關于中小企業存貨管理問題的思考

曹愛麗

【摘要】存貨通常在整個企業資產中占比較大，對企業的經營運作和生存發展所起的作用不可小覷。對于中小企業來說，存貨的管理問題在企業管理中尤為重要。由于大多數中小企業的存貨管理水平普遍不高，因此存貨管理引出的問題也較多。本文在分析中小企業存貨管理的重要性基礎上，探討了當前中小企業存貨管理存在的現狀和問題，并針對性地提出了加強中小企業存貨管理的對策措施，以期為中小企業的發展提供一些有價值的思考。

【關鍵詞】中小企業 存貨管理 存貨

一、引言

存貨是企業儲存的以備領用的材料，或儲存的以備出售的產品等商品。存貨的運轉，就相當于整個企業的經營運轉。存貨運轉的好壞，代表著企業經營管理的的有效程度，資金占用水平的高低，是否能給企業帶來更多的經濟效益，維持著企業的正常運行。存貨是企業的重要資源，是生產經營運轉中的必不可少的流動資產。隨著社會主義市場經濟的發展，存貨管理已成為現代企業資產管理的重要部分，也是中小企業企業管理不可或缺的一項管理。通常，存貨占比為50%左右，企業資產管理的核心是對存貨有序地、有計劃地、有效地管理。

存貨管理是企業倉儲部門對存貨從接收、保管、發出等方面分門別類地進行有效管理，并為領導決策分析提供準確及時的依據。有效的存貨管理可以保證生產和銷售需要而占用較低的存貨儲備；防止生產和銷售部門由于職能的偏見而提高存貨水平，防止占用過多的資金，來謀求企業全局性的利益，可以幫助企業倉庫管理人員做好庫存商品的管理，減少庫存占用成本，增加存貨的使用價值，發揮存貨一切可利用的潛能。

二、中小企業存貨管理存在的現狀和問題

目前，中小企業在存貨管理方面已經做了很多努力，普遍設立了存貨管理，并設置內控部門予以監督評價，一定程度上也取得良好的效果。但是，中小企業仍存在諸多問題，影響了經濟效率的提高，具體主要體現在以下方面：

（一）存貨的管理流程不規范，內部控制制度不健全

存貨的購進和驗收，都由采購部門全權負責，不僅違背了不相容職務相分離的制度，而且可能給企業帶來一定量的損失，比如：采購人員為了一定的傭金和回扣，購進的存貨實物與采購合同的進貨標準不一致，以次充好，將會影響企業生產的產品質量，進而會給企業帶來負面影響，并減少企業整體的利潤水平。

存貨的倉庫管理部門負責存貨的保管工作，并按照中小企業制定的存貨保管制度定期盤點存貨，做好存貨的增減、報廢處理。對于接收入庫的存貨，倉庫保管員未就該批存貨填制入庫單，只是將入庫存貨名稱、數量、金額錄入電腦中的存貨入庫流水賬，月底，倉庫管理部門沒有將入庫原材料流水賬傳遞給財務部門，財務部門沒有依據地進行原材料入庫記賬，只是根據倉庫管理部門填制的入庫單進行存貨記賬，這樣做，推遲了企業存貨的入賬時間，財務部門的存貨明細賬將不能準確地為企業生產運營管理提高決策分析。

倉庫管理部門負責存貨的發出管理，沒有負責人的審批單，只是口頭傳達領用存貨，倉庫管理員根據領用的存貨填制領用單并簽名，沒有負責人的簽名。月底，倉庫管理部門根據自制的存貨領用單匯總一個存貨領用明細表移交給財務部門，財務部門就此做存貨出庫明細賬，看似沒有出現大問題，其實不然，領用人領用的存貨是否真正用于企業的生產經營中，或者被領用的存貨是否浪費掉。對于存貨的賒銷方面，銷售部門口頭傳達企業領導的欠款發貨審批，倉庫管理部門沒有收到欠款發貨審批單，只根據口頭傳達就對外發貨。這樣，有時銷售部門為了提高自己部門的銷售業績，可能向虛構客戶發貨，然后再以質量等原因退貨，企業的銷售成本將增加，企業整體的利益將會受到影響。

倉庫管理人員的職責權限劃分不明確，不相容職務不相互分離。一個倉庫管理人員既辦理存貨的收發存相關工作，又登記存貨明細賬，違背了不相容職務相分離的內部控制原則。中小企業沒有針對倉庫保管制定具體的內部控制制度，使內部控制流于形式，沒有實質意義。

（二）存貨管理的信息化建設不先進，存貨信息傳遞不及時

對于大多數中小企業來說，存貨管理僅是建立存貨賬本并手工記賬結賬，導致存貨數據記錄容易丟失和傳遞不及時，影響數據匯總，不利于企業及時做出正確的決策。

購進和發出存貨，倉庫管理人員沒有及時地將相關存貨的單據傳遞給財務部門等其他部門，違背了會計信息的及時性和真實性。存貨數據不真實可靠，影響財會部門對存貨數據的分析，無法為企業管理提供有效的決策。對于存貨的缺失、報廢、毀損等，倉庫管理人員若沒有及時向領導報告，領導不能及時得到存貨短缺的信息，也就不能及時做出正確指導，將會給企業的經營發展帶來不利的影響。

（三）存貨管理無固定科學合理的方法，不利于存貨有效管理

中小企業的諸多存貨大多是按傳統的存貨管理方法管理的，有時并不適應現行企業存貨管理模式，不能科學合理的管理和使用存貨，不僅管理存貨費時費力，而且不能及時、準確地給企業的資產管理提供有效的數據，一定程度上降低了工作效率和準確度，影響企業經營決策的正確制定。

（四）倉儲人員業務能力有待提高，職業修養不高

中小企業招聘倉儲人員時要求不高，能寫會算就符合要求。其實不然，大多數倉儲人員對倉儲流程不懂，存貨保管方面知識欠缺。在存貨驗收、保管、發出上，經常會出現錯誤，工作效率降低，存貨數據得不到有效記錄和匯總。此外，倉儲人員做事態度有些敷衍了事，不能盡職盡責，全力做好倉儲工作。

三、加強中小企業存貨管理的對策措施

（一）完善存貨管理的內部控制制度

中小企業應充分分析存貨管理存在的內控問題，加強內部控制制度在存貨問題上的完善，規范存貨驗收程序和方法，加強存貨管理的授權審核機制，確保存貨處于最佳庫存狀態，詳細記錄存貨入庫、出庫及庫存情況，做到賬實相符，并定期與有關部門進行核對；建立存貨盤點清查制度，倉庫管理部門與財務部門應按月定期盤點，確保存貨實物與存貨明細賬核對相符。存貨內部控制制度的健全，使存貨收發存管理工作具體到實踐上，內部流程具體化，便于操作，企業應在內部控制的基礎上，完善倉庫管理制度及倉庫管理人員職責權限。

中小企業應制定定期存貨盤點制度，組織相關人員與不相關人員定期對存貨進行盤點，并出具存貨盤點報告。此外，企業應當制定內部控制監督制度，明確內部審計部門在內部監督中的職責權限，規定內部監督的流程，不定期地進行抽查盤點，及時發現存貨存在的問題，并及時采取措施進行糾正。

（二）使用先進的存貨管理軟件系統，便于存貨信息傳遞便捷

ERP管理系統是現代企業管理的運行模式，它是一個在全公司范圍內應用的高度集成的系統，覆蓋了客戶、項目、庫存和采購供應等管理工作，通過優化企業資源達到資源效益最大化，既能實現存貨的動態監控管理，又能簡化存貨盤點工作，實現了準確核算存貨成本，大大提高了工作效率。

對于倉管部，可以對原材料、半成品以及成品在多個站點與倉庫中進行下單、貯存、加工和挑撥的管理，做好材料申請、審批和發放及庫存的統計和更新。

對于財務部，除可以追蹤訂單、庫存外，對已辦理入庫未收到發票的存貨，還可以根據倉管部門已填制的入庫單做暫估入賬，并對已辦理出庫未開發票的存貨，也可根據倉管部門填制的出庫單做出庫管理，這樣，倉管部門的存貨出入庫明細賬與財務部門的存貨明細賬核對相符，月底，定期盤點存貨實物，并與相關明細賬進行逐項核對。

（三）控制存貨采購審批，加強存貨成本管理

大宗采購業務應采用招標管理、集中采購。對于大額的采購合同，應實行集體決策或聯簽制度。在相關部門進行授權審批后，采購員應按授權委托進行簽訂合同。本著節約的原則，采購員收集各種信息，同類產品貨比多家，以求價格最低、質量最優，確保了生產的正常進行，又有效控制了采購成本，加速資產周轉，提高資金使用效率。

存貨采購資金的支付，應由采購部門填制采購資金支付申請單，財務部門應結合采購合同上的商品名稱、規格、型號，付款金額，與實際收到的發票、實物入庫單一一審核無誤后，將申請單交由財務經理、總經理簽字，然后財務部門出納員根據申請單辦理付款手續，進行貨款支付結算。

在控制采購成本方面，企業財務部門應充分發揮本部門的優勢和核算能力，在不違反中小企業會計制度規定的前提下，采用最合理的成本核算方法計算存貨成本，并使企業成本降到最低。另外，企業其他部門應謹慎使用消耗性物資，降低消耗量，延長消耗性物資的使用期限，減少了消耗性物資的購買次數，一定程度上降低了購買成本。

（四）提高倉儲人員的綜合素質，加強倉儲知識的培訓

倉儲人員作為企業存貨管理的必要的一分子，知識的儲備與職業道德素質的修養也是非常重要的。企業應重視對倉儲人員綜合素質的培養，加大力度培訓，使每一個倉儲人員都可以成為能勝任倉儲工作的優秀人才，為企業的存貨管理工作貢獻自己的力量。

四、結語

解決中小企業存貨管理問題的關鍵，首先需要健全的存貨管理內部控制制度，使管理存貨有章可尊，有則可循，有據可依，企業可以系統化地管理存貨，有效地降低庫存，并降低資金平均占用水平，提高資金使用效率。其次，采用系統科學合理的存貨管理方法，在有效的方法下，存貨的收發存管理更加簡便、更有效率。只有做好這些，存貨管理才能做得更好，這樣企業才能更好更快地經營發展。

參考文獻

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