李金枝

摘 要：在房管系統(tǒng)中，文書檔案的保管和利用，對(duì)于確保房管系統(tǒng)的運(yùn)行，并實(shí)現(xiàn)信息共享具有重要意義。本文通過對(duì)房管系統(tǒng)中文書檔案管理工作的重要性進(jìn)行分析，采取相應(yīng)的保管及利用措施，以期更好的滿足房管系統(tǒng)運(yùn)行需求。

關(guān)鍵詞：房管系統(tǒng)；文書檔案；保管；利用

檔案工作是一個(gè)單位發(fā)展重要的基礎(chǔ)性工作，文書檔案更是單位運(yùn)作的重要命脈，是一座需要重點(diǎn)保護(hù)的“寶藏”，在當(dāng)今社會(huì)快速發(fā)展的新形勢下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)在文書檔案工作中應(yīng)用日益廣泛，在房管系統(tǒng)工作中，檔案管理的計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用更是不可或缺，這也對(duì)文書檔案的保管和利用提出新的要求。

1 房管系統(tǒng)文書檔案管理工作的重要性

文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它承載著社會(huì)發(fā)展的歷史進(jìn)程，客觀地反映著單位發(fā)展、問題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、制度建設(shè)等方面的過程和成果。隨著改革形勢的發(fā)展，如何適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢，提高文書檔案管理水平，以最高的效率及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，更好地開展好房管系統(tǒng)文書檔案的保管和利用成為新時(shí)期重要的課題，這也成為每一位檔案工作者都需要思考和值得注意的問題。

2 房管系統(tǒng)文書檔案管理的特點(diǎn)

（一）文書檔案管理的重點(diǎn)在于收集、整理，保存資料，記載歷史。

當(dāng)前形勢下，房管系統(tǒng)的文書檔案管理主要是以文件、光盤、照片等存檔為管理對(duì)象，管理手段主要使用紙質(zhì)或?qū)嵸|(zhì)的載體形式記錄下來，并按一定的要求分門別類地存放在檔案室。檔案不僅僅是記錄載歷史，最主要的是后人可以利用和借鑒的歷史資料，在歷史發(fā)展的長河中，從而發(fā)揮其自身應(yīng)有的借鑒作用。

（二）文書檔案內(nèi)容豐富，載體多樣。

在房管系統(tǒng)工作中，文書檔案是工作開展各方面的真實(shí)記錄，它主要涉及黨群管理、行政管理、人事管理、業(yè)務(wù)管理等方面，形成了文書檔案資料的豐富多樣性。隨著當(dāng)今社會(huì)的不斷發(fā)展，新時(shí)期文書檔案載體也越來越多樣化。如行政部門印發(fā)的各類“紅頭文件”，年度活動(dòng)照片、攝像光盤、重要會(huì)議發(fā)言材料，黨員大會(huì)選舉的選民登記資料，以及各種電子檔案等等，這就形成文書檔案載體的多樣性，也為文書檔案在工作中得到充分借鑒和利用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3 房管系統(tǒng)文書檔案管理中存在的問題

（一）文書工作與檔案工作之間銜接協(xié)調(diào)存在問題。

房管系統(tǒng)公文管理過程中，文書工作與檔案工作密不可分，相互之間既有聯(lián)系又有區(qū)別，既有統(tǒng)一又有分工。現(xiàn)實(shí)工作中，文書工作和檔案工作相互協(xié)調(diào)，相互配合，形成一種分體式的管理體系，這是一種科學(xué)有效的管理制度。公文處理整個(gè)流程運(yùn)轉(zhuǎn)下來，即可歸檔存放，待全年度文書處理結(jié)束后，檔案管理人員對(duì)上一年度文件歸檔處理后，涉及到保管和利用問題。分塊管理模式的文書工作與檔案工作管理體制卻拉大了文書工作和檔案工作之間的距離。文書人員工作中對(duì)檔案意識(shí)淡薄，再加之對(duì)文秘工作了解甚少，公文保存存在欠缺，有的文件保存不及時(shí)，有的資料保存不全，導(dǎo)致二者之間在銜接上存在脫節(jié)之處。

（二）缺乏對(duì)文書檔案人員的專業(yè)性培訓(xùn)。

一些單位的檔案管理人員沒有接受過專門的檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)就從事相關(guān)的檔案管理工作。對(duì)檔案管理過程中的一些基本的知識(shí)，如檔案的分類、立卷等基本專業(yè)知識(shí)一知半解，不得要領(lǐng)，與新時(shí)期檔案培訓(xùn)要求還存在不少的差距，部分檔案管理人員雖然擁有上崗證具有上崗資格，但在檔案管理培訓(xùn)中缺乏主動(dòng)性，不愿接受有關(guān)檔案培訓(xùn)的繼續(xù)教育。

（三）各部門對(duì)檔案工作的配合不夠，制約了檔案管理水平的提高。

各部門收集重要的文件資料是檔案的重要來源，但在實(shí)際工作中，此項(xiàng)工作大部分由科室的內(nèi)勤兼任，這部分人員在實(shí)際工作中并不掌握全部工作信息，加之業(yè)務(wù)繁忙，致使上交的檔案資料存在缺失現(xiàn)象。在收集檔案資料的過程中，很多檔案員由于得不到有關(guān)職能部門積極的配合支持，導(dǎo)致了一些責(zé)任心較強(qiáng)的檔案員在做好檔案工作時(shí)常感到心有余而力不足，一些重要文件資料時(shí)間長了就會(huì)得不到很好的保存而丟失或失真。這樣在很大程度上制約了檔案管理水平。

4 提高文書檔案管理水平的策略

對(duì)于文書檔案的管理，能夠確保房管系統(tǒng)中的文件整理更加科學(xué)性，這樣，在進(jìn)行后續(xù)工作時(shí)，如果用到文書檔案，便能夠及時(shí)快速的進(jìn)行應(yīng)用，由此保證文書檔案的利用效率和質(zhì)量。具體提高文書檔案管理水平的策略如下：

（一）做好文書工作和檔案工作的規(guī)范銜接

文件質(zhì)量的高低直接關(guān)系到文書檔案質(zhì)量的好壞。因此，文書檔案管理水平的高低是建立在文書部分規(guī)范化處理文件的基礎(chǔ)之上的，這就要求相關(guān)人員做好文書工作和檔案工作的規(guī)范銜接，切實(shí)做好文書材料的立卷歸檔。對(duì)于當(dāng)時(shí)用不到的文書檔案，應(yīng)當(dāng)立即做好整理和存檔工作，同時(shí)要記錄到檔案管理系統(tǒng)中，以免出現(xiàn)遺漏，確保檔案文件的完整性和系統(tǒng)性。同時(shí)，文書人員要養(yǎng)成檔案意識(shí)經(jīng)常化，重視文件材料的質(zhì)量，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行辦文。使整個(gè)檔案管理工作處于一個(gè)規(guī)范、有序的范圍中。

（二）爭取各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視與支持

領(lǐng)導(dǎo)的重視程度對(duì)于文書檔案工作的發(fā)展具有重要意義。因此，檔案管理工作人員一定要爭取各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案管理工作的重視與支持，加強(qiáng)檔案管理部門和各個(gè)部門之間的協(xié)調(diào)和溝通，主動(dòng)了解業(yè)務(wù)部門正在或者將要開展的新工作，切實(shí)地提高單位文書檔案管理工作的水平。在收集資料時(shí)要分清重點(diǎn)，著重收集能夠展示單位歷史和現(xiàn)狀，為單位未來發(fā)展服務(wù)提供有力的證據(jù)和有價(jià)值的情報(bào)。此外，對(duì)于檔案管理的重要性，可以在單位內(nèi)部開展自上而下的宣傳教育，通過滲透檔案管理的理念，而強(qiáng)化工作人員對(duì)于文書檔案管理重要性的認(rèn)知，以更好的開展文書檔案的保管和利用工作，提高文書檔案管理水平，滿足日常工作中對(duì)于文書檔案信息資源應(yīng)用的需求。

（三）提高文書檔案管理工作者的綜合素質(zhì)

文書檔案管理工作不僅要求管理人員具備扎實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí)，還要求他們應(yīng)該具有廣博的知識(shí)面。這就需要管理部門定期組織學(xué)習(xí)，提供交流與學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，加強(qiáng)文書檔案管理人員的培訓(xùn)，必須始終堅(jiān)持學(xué)習(xí)科學(xué)文化知識(shí)，掌握淵博的文史知識(shí)，掌握扎實(shí)的現(xiàn)代化知識(shí)，并且檔案管理人員具備相當(dāng)水平的外語技能。 特別是，工作中一定要做好現(xiàn)代信息技術(shù)的技能培訓(xùn)，確保能夠熟練運(yùn)用現(xiàn)代化的辦公設(shè)備來進(jìn)行電子文件和資料的制作、使用和維護(hù)管理，從而為建設(shè)一支高質(zhì)量的檔案隊(duì)伍打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

綜上所述，房管系統(tǒng)要高標(biāo)準(zhǔn)地做好文書檔案管理工作，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)必須要給予高度重視，文書檔案管理人員進(jìn)一步增強(qiáng)做好檔案管理的責(zé)任意識(shí)和信心意識(shí)，進(jìn)一步提升人員的業(yè)務(wù)和技能水平，提升服務(wù)意識(shí)，通過合力實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，加強(qiáng)文書檔案管理，以提高檔案管理水平，滿足工作人員對(duì)于檔案利用的需求，從而充分發(fā)揮文書檔案的各項(xiàng)功能，為實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益提供良好的重要支撐。