會計電算化條件下會計檔案管理問題分析

摘 要：如今會計電算化已經在我國大范圍投入應用，其間包括會計工作行程、信息系統設計，以及會計檔案管理模式等，都發生了系統性的變化結果。但是因為部分工作人員專業技能和綜合素質不高，在會計檔案管理中難免出現諸多沖突問題。筆者的任務，便是在理清這部分問題基礎上，結合實踐經驗探討日后科學合理性的處理對策。

關鍵詞：會計電算化；會計檔案；管理問題；處理對策

會計電算化的推廣應用，令我國財會人員工作強度得以適度降低，大幅度提升了工作效率，最為重要的是為企事業可持續改革與發展，產生了極為可靠的推動效用。盡管說會計電算化包含諸多優勢，但是應用過程中還是存在一系列問題，因此，怎樣改進會計電算化條件下的會計檔案管理模式，已然成為時代發展過程中務必解決的課題。

1 會計電算化條件下的會計檔案管理問題整理

1.1 檔案管理規范體制不夠完善

第一，在思想意識不佳等社會背景交織化作用下，許多財務工作人員的電算化會計檔案管制意識都有待提升，隨后接連引發盲目關注核算而忽視管理等弊端。尤其是企業中的歸檔，基本上限定在紙質檔案歸檔層面上，至于電算化會計檔案則長期在財務機構之中保存，這類結果無非給電算化會計檔案管理合理性控制，帶來諸多約束效應。

第二，如今我國大部分企業都未能構建起健全樣式的電算化會計檔案監管體制，致使這部分檔案管理活動長期停滯在無序的境遇之中，包括電算化會計檔案的整合、沿用、銷毀等工序流程，始終沿用傳統的處理方式；相比之下，有關檔案管理、檔案管理職員業務實力和職業道德素質，以及檔案管理規范體制等，都存在嚴重空白等消極狀況，如許多單位現階段仍舊無法擺脫傳統的紙質檔案查閱服務模式，這類現象明顯不利于電算化會計檔案的高效率應用和發展。

1.2 檔案本身存在諸多漏洞

須知會計檔案管理工作務必要由擁有獨立核算實力的機構承擔，否則將無法保證將一切相關的會計資料加以有序地歸檔和存儲。但是與之相互沖突的是，部分企業在開展會計檔案管理事務期間，有關會計信息的真實和完整性往往難以保障，主要原因就是信息數據長期在磁盤等介質之中保存，且經常會被外部人員所復制、偽造，甚至是銷毀，最終令這部分信息頻頻滋生出失真和不完善等隱患。

1.3 會計人員職業技能有待提升

自從我國推廣使用會計電算化模式之后，對于檔案管理職員的規范要求自然變得更為嚴格一些，而其間一般的會計人員盡管說會計經驗頗為豐富，但是計算機操作實力未能達標，所以非常容易因為操作不科學而威脅到最終的檔案數據管理實效。再就是部分計算機人員雖然說熟知各類程序，但是會計知識卻不夠豐富，自然亦給會計數據處理和保存留下隱患。

2 現代處理好會計電算化條件下會計檔案管理問題的對策解析

2.1 持續改良修繕既有的檔案管理體制

須知會計電算化環境下的會計檔案管理模式存在一定的特殊性，所以習慣于傳統處理方式的人員工作中難免會滋生諸多問題，由此看來，盡快制定可靠的處理方案，進一步提升會計電算化環境下檔案管理水準，顯得尤為必要。而目前最為緊要的，就是革新這類檔案管理人員的理念，如配合教育、推廣宣傳等途徑強化他們的信息化操作意識，說服領導為會計電算化檔案管理投入更多的支持經費等。為了令這部分工作更加順利地進行，就必須選擇加快電算化會計檔案管理規范體制的改良修繕進程，具體方法就是在充分結合相關企事業單位實際狀況和實踐經驗的前提下，針對既有的檔案管理模式加以科學和大膽性地創新，進一步構建起集合檔案設計、立卷、存儲、備份、移交、維護、銷毀等程序的管理體制，保證一系列管理工序流程得以密切配合之余，大幅度提升我國會計電算化環境下的會計檔案管理工作水平。

2.2 全面強化法制的宣傳和教育力度

歸結來講，涉及會計檔案管理的漏洞問題，核心原因就是檔案管理主體法律意識不夠深刻，為了真正處理好這類弊端，就必須想方設法引導會計人員切實關注會計檔案管理事務基礎上，令其明白檔案管理完整性和自身的關聯，這樣一來，才能順利消除長期遺留的道德風險隱患，保證檔案管理工作至此得到嚴謹性對待。

首先，全面界定國家政策規定和企業具體的狀況，進一步構建起完善化的檔案管制體制，令檔案保存、借閱、移交、銷毀等工序流程都能夠緊密銜接于法律，并且保留較強的約束力。

其次，強化法律宣傳指導力度，令檔案管理人員自主避免會計檔案資料的隨意性篡改和盜取行為。

最后，加大企業不同層級之間的聯系，保證高層人員可以發揮適當的榜樣示范和引導作用，主動為基層人員處理好一切工作問題并和他們合作處理好一切檔案管理事務。

2.3 積極提升會計人員的職業技能

企事業單位之中最為關鍵的隱性財富便是人力資源，如若開發應用得到，便可以定期為企業贏得合理數量的經濟與社會效益。因此，企事業單位領導務必要積極和實時性地引入綜合性人才，并安排他們處理電子檔案管理事務。需要注意的是，在引入這部分人才過程中，不單單要關注他們的會計知識和能力，同時還要檢驗認證這類群體的計算機操作實力，即在充分界定企業自身經營特征的前提下，實時性針對引入的人才進行再次培訓教育，保證他們可以做到與時俱進并朝著智能化人才方向不斷過渡扭轉。

3 結語

綜上所述，電算化環境下的會計檔案管理模式，是我國企事業單位會計檔案管理工作朝著規范、科學、高效率等方向過渡發展的保障條件。因此，相關領導人員要積極制定各類支持性措施，切實提升電算化會計檔案管理工作的水平。唯獨如此，才可真正維持會計數據的安全和完善性的基礎上，有機發揮會計信息的指導服務效用，最終推動經濟和社會整體化的可持續改革發展進程。

參考文獻

[1]俞峰.淺談電算化會計檔案管理中的問題和對策措施[J].中小企業管理與科技（下旬刊），2010，17（10）：154-167.

[2]劉梅.電算化會計檔案管理中存在的問題與對策[J].淮海工學院學報（社會科學版），2011，14（07）：115-126.

[3]王義.數字化背景下的企業會計檔案管理研究[D].吉林大學，2012.

作者簡介

黃勇（1976-），男，漢，湖北宜都市人，檔案初級，大學專科。研究方向：會計檔案。