淺談企業(yè)檔案信息化建設(shè)

摘 要：隨著社會信息化的飛速發(fā)展，企業(yè)檔案信息化的建設(shè)顯得尤為重要，面對激烈的市場競爭，企業(yè)檔案實現(xiàn)信息化既是刻不容緩的一件事，同時也是是新世紀(jì)檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。本文分析了企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要性，指出了檔案管理信息化建設(shè)中出現(xiàn)的問題，并且就可能影響企業(yè)檔案信息化建設(shè)的相關(guān)問題提出了反思。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；信息化；建設(shè)

眾所周知，企業(yè)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對企業(yè)有保存和利用價值的各種形式的文件、圖紙、報表等材料[1]。這些資料客觀的記錄了企業(yè)生產(chǎn)活動的全過程，是企業(yè)最重要、最鮮活、最有權(quán)威性的知識資源，是企業(yè)賴以生存的血液。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，原來以紙質(zhì)為主要保存形式的各種檔案已經(jīng)不能滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的各項要求，將逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橐詳?shù)字、信息、網(wǎng)絡(luò)為載體的保存形式，這種方式無疑可以使檔案工作更加便捷、有序。

1 企業(yè)檔案信息化介紹

企業(yè)檔案信息化，就是將計算機技術(shù)、信息技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等充分運用于企業(yè)檔案信息資源的保存管理和提供利用等活動中，以期獲得最佳的工作效率、經(jīng)濟效益和社會效益[2]。實際上就是將傳統(tǒng)的以檔案實體保管為主轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案資源的電子化。

2 企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要性

在企業(yè)傳統(tǒng)檔案保管中載體一般為紙質(zhì)，因為需要長期保存，所以企業(yè)每年都會投入一定比例的檔案文檔保管經(jīng)費來預(yù)防可能發(fā)證的破損，腐蝕，丟失等情況，如果檔案管理實現(xiàn)信息化就可以大大減少文檔檔案保管經(jīng)費的支出，為企業(yè)節(jié)約開支；其次由于檔案的特性，檔案往往需要反復(fù)調(diào)閱、查詢，在現(xiàn)實操作中不可避免地會使檔案受到損壞甚至遺失，尤其是那些內(nèi)容涉及企業(yè)核心機密的重要檔案，如產(chǎn)品設(shè)計圖、試驗報告、經(jīng)營合同等等，它們不僅僅是企業(yè)的寶貴資源，而且在企業(yè)的發(fā)展乃至創(chuàng)新過程中起著至關(guān)重要的作用，具有極高的參考價值。尤其在新產(chǎn)品的開發(fā)研制中，往往許多資料需要在短時間內(nèi)快速、準(zhǔn)確且被反復(fù)查閱。因此，如何能夠使檔案資料方便、快捷、高效地發(fā)揮作用就顯得尤為重要了。

需求驅(qū)動創(chuàng)新，創(chuàng)新帶來變革，檔案管理信息化就是將檔案的載體需求從傳統(tǒng)紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊?shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的載體。使其能夠在企業(yè)發(fā)展中更加便捷、有序的發(fā)揮作用。

3 企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題

3.1 對檔案信息化工作重視程度不夠

企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)組織開展生產(chǎn)、營銷、規(guī)劃等管理工作中不可或缺的重要環(huán)節(jié)，在信息化背景下，信息的準(zhǔn)確性、完整性和及時性能夠使企業(yè)在競爭激烈的環(huán)境下?lián)屨枷葯C。但是部分企業(yè)往往忽略企業(yè)檔案管理工作的重要性，沒有意識到檔案管理本身也是企業(yè)發(fā)展的一部分，一味地重效益、輕管理沒有發(fā)揮管理尤其是檔案管理本身的價值，間接損壞了企業(yè)的切身利益。

3.2 企業(yè)檔案信息化相關(guān)制度不完善

目前我國企業(yè)檔案管理經(jīng)過長期實踐的探索，并不斷總結(jié)經(jīng)驗，制定了較為完善的標(biāo)準(zhǔn)制度，但是伴隨著電子技術(shù)迅速發(fā)展，檔案信息化管理也需要一定的制度標(biāo)準(zhǔn)和措施來支撐，原來的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)條例已不能夠滿足現(xiàn)階段企業(yè)檔案信息的歸檔管理工作。因此就必須出臺適應(yīng)于當(dāng)前檔案管理特點的標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)、制度，完善信息化建設(shè)的保障機制，在制度上做到有章可循、有序發(fā)展。例如：檔案工作目標(biāo)管理制度，檔案信息安全保密管理制度、責(zé)任追究制度等。

3.3 標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待加強

俗話說無規(guī)矩不成方圓，檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)就相當(dāng)于“交通規(guī)則”，沒有嚴(yán)格統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，勢必會出現(xiàn)交通擁堵，雜亂無序。目前部分企業(yè)在檔案建設(shè)信息化過程中各部門缺乏協(xié)調(diào)，雜亂無章，各自為政，而且重復(fù)建設(shè)頻繁，使得標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)困難，嚴(yán)重影響企業(yè)檔案信息化建設(shè)效果。

3.4 部分企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)無法適應(yīng)信息化的需求

檔案信息化管理工作需要綜合能力較強的管理人才，不僅僅局限于可以熟練操作計算機而已。現(xiàn)實中，部分企業(yè)檔案管理人員雖然掌握了一定的檔案管理技能，但在信息化專業(yè)方面素質(zhì)普遍偏低。甚至于部分檔案管理人員不懂計算機檔案管理的基本操作，電腦變成了一種擺設(shè)，檔案信息化管理成了空談。

3.5 檔案管理信息化模式實效不高

目前，一些企業(yè)面對信息化的浪潮已經(jīng)行動起來，確實建立了一套檔案管理信息化的流程和模式，但是不少企業(yè)檔案機構(gòu)只是盲目的進行檔案信息化建設(shè)，卻沒有先進的思想理念作為指導(dǎo)，對檔案信息化建設(shè)的根本目的沒有深刻的認(rèn)識，重藏輕用，重視檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)而忽視檔案信息資源的開發(fā)利用，結(jié)果導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)效率低下。

4 企業(yè)檔案信息化建設(shè)的思路

4.1 加強企業(yè)對檔案信息化工作的重視

檔案信息化建設(shè)不僅僅是新時期檔案部門一項基礎(chǔ)性工作，也是當(dāng)今企業(yè)管理架構(gòu)中的核心要素之一。在現(xiàn)代經(jīng)濟發(fā)展中的作用也越來越明顯，信息的完整性、準(zhǔn)確性和及時性直接決定企業(yè)在市場競爭中的地位。因此，企業(yè)應(yīng)切實把企業(yè)檔案信息化建設(shè)提上議程，并把企業(yè)檔案信息化管理納入企業(yè)工作計劃和考核范圍。同時企業(yè)要加強領(lǐng)導(dǎo)對檔案資源信息化建設(shè)工作的重視。樹立全新的檔案資源信息化理念，有與時俱進、開拓創(chuàng)新的管理思路，加大經(jīng)費及技術(shù)人員的投入，大力推動企業(yè)檔案資源信息化建設(shè)[3]。

4.2 企業(yè)檔案信息化中的標(biāo)準(zhǔn)制定

制定標(biāo)準(zhǔn)是企業(yè)檔案信息化建設(shè)中的核心要素，建立科學(xué)、合理、長效并符合自身企業(yè)發(fā)展需求的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系是企業(yè)檔案信息化建設(shè)首要解決問題。企業(yè)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)的制定需符合國標(biāo)及行標(biāo)等標(biāo)準(zhǔn)，并結(jié)合企業(yè)實際情況出臺具有較強適用性的企業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)。與此同時，檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)的判定應(yīng)兼顧檔案業(yè)務(wù)中管理與技術(shù)兩方面的實際情況，建立具有可操作性的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)檔案中從辦公、研發(fā)、生產(chǎn)等都具有極高的關(guān)聯(lián)性，因此，需要統(tǒng)一技術(shù)語言、規(guī)范電子文檔，設(shè)置關(guān)鍵字，便于不同部門迅速、準(zhǔn)確查閱。

4.3 企業(yè)檔案信息化過程中的安全建設(shè)

檔案管理實現(xiàn)信息化的同時，信息的保密性和安全性等問題也變得越來越突出。由于電子文件本身具有可復(fù)制、易刪除，能修改的特殊性，再加之信息與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的弊端，以及各種人為因素，都將對檔案信息化之后的保管和利用產(chǎn)生潛在威脅。

因此，首先要制定相對完善的企業(yè)檔案信息保管與使用制度，來保證數(shù)據(jù)的真實可靠；其次要對計算機病毒要從管理上加以預(yù)防，制定措施，加強職工尤其是檔案工作人員對計算機病毒的認(rèn)識，不得傳播、制造病毒；與此同時利用技術(shù)手段，采用保護屏障，對檔案信息進行保護，降低安全風(fēng)險；最后要強化檔案人員的安全意識，制定安全管理制度，做好安全防范工作，不給檔案管理工作留下漏洞，瞞下隱患。

4.4 加強企業(yè)檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)

在新時期企業(yè)檔案管理工作不斷完善、優(yōu)化的過程中，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平是信息化建設(shè)的基本要求。檔案信息化管理的核心是人，檔案管理人員掌握了傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，還需要進一步學(xué)習(xí)并掌握通信、網(wǎng)絡(luò)等計算機技術(shù)。因此必須要加強對檔案管理人員的教育、培訓(xùn)以及提高信息技術(shù)水平，使他們盡快適應(yīng)檔案信息化管理的需求。

4.5 加強檔案管理體制的創(chuàng)新

企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新思路的核心在于精簡。任何企業(yè)，精干是必然趨勢，企業(yè)檔案管理也要跟上企業(yè)管理的腳步。檔案管理的方法要創(chuàng)新，就要擴大檔案工作的外延，深化檔案工作內(nèi)涵，將單一的檔案管理變成信息高度集中的數(shù)據(jù)庫，通過計算機網(wǎng)絡(luò)將各種信息、資源整合，形成大數(shù)據(jù)，使檔案管理成為一個集團化的信息綜合體，這樣才能高效率，靈活的利用數(shù)字信息進行檔案管理。

4.6 企業(yè)檔案信息化應(yīng)與企業(yè)本身信息化相結(jié)合

企業(yè)檔案信息化是提高企業(yè)綜合競爭實力的重要途徑，因此，必須將企業(yè)檔案信息化建設(shè)納入到企業(yè)的總體規(guī)劃中，分階段，分批次落實、部署，逐步解決企業(yè)檔案管理工作中遇到的困難，不斷滿足企業(yè)自身更好、更穩(wěn)、更快的發(fā)展要求。事實上，企業(yè)檔案實現(xiàn)信息化可以進一步推動整個企業(yè)的信息化建設(shè)，兩方面并不矛盾，相反是互相支撐，相輔相成的。企業(yè)整體的信息化水平直接決定了檔案管理工作的高度和深度，企業(yè)檔案信息化的建設(shè)也只有在企業(yè)信息化的大環(huán)境下才能得到長遠(yuǎn)的發(fā)展和進步。因此，只有將兩者有機結(jié)合，才能保證檔案信息化建設(shè)有效進行。

參考文獻

[1]宋吉芳.企業(yè)檔案信息化建設(shè)的探討[J].山東電力高等專科學(xué)校學(xué)報.2011（6）：86-88.

[2]衛(wèi)婷.論企業(yè)檔案信息化建設(shè)[J]2009（7）：86-88.

[3]張寵平.論企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題及對策[J].老區(qū)建設(shè)：2008（16）：54-55.

作者簡介

吳楊敏（1987-），女，畢業(yè)于山西大學(xué)社會學(xué)專業(yè)，助理工程師，現(xiàn)就職于山西天地煤機裝備有限公司。