淺談中職學校實物檔案管理

毛正玉

摘 要：中職學校的發展史和光榮史可以很好的體現在中職學校的實物檔案上面，實物檔案相對于紙質檔案來說，能夠更加真實、直觀和生動的展現學校的發展歷史和各項實踐活動，也是學校檔案的重要組成部分。因此，必須加強對學校實物檔案的管理，發揮實物檔案的重要歷史價值和意義。本文主要論述了學校實物檔案管理的意義、分類和保管與利用，希望能夠對學校實物檔案管理工作提供一定的參考。

關鍵字：中職學校；實物檔案管理；收集范圍；保管；利用

實物是一個特殊的載體，它有很多實用的特點，如原始性、直觀性、真實性以及生動形象等特點，這些實物檔案是對中職學校發展歷史和各項活動的真實記載，同時，實物檔案也彌補了其他形式檔案的不足之處，是學校檔案的重要組成部分，因此，必須加強對實物檔案的科學化管理和利用，充分發揮實物檔案的價值。

1 做好學校實物檔案管理的意義

1.1 真實的記載和反映出學校的發展史

實物檔案的特點包括真實性、原始性、直觀性和生動性。學校在發展過程中會收集很多的實物，這些實物記載著關于學校的社會活動以及教學、科研等過程。與此同時，通過對實物的保存，可以很好的保護實物本身的面貌。學校的實物檔案是知識內涵和時代氣息最真實的載體，能夠真實的記錄學校發展過程中的各種榮譽，并將學校的發展史和變遷史直觀的展現出來。

1.2 豐富校園文化內涵，提高學校知名度和競爭力

學校是培養人才的重要場所，學校的校風在我國文化的發展過程中具有重要作用。學校的實物檔案本身能夠給給人們帶來視覺上的沖擊和感受，實物檔案的優勢是具有文字所不能表達的直觀感和立體感，因此，實物檔案能夠更加容易被人們感受和理解。實物檔案在豐富參觀人員的情感的同時，還能夠提升參觀人員的想象空間。通過對學校實物檔案的展示，能夠使參觀者更加深入、徹底和直觀的了解學校的文化內涵和文化底蘊，從而提高學校的知名度和競爭實力。

1.3 有效的服務教學、科研和管理，提高了高校的辦學水平

實物檔案的建立，能夠原始的、真實的保存學校建校以來的教學、科研和管理的資料，可以為后人在發展高校的時候，提供可靠的、可供參考的經驗和歷史，為高校的發展提供最有效、最直接的幫助。

2 實物檔案的分類

中職學校檔案室要認真做好實物檔案的歸檔、整理、歸類和保管等工作。在開展實物檔案歸檔時，要編制合理的目錄，對實物檔案編制檔號，并注明每件物品的名稱、授予或贈與單位或姓名、接受時間、歸檔時間等。對于需要長期保管的實物檔案，需要對實物的擺放框架和地點進行明確的標注，并將檔號標志附于相應的實物檔案上。伴隨著科學技術的不斷發展和進步，實物檔案在管理過程中逐漸向著數字化和信息化的方向發展，因此，在進行實物檔案管理的過程中，要將學校的實物檔案和信息的收集、傳遞、存儲和利用實現一體化。通過對學校實物檔案管理工作的加強，可以逐步促進檔案管理工作的信息化和規范化。

3 實物檔案的保管與利用

3.1 實物檔案歸檔制度化

我們把實物檔案列在其他類檔案后面，規定了歸檔范圍和保管期限，歸檔時間不限等制度。歸檔范圍包括：名人、領導等題字、畫冊、簽名簿等；獲得的校級以上獎狀、證書、獎牌、獎杯等；本校作廢印章；校慶紀念品；學校互訪禮品；建筑物設計模型；教具和科研樣品；學校使用過的牌、匾及各時期的工作證、學生證校徽等樣品；捐贈的個人物品。

3.2 實物檔案的分類、背景說明及計算機編目

我們按歸檔范圍，把實物檔案分成十類，取“實物”的開頭拼音sw，再加上數字，如，sw11、sw12……每一類按年代自然排序，如，2016年征集到一幅題字，它的檔案號是2016.sw11.1，以此往下排列。然后，對每一實物檔案都要進行背景說明，包括實物的名稱、材質、產生的時間、事由、何人何時歸檔的等。最后，把實物檔案的信息進行計算機編目。

3.3 實物檔案數字化加工及其電子文件與機讀目錄的鏈接

我們把征集到的每一實物檔案拍攝成照片，即形成電子文件，然后，把每一張電子照片通過系統軟件進行上傳，即與對應的實物信息（機讀目錄）進行鏈接，從而構建一套實物信息與實物照片一同歸檔，并存在互聯關系的共存模式。這種模式不僅可以將實物信息與照片信息進行有效的呼應，而且能夠通過查閱實物的電子照片，大大地降低對檔案實體的調閱頻率，從而實現對實物檔案的保護，最大限度的延長珍貴實物檔案的使用壽命。與此同時，電子文件的建立也為以后的利用奠定了基礎，方便了對實物檔案的保管。

3.4 通過多種渠道，展現實物檔案價值

學校的實物檔案不僅具有非常高的研究價值，還具有非常高的利用價值，因此，要對學校的實物檔案進行多角度和多渠道的開發和利用，在使參觀者了解學校的實物檔案的同時，還要充分的發揮和展現實物檔案的有效價值。例如：學校可以建立“軍工紀念館”，在里面展示學校的實物檔案，并把它作為國家國防教育的基地和學生的歷史教育課堂；學校還可以建立“校史館”，通過展示實物檔案中的獎狀、獎杯等實物，對學校的發展歷史和業績進行展示；離退休處舉辦慶祝“抗戰勝利70周年”書畫展，檔案館可以為他們提供多幅書畫作品，這些作品可以是離退休同志們當初歸到檔案館的自己的作品。每年的6月9日，是國際檔案紀念日，可以利用這一重要機會，做一些實物圖片宣傳板，配上說明，印發一些宣傳冊，面向全校進行宣傳和展示。通過各種形式對實物檔案的利用，既能充分實現實物檔案的內在價值，又能豐富校園文化建設的內涵。

3.5 設立實物檔案展廳，擴大實物檔案利用量

在學校實物檔案利用的過程中，可以在檔案館設立展廳，并對展廳進行展覽區域的劃分：1）在榮譽墻部分可以展出學校在發展過程中獲得的獎狀和獎杯等實物；2）在對歷史的回顧過程中可以展出往屆校友在學校學習生活中使用過的物品，還可以展示學校的作廢印章等；3）在展示領導關懷方面，可以展示各級領導在重大節日對本校的信件和題詞等；4）在互訪往來部分可以展示本校與其他高校交往過程中其贈送的紀念物品；5）在校慶精品方面可以展示學校在歷屆校慶時頒發的紀念品；6）在名人物品部分可以展示為學校做出突出貢獻的名人事跡和捐贈物品等。還可以充分利用檔案館的走廊，設置展柜及吊柜，定期設立專題展。這些展覽在提高實物檔案的利用率的同時，還可以使參觀者對學校的歷史和現在的發展有一個深入的了解。

3.6 利用數字化技術，提高實物檔案利用率

學校在對實物檔案進行展示的同時，還可以在學校的專屬網頁上建立與之相對應的虛擬實物，并對這些虛擬實物進行科學的分類。當瀏覽網頁時，可以按照分類進行檢索，然后就會就會顯示與實物相對應的信息。通過數字化技術的應用，可以在實物展示的同時，提高學校實物檔案的利用率。

4 總結語

綜上所述，中職學校的實物檔案管理是中職學校檔案管理工作中的重要組成部分，并且，實物檔案的管理工作和傳統的紙質檔案管理與電子檔案管理之間存在著很大的區別。因此，必須加強對是實物檔案管理工作的研究，使實物檔案管理朝著規范化的方向發展，最大限度的實現實物檔案管理的價值。中職學校的實物檔案管理工作是一項長期，并且艱巨的工程，為了實物檔案管理事業的發展，必須高度重視實物檔案管理工作。

參考文獻

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