公共資源交易項目檔案的管理與發展研究

張潔

摘 要：隨著我國社會經濟的迅速發展，有效推動了我國公共資源交易行業的發展，并且面臨著巨大的發展機遇。公共資源交易項目檔案管理工作引起了國家領導人的高度重視，在未來的發展當中，公共資源交易當中的招標項目只會逐漸增多，項目檔案數量同樣會呈現增長趨勢。但是，就當前的交易項目檔案管理現狀而言，管理量不僅僅復雜，數量還比較龐大。為此，有必要加強公共資源交易項目檔案管理，這就需要重視立法建章統一規范化管理，才能確保公共資源交易項目檔案管理，并且充分發揮其作用。本文主要對公共資源交易項目檔案管理加以分析，并且對未來公共資源交易項目檔案管理發展加以探討，旨在提高公共資源交易項目檔案管理工作水平。

關鍵詞：公共資源交易；項目檔案；管理；發展

社會經濟的迅速發展，給公共資源交易行業發展帶來了巨大的機遇。為此促進公共資源交易行業的發展，就需要建立統一的交易平臺，才能使得公共資源交易市場交易項目增加，同時有效增加項目檔案數量。在這一新時期，在改革委的牽頭下，公共資源交易平臺整合工作會議制度得到了迅速的制定，并且得到了國務院辦公廳允許。在制度當中，明確指出公共資源交易將全部納入平臺，禁止在平臺之外進行交易，由此可見，在未來進場交易的招標項目將會迅速增多，同樣的道理，項目檔案數量也會出現迅速增長。但是就目前的公共資源交易項目檔案管理而言，我國的公共資源交易項目檔案管理局面較為混亂，其主要原因在于交易項目檔案數量較為龐大，并且涉及范圍較為廣泛，顯得比較復雜。這就需要交易項目檔案實施立法建章，進行統一規范化管理，才能促進公共資源交易行業的穩定、快速發展。此外，交易項目檔案管理有必要實現“互聯網+”管理，才能實現交易項目檔案管理水平的進一步提高。

1 公共資源交易項目檔案管理分析

1.1 投標文件資料的管理

在項目交易評標時，主要是由評標人員選擇前三名的投標人員，并且招標人將會在法律的規定下，將第一名定為中標人，一旦第一名放棄中標，或者是由于諸多因素在實際的操作當中，并不能遵守合同、不按照招標文件要求，這就需要提交一定的保證金，招標人可以按照名次選擇其他中標人，也可以重新進行招標工作[1]。在《中華人民共和國招標投標法實施條例》當中，就有條例明確指出，對此加以詳細的分析，主要包括以下幾個方面的內容，（1）

中標候選人投標文件的管理，目前收集中標候選人投標文件資料，通常具有兩種方法可以采取，一是在符合招標文件的規定的基礎上，已經確定了中標的第一名，然而該中標人由于諸多因素放棄了中標，主要原因有存在不可抗力，導致合同不能夠履行，或者是在中標過程中，存在一些不合法的操作，其實際條件并不符合中標條件，對此招標人員需要重新按照名次選擇中標人，或者是按照中標候選人名單排序依次確定其他中標候選人為中標人的[2]。二是中標人由于諸多因素放棄了中標，主要原因有存在不可抗力，導致合同不能夠履行，或者是在中標過程中，存在一些不合法的操作，其實際條件并不符合中標條件，有必要進行重新招標，并且只需要整理中標人的投標文件，其主要原因在于其它投標文件均沒有長期保存的價值和意義，一旦長時間的收集，將會無限制的增加項目檔案管理的壓力[3]。（2）對未中標人的投標文件資料的處理，現階段，業內對未中標人的投標文件資料保存和處理主要的要求包括以下幾個方面的內容，一是招標文件的副本以及未中標文件的資料需要妥善保存2年；二是沒有投標文件資料需要保存超過1年時間。待到招標文件保存時間一到，需要將資料加以處理，主要采取物理粉碎或者焚燒處理。值得注意的是需要在處理過程中，確保投標人的商業秘密以及個人信息不被泄露，避免造成經濟財產損失。

1.2 項目檔案的立法需要

隨著公共資源交易行業的發展，項目檔案數量增加，并且交易項目逐日增加，這就需要對項目檔案管理法規建設引起高度重視，并且制定一套有效的管理方法。就目前的項目檔案管理標準主要包括四種類型，分別是省、市以及縣的監管部門與同級檔案行政管理部門出臺的，除此之外的一種屬于市或縣一級公共資源交易監管部門或者交易中心獨立出臺的。此外，在《招標投標法》以及《政府采購法》等當中，并沒有對項目檔案管理加以明確的規定，更為嚴重的是存在部分的公共資源交易監管部門或交易中心制定的標準，嚴重違背了《中華人民共和國檔案法實施辦法》[4]。基于此，公共資源交易監督管理局有必要重視《項目檔案管理辦法》以及《收集整理規范》加以完善，只有這樣，才能促進的項目檔案管理水平的提高。

2 公共資源交易項目檔案“互聯網 +”項目檔案管理發展

現階段，隨著互聯網技術的迅速發展，與此同時公共資源交易行業得到了迅速發展，為實現其可持續發展，有必要在公共資源交易平臺整合的基礎上，加強發展電子化招標，其主要原因在于交易平臺的有效整合和進場交易項目的增多，采用傳統的紙質管理方式無法滿足實際發展需求。這就需要大力發展“互聯網 +”項目檔案管理，其主要從以下幾個方面入手。

（1）將傳統的紙質化項目檔案管理方式加以摒棄，加強互聯網的應用，并且利用互聯網的平臺逐漸轉變為電子化管理。（2）公共資源交易監管部門在轉向電子化操作時，有必要重視同級檔案行政管理部門的業務指導。（3）針對公共資源交易項目以及項目檔案數量較多，在采購項目檔案電子化所需設備時，就需要優先選擇一些高配置設備，尤其是電子光盤的采購，必須要選擇檔案級光盤，才能確保電子檔案的長時間保存。（4）項目檔案電子化管理可以采取招標方式，選擇具有檔案管理資質的企業，從而能夠選用專業人員進行檔案管理，有利于電子化項目檔案管理水平的提高。（5）實現“互聯網 +”項目檔案管理，其主要是逐漸摒棄傳統的紙質化項目檔案管理，加強互聯網的應用。傳統的項目檔案管理主要是通過存檔機構尋找項目檔案，其主要是通過人工方式完成，對于在“互聯網 +”項目檔案管理模式，其主要是通過互聯網進行辦理，有利于提高項目檔案利用效果，直接簡化了調檔環節，從而使得經濟成本、工作時間以及查找難度等得到有效的降低。此外，國家發展改革委以及國家檔案局等部門需要對項目檔案管理工作引起高度重視，并且對《項目檔案管理辦法》加以完善，促使項目檔案管理變得規范化、制度化以及標準化，才能有助于公共資源交易項目檔案管理實現可持續發展。

3 結語

綜上所述，隨著社會經濟的發展，有效促進了公共資源交易行業的發展，并且國家有關領導人對此引起了高度重視。在未來的發展當中，公共資源交易項目只會逐漸增多，項目檔案數量將會不斷增加，這就需要不斷加強公共資源交易項目檔案管理，并且需要重視現代技術的應用，不斷將紙質化項目檔案管理方式逐漸轉變為電子化，才能滿足當前發展需求，從而有助于公共資源交易行業的長久發展。

參考文獻

[1]構筑統一規范便民高效陽光透明的公共資源交易平臺——國家發展改革委法規司負責人就《公共資源交易平臺管理暫行辦法》答記者問[J]. 招標與投標，2016，08：16-17.

[2]本刊記者.實行全流程的透明化管理——國家發展改革委法規司負責人就《整合建立統一的公共資源交易平臺工作方案》答記者問[J].紫光閣，2015，09：21-23.

[3]本刊訊.國家發展改革委等14部委聯合發布《公共資源交易平臺管理暫行辦法》[J].招標采購管理，2016，06：6.

[4]汪杰.反腐新常態下如何做好項目檔案工作——以滁州市公管局項目檔案管理為例[J].辦公自動化，2016，02：48-50+55.