摘 要：隨著社會信息化的飛速發展，企業檔案信息化的建設顯得尤為重要，面對激烈的市場競爭，企業檔案實現信息化既是刻不容緩的一件事，同時也是是新世紀檔案事業發展的必然趨勢。本文分析了企業檔案信息化建設的重要性，指出了檔案管理信息化建設中出現的問題，并且就可能影響企業檔案信息化建設的相關問題提出了反思。

關鍵詞：企業檔案；信息化；建設

眾所周知，企業檔案是指企業在生產經營和管理活動中形成的對企業有保存和利用價值的各種形式的文件、圖紙、報表等材料[1]。這些資料客觀的記錄了企業生產活動的全過程，是企業最重要、最鮮活、最有權威性的知識資源，是企業賴以生存的血液。隨著信息技術的飛速發展，原來以紙質為主要保存形式的各種檔案已經不能滿足企業生產經營的各項要求，將逐漸轉變為以數字、信息、網絡為載體的保存形式，這種方式無疑可以使檔案工作更加便捷、有序。

1 企業檔案信息化介紹

企業檔案信息化，就是將計算機技術、信息技術、通信技術、網絡技術等充分運用于企業檔案信息資源的保存管理和提供利用等活動中，以期獲得最佳的工作效率、經濟效益和社會效益[2]。實際上就是將傳統的以檔案實體保管為主轉變為檔案資源的電子化。

2 企業檔案信息化建設的重要性

在企業傳統檔案保管中載體一般為紙質，因為需要長期保存，所以企業每年都會投入一定比例的檔案文檔保管經費來預防可能發證的破損，腐蝕，丟失等情況，如果檔案管理實現信息化就可以大大減少文檔檔案保管經費的支出，為企業節約開支；其次由于檔案的特性，檔案往往需要反復調閱、查詢，在現實操作中不可避免地會使檔案受到損壞甚至遺失，尤其是那些內容涉及企業核心機密的重要檔案，如產品設計圖、試驗報告、經營合同等等，它們不僅僅是企業的寶貴資源，而且在企業的發展乃至創新過程中起著至關重要的作用，具有極高的參考價值。尤其在新產品的開發研制中，往往許多資料需要在短時間內快速、準確且被反復查閱。因此，如何能夠使檔案資料方便、快捷、高效地發揮作用就顯得尤為重要了。

需求驅動創新，創新帶來變革，檔案管理信息化就是將檔案的載體需求從傳統紙質轉變為電子化、數字化、網絡化的載體。使其能夠在企業發展中更加便捷、有序的發揮作用。

3 企業檔案信息化建設中存在的問題

3.1 對檔案信息化工作重視程度不夠

企業檔案管理工作是企業組織開展生產、營銷、規劃等管理工作中不可或缺的重要環節，在信息化背景下，信息的準確性、完整性和及時性能夠使企業在競爭激烈的環境下搶占先機。但是部分企業往往忽略企業檔案管理工作的重要性，沒有意識到檔案管理本身也是企業發展的一部分，一味地重效益、輕管理沒有發揮管理尤其是檔案管理本身的價值，間接損壞了企業的切身利益。

3.2 企業檔案信息化相關制度不完善

目前我國企業檔案管理經過長期實踐的探索，并不斷總結經驗，制定了較為完善的標準制度，但是伴隨著電子技術迅速發展，檔案信息化管理也需要一定的制度標準和措施來支撐，原來的檔案管理標準條例已不能夠滿足現階段企業檔案信息的歸檔管理工作。因此就必須出臺適應于當前檔案管理特點的標準、法規、制度，完善信息化建設的保障機制，在制度上做到有章可循、有序發展。例如：檔案工作目標管理制度，檔案信息安全保密管理制度、責任追究制度等。

3.3 標準化、規范化工作有待加強

俗話說無規矩不成方圓，檔案信息化建設的標準就相當于“交通規則”，沒有嚴格統一的標準，勢必會出現交通擁堵，雜亂無序。目前部分企業在檔案建設信息化過程中各部門缺乏協調，雜亂無章，各自為政，而且重復建設頻繁，使得標準建設困難，嚴重影響企業檔案信息化建設效果。

3.4 部分企業檔案管理人員素質無法適應信息化的需求

檔案信息化管理工作需要綜合能力較強的管理人才，不僅僅局限于可以熟練操作計算機而已。現實中，部分企業檔案管理人員雖然掌握了一定的檔案管理技能，但在信息化專業方面素質普遍偏低。甚至于部分檔案管理人員不懂計算機檔案管理的基本操作，電腦變成了一種擺設，檔案信息化管理成了空談。

3.5 檔案管理信息化模式實效不高

目前，一些企業面對信息化的浪潮已經行動起來，確實建立了一套檔案管理信息化的流程和模式，但是不少企業檔案機構只是盲目的進行檔案信息化建設，卻沒有先進的思想理念作為指導，對檔案信息化建設的根本目的沒有深刻的認識，重藏輕用，重視檔案管理系統的建設而忽視檔案信息資源的開發利用，結果導致檔案信息化建設效率低下。

4 企業檔案信息化建設的思路

4.1 加強企業對檔案信息化工作的重視

檔案信息化建設不僅僅是新時期檔案部門一項基礎性工作，也是當今企業管理架構中的核心要素之一。在現代經濟發展中的作用也越來越明顯，信息的完整性、準確性和及時性直接決定企業在市場競爭中的地位。因此，企業應切實把企業檔案信息化建設提上議程，并把企業檔案信息化管理納入企業工作計劃和考核范圍。同時企業要加強領導對檔案資源信息化建設工作的重視。樹立全新的檔案資源信息化理念，有與時俱進、開拓創新的管理思路，加大經費及技術人員的投入，大力推動企業檔案資源信息化建設[3]。

4.2 企業檔案信息化中的標準制定

制定標準是企業檔案信息化建設中的核心要素，建立科學、合理、長效并符合自身企業發展需求的標準規范體系是企業檔案信息化建設首要解決問題。企業檔案信息化標準的制定需符合國標及行標等標準，并結合企業實際情況出臺具有較強適用性的企業檔案標準。與此同時，檔案信息化標準的判定應兼顧檔案業務中管理與技術兩方面的實際情況，建立具有可操作性的統一標準。企業檔案中從辦公、研發、生產等都具有極高的關聯性，因此，需要統一技術語言、規范電子文檔，設置關鍵字，便于不同部門迅速、準確查閱。

4.3 企業檔案信息化過程中的安全建設

檔案管理實現信息化的同時，信息的保密性和安全性等問題也變得越來越突出。由于電子文件本身具有可復制、易刪除，能修改的特殊性，再加之信息與網絡技術的弊端，以及各種人為因素，都將對檔案信息化之后的保管和利用產生潛在威脅。

因此，首先要制定相對完善的企業檔案信息保管與使用制度，來保證數據的真實可靠；其次要對計算機病毒要從管理上加以預防，制定措施，加強職工尤其是檔案工作人員對計算機病毒的認識，不得傳播、制造病毒；與此同時利用技術手段，采用保護屏障，對檔案信息進行保護，降低安全風險；最后要強化檔案人員的安全意識，制定安全管理制度，做好安全防范工作，不給檔案管理工作留下漏洞，瞞下隱患。

4.4 加強企業檔案管理人員職業素質

在新時期企業檔案管理工作不斷完善、優化的過程中，提高檔案管理人員的業務素質水平是信息化建設的基本要求。檔案信息化管理的核心是人，檔案管理人員掌握了傳統檔案管理技術還遠遠不夠，還需要進一步學習并掌握通信、網絡等計算機技術。因此必須要加強對檔案管理人員的教育、培訓以及提高信息技術水平，使他們盡快適應檔案信息化管理的需求。

4.5 加強檔案管理體制的創新

企業檔案管理工作創新思路的核心在于精簡。任何企業，精干是必然趨勢，企業檔案管理也要跟上企業管理的腳步。檔案管理的方法要創新，就要擴大檔案工作的外延，深化檔案工作內涵，將單一的檔案管理變成信息高度集中的數據庫，通過計算機網絡將各種信息、資源整合，形成大數據，使檔案管理成為一個集團化的信息綜合體，這樣才能高效率，靈活的利用數字信息進行檔案管理。

4.6 企業檔案信息化應與企業本身信息化相結合

企業檔案信息化是提高企業綜合競爭實力的重要途徑，因此，必須將企業檔案信息化建設納入到企業的總體規劃中，分階段，分批次落實、部署，逐步解決企業檔案管理工作中遇到的困難，不斷滿足企業自身更好、更穩、更快的發展要求。事實上，企業檔案實現信息化可以進一步推動整個企業的信息化建設，兩方面并不矛盾，相反是互相支撐，相輔相成的。企業整體的信息化水平直接決定了檔案管理工作的高度和深度，企業檔案信息化的建設也只有在企業信息化的大環境下才能得到長遠的發展和進步。因此，只有將兩者有機結合，才能保證檔案信息化建設有效進行。

參考文獻

[1]宋吉芳.企業檔案信息化建設的探討[J].山東電力高等專科學校學報.2011（6）：86-88.

[2]衛婷.論企業檔案信息化建設[J]2009（7）：86-88.

[3]張寵平.論企業檔案信息化建設中存在的問題及對策[J].老區建設：2008（16）：54-55.

作者簡介

吳楊敏（1987-），女，畢業于山西大學社會學專業，助理工程師，現就職于山西天地煤機裝備有限公司。