淺談如何加強電算化會計檔案管理工作

鄒洪偉

隨著社會的發展和科學技術的進步，我國相當多的機構已經開始使用會計電算化軟件進行賬務處理，計算機處理經濟業務的比重越來越大，使會計人員從繁重的手工核算中解脫出來，減輕了工作強度，提高了工作效率，為實現管理工作現代化奠定了基礎。同樣，會計業務實行電算化后，會計檔案的內容、生成、傳輸、保管等也呈現出新的特點，電算化會計檔案成為重要的管理對象，如何切實有效地開展電算化會計檔案管理工作已成為廣大檔案工作者必須面對的重要課題。

1 完善制度，規范管理

電算化會計檔案的內涵較為廣泛，其內容不僅包括存儲在計算機中的會計數據（以磁性介質或光盤存儲的會計數據），打印輸出的傳統概念上的會計憑證、會計賬簿、會計報表等，還包括會計電算化過程中形成的紙質文件、電子文件和系統軟件。電子檔案和紙質檔案并存，增加了管理的難度，必須有一整套較為完善的規章制度來規范檔案管理實踐。因此，檔案部門應根據本單位會計工作的實際情況，在遵循《會計檔案管理辦法》的基礎上，制定和完善本單位的電算化會計檔案管理制度，如《電算化會計檔案崗位責任制》、《安全保密制度》、《計算機硬軟件和數據管理制度》等，以便在實際工作中以制度約束行為，以制度規范管理。

2 授權操作，專人專職

實行會計電算化后，會計崗位的設置發生了相應的改變，因此，應根據責、權、利、效相結合的原則，采取不相容職責相分離的措施，嚴格崗位責任制，對不同的崗位賦予不同的權限。在單位中應設置會計電算化檔案管理員，專門負責電算化會計檔案的整理歸檔，且該管理員不能由出納人員兼任。電算化檔案管理員的崗位職責有：在規定期限，向會計電算化系統各類有關人員催收會計數據備份及存檔資料，并填寫存檔清單；按規定保管存檔的各種會計電算化檔案；負責會計檔案的安全保密，不能擅自借出，經會計電算化主管和單位負責人批準允許借閱、復制的會計檔案應辦理登記手續；定期對磁或光介質的會計檔案進行檢查、殺毒工作。

3 根據特點，有所側重

在電算化環境下，要尤其注重對非紙質會計檔案和軟件文檔的管理。存儲計算機中的會計數據（以磁性介質或光盤存儲的會計數據），是在會計電算化情況下新的會計檔案形式。這種會計檔案只能以電子數據狀態保存，而通過會計數據備份的方式生成。目前，大多數會計電算化軟件均支持計算機硬盤、軟盤及移動存儲設備（移動硬盤、光盤、磁帶機）備份。備份次數應視單位的會計業務量大小而定，但每月不應少于兩次。數據資料備份要有專人負責，建立相應的責任制。數據資料備份包括對計算機內的會計信息的日備份、月備份和年備份。對于計算機內的憑證及總分類賬、明細分類賬、報表等重要數據最好采用AB備份法進行數據備份，殺毒后放置在不同地方妥善保存，以防止因病毒入侵或地震、火災等意外情況而造成計算機故障和存儲設備損壞而丟失數據。各種備份光盤設備均要標明類型、備份期間、備份時間和備份人員等有關標識，以便查找。對于歸檔保存的會計數據備份時最好以只讀形式保存，這樣可以防止無意或人為的改動，保證會計檔案的真實性以及日后會計數據恢復時會計信息的正確性。電算化會計檔案中軟件文檔是進行會計信息系統維護必不可少的資料，它可以幫助理解應用軟件的設計思路和編制的源程序代碼，同時，一個軟件系統由于主客觀的原因不可避免地會產生一些問題，如果沒有保存完整的軟件文檔，系統的維護將非常困難。會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案保管。保管期限截止至該系統停止使用或有重大更改之后的5年。

4 強化保管，確保安全

一是在選用保存會計檔案的存儲介質時，應特別注意選用質量較好、可靠性較高的介質，存儲介質的質量關系到會計檔案能否被使用，而紙張的質量只會影響到使用效果；二是對存放在存儲介質上的會計檔案應寫好“保護”字樣，存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場所；三是對存放往年會計檔案的介質應定期復制，如每半年復制一次且最好復制雙份存放在不同的地點，各種備份軟盤均要標明類型、備份期間、備份時間和備份人員等有關標識，以便查找；四是對使用時間較長的存儲介質應定期進行替換；五是對硬盤上的會計檔案應定期備份到軟盤或光盤上，系統管理員以及會計電算化操作員應及時制作數據備份；六是需要對備份磁盤進行操作而又可能危及該磁盤的完整性時，應制作復制件，使用復制件進行操作；七是應用會計系統的計算機不應直接連接互聯網，如果單位實行會計網絡化管理，可采取設置防火墻、安裝信息網關和安全路由器、設置授權和身份認證系統、進行信息加密、加強安全監測預警系統的實時監控等措施，確保會計數據不受外部的影響，保證電算化會計檔案的安全。

5 加強培訓，提高素質

會計檔案管理是一項專業性、技術性、政策性很強的工作，而計算機技術的普及又對會計檔案管理工作者提出了新的更高的要求。針對目前各單位會計檔案管理部門缺乏既懂檔案管理知識，又精通財會知識和計算機應用的復合型人才的情況，單位領導應重視會計檔案管理人才培養，進一步加強會計檔案管理人員隊伍建設，不斷提高他們的政治素質和業務素質，使他們盡快掌握計算機技術，不斷提高電算化會計檔案管理水平。