試論房管系統文書檔案的保管和利用

李金枝

摘 要：在房管系統中，文書檔案的保管和利用，對于確保房管系統的運行，并實現信息共享具有重要意義。本文通過對房管系統中文書檔案管理工作的重要性進行分析，采取相應的保管及利用措施，以期更好的滿足房管系統運行需求。

關鍵詞：房管系統；文書檔案；保管；利用

檔案工作是一個單位發展重要的基礎性工作，文書檔案更是單位運作的重要命脈，是一座需要重點保護的“寶藏”，在當今社會快速發展的新形勢下，網絡技術和計算機技術在文書檔案工作中應用日益廣泛，在房管系統工作中，檔案管理的計算機技術運用更是不可或缺，這也對文書檔案的保管和利用提出新的要求。

1 房管系統文書檔案管理工作的重要性

文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它承載著社會發展的歷史進程，客觀地反映著單位發展、問題處理、領導決策、制度建設等方面的過程和成果。隨著改革形勢的發展，如何適應日趨發展的新形勢，提高文書檔案管理水平，以最高的效率及時、準確、系統、完整地提供檔案信息，更好地開展好房管系統文書檔案的保管和利用成為新時期重要的課題，這也成為每一位檔案工作者都需要思考和值得注意的問題。

2 房管系統文書檔案管理的特點

（一）文書檔案管理的重點在于收集、整理，保存資料，記載歷史。

當前形勢下，房管系統的文書檔案管理主要是以文件、光盤、照片等存檔為管理對象，管理手段主要使用紙質或實質的載體形式記錄下來，并按一定的要求分門別類地存放在檔案室。檔案不僅僅是記錄載歷史，最主要的是后人可以利用和借鑒的歷史資料，在歷史發展的長河中，從而發揮其自身應有的借鑒作用。

（二）文書檔案內容豐富，載體多樣。

在房管系統工作中，文書檔案是工作開展各方面的真實記錄，它主要涉及黨群管理、行政管理、人事管理、業務管理等方面，形成了文書檔案資料的豐富多樣性。隨著當今社會的不斷發展，新時期文書檔案載體也越來越多樣化。如行政部門印發的各類“紅頭文件”，年度活動照片、攝像光盤、重要會議發言材料，黨員大會選舉的選民登記資料，以及各種電子檔案等等，這就形成文書檔案載體的多樣性，也為文書檔案在工作中得到充分借鑒和利用奠定堅實的基礎。

3 房管系統文書檔案管理中存在的問題

（一）文書工作與檔案工作之間銜接協調存在問題。

房管系統公文管理過程中，文書工作與檔案工作密不可分，相互之間既有聯系又有區別，既有統一又有分工。現實工作中，文書工作和檔案工作相互協調，相互配合，形成一種分體式的管理體系，這是一種科學有效的管理制度。公文處理整個流程運轉下來，即可歸檔存放，待全年度文書處理結束后，檔案管理人員對上一年度文件歸檔處理后，涉及到保管和利用問題。分塊管理模式的文書工作與檔案工作管理體制卻拉大了文書工作和檔案工作之間的距離。文書人員工作中對檔案意識淡薄，再加之對文秘工作了解甚少，公文保存存在欠缺，有的文件保存不及時，有的資料保存不全，導致二者之間在銜接上存在脫節之處。

（二）缺乏對文書檔案人員的專業性培訓。

一些單位的檔案管理人員沒有接受過專門的檔案專業知識培訓就從事相關的檔案管理工作。對檔案管理過程中的一些基本的知識，如檔案的分類、立卷等基本專業知識一知半解，不得要領，與新時期檔案培訓要求還存在不少的差距，部分檔案管理人員雖然擁有上崗證具有上崗資格，但在檔案管理培訓中缺乏主動性，不愿接受有關檔案培訓的繼續教育。

（三）各部門對檔案工作的配合不夠，制約了檔案管理水平的提高。

各部門收集重要的文件資料是檔案的重要來源，但在實際工作中，此項工作大部分由科室的內勤兼任，這部分人員在實際工作中并不掌握全部工作信息，加之業務繁忙，致使上交的檔案資料存在缺失現象。在收集檔案資料的過程中，很多檔案員由于得不到有關職能部門積極的配合支持，導致了一些責任心較強的檔案員在做好檔案工作時常感到心有余而力不足，一些重要文件資料時間長了就會得不到很好的保存而丟失或失真。這樣在很大程度上制約了檔案管理水平。

4 提高文書檔案管理水平的策略

對于文書檔案的管理，能夠確保房管系統中的文件整理更加科學性，這樣，在進行后續工作時，如果用到文書檔案，便能夠及時快速的進行應用，由此保證文書檔案的利用效率和質量。具體提高文書檔案管理水平的策略如下：

（一）做好文書工作和檔案工作的規范銜接

文件質量的高低直接關系到文書檔案質量的好壞。因此，文書檔案管理水平的高低是建立在文書部分規范化處理文件的基礎之上的，這就要求相關人員做好文書工作和檔案工作的規范銜接，切實做好文書材料的立卷歸檔。對于當時用不到的文書檔案，應當立即做好整理和存檔工作，同時要記錄到檔案管理系統中，以免出現遺漏，確保檔案文件的完整性和系統性。同時，文書人員要養成檔案意識經常化，重視文件材料的質量，嚴格按照標準進行辦文。使整個檔案管理工作處于一個規范、有序的范圍中。

（二）爭取各級領導對檔案工作的重視與支持

領導的重視程度對于文書檔案工作的發展具有重要意義。因此，檔案管理工作人員一定要爭取各級領導對文書檔案管理工作的重視與支持，加強檔案管理部門和各個部門之間的協調和溝通，主動了解業務部門正在或者將要開展的新工作，切實地提高單位文書檔案管理工作的水平。在收集資料時要分清重點，著重收集能夠展示單位歷史和現狀，為單位未來發展服務提供有力的證據和有價值的情報。此外，對于檔案管理的重要性，可以在單位內部開展自上而下的宣傳教育，通過滲透檔案管理的理念，而強化工作人員對于文書檔案管理重要性的認知，以更好的開展文書檔案的保管和利用工作，提高文書檔案管理水平，滿足日常工作中對于文書檔案信息資源應用的需求。

（三）提高文書檔案管理工作者的綜合素質

文書檔案管理工作不僅要求管理人員具備扎實的基礎知識，還要求他們應該具有廣博的知識面。這就需要管理部門定期組織學習，提供交流與學習的機會，加強文書檔案管理人員的培訓，必須始終堅持學習科學文化知識，掌握淵博的文史知識，掌握扎實的現代化知識，并且檔案管理人員具備相當水平的外語技能。 特別是，工作中一定要做好現代信息技術的技能培訓，確保能夠熟練運用現代化的辦公設備來進行電子文件和資料的制作、使用和維護管理，從而為建設一支高質量的檔案隊伍打下堅實的基礎。

綜上所述，房管系統要高標準地做好文書檔案管理工作，各級領導必須要給予高度重視，文書檔案管理人員進一步增強做好檔案管理的責任意識和信心意識，進一步提升人員的業務和技能水平，提升服務意識，通過合力實現文書檔案管理的規范化、標準化，加強文書檔案管理，以提高檔案管理水平，滿足工作人員對于檔案利用的需求，從而充分發揮文書檔案的各項功能，為實現經濟效益和社會效益提供良好的重要支撐。