重視起來，在使用先進的設備時，難免會出現故障，需要修理，要做到中職學校的相關負責人及時匯報給上級，進行商量討論，把設備及時的維修好，做到高效快捷準確無誤的工作，以免給后期的檔案管理工作帶來不便。這樣才能更好地使檔案管理計劃如期的進行。

3.2 規范創新和信息化建設要在中職學校檔案管理中體現出來

中職學校需要對檔案管理規范性創新和信息化建設，但是在對其進行規范創新和信息化建設當中，需要注意的是對檔案的管理方面有不利條件的要及時調整改善，使之沒有任何外界不利因素，另外，隨著時代的發展和進步，我們的思想也在進步，之前中職學校在管理檔案方面的思想什么的都是陳舊的，現在要摒棄舊思想，改換新面貌，積極應對檔案管理方面的問題，讓檔案管理實現規范創新和信息化建設。

3.3 管理檔案的團隊人員要加強培訓

當今社會中，不得不說每天都是在競爭當中，信息也悄悄走進我們的生活，而且是我們生活當中不可缺少的一部分，但是由于國家對檔案管理重視度不高，先進的科技用不上，加上資金投入少，相關工作人員的工資待遇也不高，檔案管理的人員積極性就沒辦法提高，還有對檔案管理和數據分析的優秀人才不多，工資待遇不好，更加抵制了優秀人才的涌入。所以要對檔案管理的團隊進行嚴格的培訓，用合理的方法進行管理檔案，先進的科學技術必須先提升上來，讓他們能夠熟練的操作系統。同時對檔案管理的軟件上也要進行研究，開發一個方便快捷對存儲檔案信息準確度高的軟件，這樣還可以提高檔案管理人員的綜合素質水平，多方面發展，提高他們的能力。檔案管理還需要把自己的思想開闊起來，例如培訓他們的創新意識，對先進科技使用方面的意識等等，這些培訓都是有必要的，這不僅能促進檔案管理的規范性創新和信息化建設，更是對他們自己的一種提升。

4 結語

中職學校檔案管理是非常重要的，而且檔案信息對以后老師和學生的工作和學習都有影響，希望國家和相關領導人加強重視，在檔案管理當中要用心思想取代以前老舊的不正確不先進的思想，用先進的設備進行快速有效便捷準確無誤的檔案管理，國家和相關負責人要采取有效的措施對中職學校的檔案管理進行整頓，實現中職學校檔案管理的規范創新和信息化建設。

參考文獻

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