醫(yī)院辦公室檔案管理的現(xiàn)狀反思及對策分析

李艷麗

摘 要：隨著醫(yī)療制度改革的不斷深入，醫(yī)院檔案管理工作也應(yīng)步入科學(xué)發(fā)展的軌道。然而，現(xiàn)實中醫(yī)院檔案管理工作卻困難重重，問題諸多，加強醫(yī)院檔案管理勢在必行。本文從檔案管理職能的實現(xiàn)、檔案管理功能的實現(xiàn)、檔案管理功效的實現(xiàn)等三個方面進行了現(xiàn)狀反思。結(jié)合醫(yī)院文書檔案管理的實際狀況，在問題導(dǎo)向下提出了四個方面的對策，即增大人員信息化管理能力培訓(xùn)、重視檔案管理部門的職能地位、構(gòu)建激勵機制并優(yōu)化職能結(jié)構(gòu)、完善評價機制和線上溝通機制。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院辦公室檔案；現(xiàn)狀反思；對策；管理

醫(yī)院辦公室檔案管理（下文簡稱：檔案管理）工作內(nèi)容十分具體，即不僅要做好上傳下達，對各種電話、文件、信函及院領(lǐng)導(dǎo)指示的登記、傳達、傳閱和反饋、轉(zhuǎn)辦等工作，而且還要保證各項工作能按期完成并將執(zhí)行結(jié)果、按規(guī)定向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報。

1 問題的提出

1.1 如何看待檔案管理的職能

根據(jù)管理學(xué)原理可知，管理職能包括：計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制等職能項目，這些項目都貫穿于檔案管理始終，隨著醫(yī)療機構(gòu)的深化改革，并以改革推動自身的內(nèi)涵式發(fā)展，這就勢必需要信息化平臺的支撐，信息化平臺所含的文書檔案登記信息、檔案歸類信息、檔案內(nèi)容整理信息等，都將為醫(yī)院管理層實施各項目標管理提供關(guān)鍵的信息支持。

1.2 如何理解檔案管理的功能

與職能不同，檔案管理的功能只有在發(fā)揮了檔案管理人員的主觀能動性，以及在創(chuàng)新檔案管理模式下才能呈現(xiàn)出來，這就對檔案管理工作提出了更高的要求。不難知曉，醫(yī)院文書檔案可以助力黨務(wù)工作開展之需，涉及行政制度安排的文書檔案則能為醫(yī)院內(nèi)控機制的設(shè)計提供支撐材料。以上兩大板塊所一一對應(yīng)的功能，也只有依托檔案管理人員的崗位能動性才能實現(xiàn)。

2 醫(yī)院辦公室檔案管理的現(xiàn)狀反思

緊扣以上提出的問題，這里從三個方面來對醫(yī)院辦公室檔案管理的現(xiàn)狀進行反思。

2.1 檔案管理職能的實現(xiàn)方面

從前面的論述中可以知曉，增強檔案信息搜集和查詢的時效性是發(fā)揮檔案管理職能的重要環(huán)節(jié)，但在現(xiàn)實中不少醫(yī)院檔案管理仍處于人工搜集和查詢狀態(tài)，這不僅降低了檔案信息發(fā)布的時效性，也無形中增大了檔案管理人員的工作壓力。在部分檔案信息化管理水平較高的醫(yī)院中，仍存在著信息化平臺搭建與檔案管理需要不匹配的情況，這就變相浪費了醫(yī)院在搭建信息化平臺時的資金。從另一個角度來看，醫(yī)院檔案部門也缺乏信息化平臺維護人才。

2.2 檔案管理功能的實現(xiàn)方面

要真正體現(xiàn)出檔案管理的功能，則需要檔案管理人員充分調(diào)動自身的崗位意識和專業(yè)知識儲備，在管理模式上進行優(yōu)化和創(chuàng)新。但現(xiàn)實卻是，檔案管理部門所處的職能地位并不高，從而也就導(dǎo)致了檔案管理人員在醫(yī)院中的話語權(quán)相對較弱。在醫(yī)院權(quán)威式管理形態(tài)下，這樣的部門地位和話語權(quán)限必然會抑制檔案管理人員主觀能動性的發(fā)揮。再者，醫(yī)院以科室為單位的職能化組織架構(gòu)，也在組織架構(gòu)形態(tài)上固化了檔案管理工作模式。

3 對策

3.1 增大人員信息化管理能力培訓(xùn)

梳理現(xiàn)階段相關(guān)文獻可知，不少作者在談到檔案管理人員素質(zhì)時，都認為其文化水平較低、崗位素質(zhì)不高。筆者經(jīng)過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，情況并不是他們所說的那樣。隨著檔案學(xué)在我國成為獨立的專業(yè)體系，各大醫(yī)院檔案管理部門已陸續(xù)補充了檔案管理專業(yè)化人才。問題的根源在于，檔案管理人員無法充分把握醫(yī)院各職能部門對檔案信息的需求。因此，培訓(xùn)的重點在于，將信息化檔案管理的一般原理與本單位的實際需要完美結(jié)合。由此，這就需要各職能部門參與到能力培訓(xùn)中來。

3.2 重視檔案管理部門的職能地位

醫(yī)院管理層需要重視檔案管理部門的職能地位，特別在當前醫(yī)院體制改革所面臨的激烈市場競爭壓力下，檔案信息將支撐起醫(yī)院內(nèi)涵式發(fā)展之路。重視的方式包括在輿論導(dǎo)向上提升檔案管理部門的職能地位在薪酬體制分配設(shè)計上提升檔案管理人員的職業(yè)地位。最后通過雙管齊下的努力，則能增強檔案管理人員的職業(yè)存在感，隨著存在感的增強也就能激發(fā)起檔案管理人員發(fā)揮自身能動性，參與到檔案管理模式的優(yōu)化和創(chuàng)新中來。

4 完善評價機制和線上溝通機制

醫(yī)院檔案管理所追求的應(yīng)是最終的“功效”，這是在實踐中已經(jīng)反映出的檔案管理工作績效。在問題導(dǎo)向下可知，需要從完善評價機制和建立線上溝通機制等兩個方面來下工夫。完善評價機制是針對檔案管理質(zhì)量而言的，這里需要重視評價主體的結(jié)構(gòu)。筆者建議，檔案管理評價主體應(yīng)包括辦公室檔案管理部門、科室部門、上級主管部門。線上溝通機制則依賴于醫(yī)院電子政務(wù)平臺的支撐，即通過QQ群、微信群、飛信等即時通訊軟件來加強檔案部門與其他科室部門的聯(lián)系。最后需要強調(diào)的是，當前國內(nèi)醫(yī)院的各個不同時期的諸多檔案往往由諸多相對獨立的管理部門進行內(nèi)部管理，而伴隨著醫(yī)院長期的變遷或是機構(gòu)大幅調(diào)整，醫(yī)院的個別檔案或多或少地會發(fā)生損毀或遺失的情況，難以確保檔案的系統(tǒng)性和完整性，醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀難以適應(yīng)當前構(gòu)建現(xiàn)代化醫(yī)院的要求，而且嚴重制約和阻礙了檔案資料的開發(fā)利用工作。只有實現(xiàn)對各類檔案的系統(tǒng)化管理，才能有效地確保其完整性。一方面，依據(jù)權(quán)變管理內(nèi)涵的系統(tǒng)理念，醫(yī)院可以把綜合檔案室設(shè)置成為獨立的特殊職能部門，集中管理醫(yī)院全部的檔案，并配置高水平的專業(yè)人員對醫(yī)院全部檔案進行系統(tǒng)化的日常管理。這樣既能夠確保檔案的系統(tǒng)化和完整性，也能夠有效地提升醫(yī)院檔案管理的綜合水平。另一方面，醫(yī)院應(yīng)當強化檔案的信息化建設(shè)，適應(yīng)國家檔案事業(yè)信息化發(fā)展的最新要求，通過構(gòu)建高速的檔案網(wǎng)絡(luò)和檔案信息資源存儲中心，加快推動醫(yī)院檔案資源的無紙化和數(shù)字化管理、信息服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化和信息管理的標準化進程，促進醫(yī)院檔案事業(yè)的可持續(xù)健康發(fā)展。

5 結(jié)束語

本文分別在檔案管理職能、檔案管理功能、檔案管理功效等三個方面進行現(xiàn)狀反思。最后認為對策應(yīng)從：增大人員信息化管理能力培訓(xùn)、重視檔案管理部門的職能地位、構(gòu)建激勵機制并優(yōu)化職能結(jié)構(gòu)、完善評價機制和線上溝通機制等四個方面來構(gòu)建。

參考文獻

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