探究企業檔案管理社會化問題

摘 要：在經濟發展的過程中，市場競爭也逐漸變得復雜起來，企業要想獲得發展，就要使自身的經濟效益不斷提高，還要重視檔案管理工作，使企業的核心競爭能力得到有效的強化，當前很多企業的檔案管理工作都無法使其社會化管理效率得到提高，還會遇到一些社會化問題，使文書檔案管理質量無法得到提高。本文針對企業檔案管理的社會化問題，提出具體的解決措施，對于相關的問題提供理論基礎。

關鍵詞：企業；檔案管理；社會化問題

社會在不斷進步，我國經濟也隨之得到快速的發展，在當今激烈的社會競爭環境下，人力資源管理對于企業的發展發揮著非常重要的作用。在企業人事管理活動當中涉及到企業檔案，這是企業人員的重要憑證，當前企業管理的首要任務就是企業檔案管理的社會化問題，由此可以提高企業的管理水平。

1 概述企業檔案管理社會化

在企業的檔案管理當中，企業和社會的溝通需要實現信息的傳播，從而認為雙方的交流提供技術保證。企業內部人員掌握的知識無法滿足檔案管理需求，這就需要利用科學技術和信息化管理手段，使企業檔案管理可以享受更多的服務，利用網絡渠道實現信息的反饋，企業也可以掌握檔案管理的最新動態和內容，不斷進行交流，實現企業的檔案管理社會化，可以使企業的效益不斷提高，由此降低企業的成本。

檔案作為一種信息資源，作為企業生產、技術、科研和經營等活動的真實記錄和一項基礎性工作，同時作為與企業同步發展的無形資產，在企業管理等各方面正積極地發揮應有的重要作用。我國企業規模不斷擴大，尤其是企業檔案管理工作，其工作內容比較復雜和繁重，需要大量的人力和物力。規范化、科學化的檔案管理，是企業必須做好的一項基礎性工作，在企業發展的同時檔案工作不被削弱，建立一套適應本公司業務特點、體現公司規范化、科學管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發展不置后于企業發展速度，它將為公司各項綜合業務、研究工作的開展創造必要條件，對規避和抵御各種風險起到一定的必備作用。

2 企業檔案管理社會化問題

2.1 企業檔案社會化的重視程度比較低

企業人員不斷增加，企業人事檔案管理通常利用電子檔案的方式，但是大部分電子檔案并沒有由社會外包組織進行管理，都是在企業內部進行處理，企業缺乏專業的技術和操作人員，因此無法實現電子檔案數據庫的創建，也無法完善其資料，既定的要求無法滿足，無法發揮出電子檔案的作用，因此企業檔案管理水平仍舊沒有長進。

2.2 企業檔案社會化缺乏監管力度

在企業的發展過程中涉及到檔案管理，在不同的企業生產經營部門當中，需要創建一系列產品和服務，如果無法創建那么就無法重視檔案管理，由后勤管理體系大概處置一些檔案管理的相關事項。

2.3 企業檔案社會化缺乏安全保障

如果是專門的有關電子檔案的機構單位，那么通常不會單獨計劃管理企業電子檔案，對于不同的企業情況，制作的電子檔案其格式和軟件都是不同，這樣一來，處理系統就會發生不兼容的情況，導致數據信息的丟失和篡改的情況，使企業面臨著很大的損失。

3 加強企業檔案社會化管理的意義

企業在實際發展過程中，社會化管理發揮著非常重要的作用，企業檔案管理實現社會化，可以使檔案管理的質量不斷提高，這樣一來檔案管理的效果也會由此得到加強。加強檔案管理社會化，那么相關的工作人員也會具備正確的管理理念，使管理體系得到優化，使項目和文書的管理質量都可以不斷提高，獲得的管理效果也比較好。檔案社會化管理力度不斷加強之后，實現檔案信息的管理精細化，項目和文書管理人員在工作的時候也會具備有效的依據。企業實現檔案管理社會化，可以使檔案信息的利用效率不斷提高，這樣一來企業項目和文化管理可以得到有效的優化，引導企業建立科學的人才培養，促進企業更好的發展。

4 強化為企業檔案管理社會化問題的解決措施

4.1 加強宣傳的力度

在檔案管理社會化過程中，企業需要加強宣傳管理工作，使人事檔案的相關管理人員具備良好的配合意識，企業需要充分的考慮管理人員的工作現狀，將宣傳制度不斷完善，結合具體的事件加強宣傳，保證企業成員可以明確檔案管理工作的重要性，對于檔案社會化管理給予積極的配合，從而為后續的發展提供有力支持。

4.2 健全檔案科目

有效分配人力資源可以促進企業快速發展，完善企業的檔案科目，使其管理目標不斷細化，可以促進操作過程更快的完成。將檔案科目不斷完善，人員職稱在晉升的過程中相關的工作就會得到完善，增加有關員工個人特征的文獻資料，明確用人單位的需求。完善檔案科目可以在多個角度將員工的工作狀態和個人經歷反映出來，可以有效的預測員工的能力發展。

4.3 實現集中統一的管理

檔案管理社會化發展過程中，需要統一管理檔案，使檔案管理社會化效率不斷提高，明確企業檔案管理社會化其實是社會經濟不斷發展的產物，和企業傳統的檔案管理方式具有很多的不同。企業傳統檔案管理工作需要由企業內部機構完成，結合員工的工作情況和文化程度劃分檔案，這種管理方式容易導致管理混亂，企業檔案的管理質量無法得到有效的提高。由社會管理機構處理檔案管理工作，可以集中管理員工，使企業的檔案管理質量得到大幅度的提升。社會管理機構在處理的過程中，需要重點關注檔案的管理情況，將社會管理機構的優勢充分的發揮出來，使企業檔案管理質量不斷提高，從而促進企業更好的發展。

4.4 制定出科學的社會化管理制度

在企業的知識資產當中，企業檔案信息是非常重要的部分，企業檔案信息涉及到非常豐富的內容，檔案信息中還涉及到有關員工的基本資料，可以促進執行項目和文書管理工作正常的發展。社會管理機構被任命處理檔案管理工作的時候，需要建立科學的管理制度，對于社會管理機構的行為形成有效的約束，使檔案管理的準確性和完整性得到提高，對于企業檔案的安全性形成有效的維護。在這個過程中，企業需要對于社會管理機構網絡數據的實際管理能力進行全面的分析，使檔案管理制度不斷優化，以社會管理機構的特點為基礎，將檔案管理社會化的工作有效的執行，從而得到更好的發展。

4.5 重視檔案的利用

我國市場經濟不斷發展，增強了企業人員的流動率，嚴重影響到檔案信息的資源開發。創新管理模式，取代我國傳統的封閉式管理模式，了解社會和經濟的需求，針對人事關系和檔案工作將服務進行調整，建立的管理制度具備公開性和透明性。

此外應該杜絕出現自帶檔案的情況。企業在發展過程中不夠重視人事檔案，工作人員在錄用之后，他們自己手中還保存著自己的檔案，企業無法實現有效的統一管理，很容易就會出現檔案丟失的情況，這會對于企業檔案管理質量的提高是不利的。工作人員辦理保險業務的時候缺乏檔案依據，企業需要發揮出檔案社會化管理的作用，避免產生不利影響，那么員工就不能自帶檔案，這樣才可以使檔案管理效果得到有效的提升。

完善企業檔案管理，促進檔案管理呈現出規范化，企業領導需要加強檔案管理工作，將企業檔案管理的條件得到改善，重視企業檔案管理工作，成立專門的檔案工作管理小組，主要發揮出檢查和監督的作用。

5 結束語

企業在實施檔案管理社會化的過程中，需要對于檔案管理工作的實際執行情況給予重視，對其管理流程給予規范，利用各種先進的檔案管理技術，使其管理效率不斷提高。

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作者簡介

張冬梅（1970-），女，漢，河北省任丘市渤海鉆探井下作業公司，助理館員，本科。研究方向：檔案的管理和應用。