淺談檔案信息化建設的重要性及意義

陳常軍+李慎棟

摘 要：隨著現代科學技術的開展，檔案管理專門軟件的開發、利用和升級，檔案管理的現代化與信息化已經成為不可逆轉的大趨勢。隨著“數字化社會”、“數字化城市”時代的來臨，檔案信息化建設也步入了快速通道。管理微機化、館藏數字化、信息共享化，已成為當今檔案工作發展的趨勢。

關鍵詞：信息化；建設；必要性；重要性

在信息化時代，檔案信息化是國民經濟和社會信息化的一項重要內容，社會運行的頻率在飛速提升，大量的信息充斥著社會生活的方方面面，我們的檔案工作也順應時代發展的需要在發生著深刻的變革，檔案信息化建設是推動檔案事業可持續發展的重要戰略選擇，是實現新時期檔案事業跨越式創新發展的動力。隨著信息時代的到來，檔案管理也為了適應時代的改變而進行發展。檔案管理有著巨大的重要性，傳統的檔案管理方式已經不適用于新的信息時代，為了更好的發揮其重要性，檔案管理信息化需要改革創新升級。

1 檔案信息化及信息化建設的必要性

1. 21世紀是信息化的時代，檔案也是信息時代的重要組成部分，數字化是檔案信息化的重要手段。檔案館是保管和提供利用檔案信息的職能部門，是最有實用價值的信息資源庫，這就要求檔案工作在收集、保管、保護和利用手段等方面做出調整，能夠更好地去適應信息化社會發展的形式。

2. 紙質檔案作為一種原生的信息資源，具有原始性和單一性的特點，檔案數字化建設，可改善檔案管理單一的操作模式，打破檔案利用的局限，是順應時代發展的新舉措。電子文件實現了無紙化辦公，節省了文件周轉的流程，方便查閱。檔案數字化與電子文件的有效結合，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集，管理和服務職能轉變，為用戶提供高效，優質服務。

3. 紙質的實體不能形成信息網絡，對于檔案管理、統計、對外交流會產生很大的不便。大大降低了工作效率。而檔案信息化的建立可以使立檔單位形成一個完整的檔案信息化網絡。

2 檔案信息化建設的重點

檔案信息化的本質就是在信息技術的武裝下，對檔案信息由保管向利用服務方向轉變，信息技術是其中的關鍵。檔案信息化建設的重點包括檔案標準規范建設，基礎設施建設，檔案信息化系統建設及人才隊伍建設等。

1.加強檔案工作標準規范的建設。檔案信息化的首要任務就是檔案業務要規范，完善檔案信息化制度建設，并嚴格按照制度要求貫徹實施，層層把關，責任到人。檔案信息資源共享，基礎數據庫為社會提供利用，標準規范是檔案信息化建設的關鍵環節，是實現檔案信息資源有效利用，避免重復建設，提高效益的重要條件。

2. 加強檔案基礎設施建設。軟、硬件基礎設施是檔案信息化建設必不可少的基本條件，是檔案信息資源開發利用和信息技術應用的基礎。

3. 建立檔案信息化系統。檔案信息的建設需要強大的，功能全面的檔案數據庫做保障，建立全文信息，圖像信息，數據統計等功能，滿足檔案原文檢索，實現信息資源共享。將檔案信息化系統納入單位辦公，為用戶提供主動的、現代化、大眾化與個性化相結合的服務方式。

4. 提高檔案管理人員的信息服務水平。檔案管理人員的觀念首先要“信息化”。檔案管理人員要有較高的先進技術水平和知識層次，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。面對新形勢下的挑戰，檔案工作者應積極應對，逐步掌握信息技術，掌握檔案利用規律，增強服務的針對性。不斷提高服務水平，順應時代發展的需要。

5.加強檔案管理人才隊伍建設。要加大培訓力度，有計劃地進行各種形式的業務培訓、知識更新，不斷提高信息技能。要把檔案信息化建設的過程作為鍛煉隊伍，培養人才的過程，邊學習邊實踐，不斷總結、不斷提高。

3 檔案信息化建設的意義

檔案信息化，可遠程服務，資源共享；提高檔案信息利用的時效性。檔案信息化建設的最終目的，就是要切實加強檔案信息資源的合理配置和科學管理，使檔案信息資源實現數字化、有序化、標準化、系統化、網絡化，以滿足社會各方面日益增長的利用檔案信息迫切需要。

1. 檢索查詢方便。傳統的檢索方式，檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案來，然后根據記錄到庫房中查找，費時、費力。檔案管理信息化后，可以實現即時查詢，管理人員從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，極大的減輕了工作人員的負擔。

2. 提高整個部門的工作效率。 檔案管理實現信息化后，檔案的查閱、借閱、瀏覽可以在內部網絡上完成，單位管理員可以更好地從事檔案的收集和編研工作，減少不必要的事務工作，提高員工的工作效率。

3. 有效的提供服務。檔案管理的信息化，科技人員可以在自己的計算機上查閱檔案資料，提高了工作效率；同時檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用和開發，提高了單位整體的工作效率和競爭力，使檔案管理的職能不再單純是檔案的保管，而是單位內部的信息中心。

總之，檔案信息化建設是一項復雜的系統工程，需要長期細致的工作，有待于在實踐中不斷發展和完善，在開發過程中應該堅持量力而行、循序漸進、實用有效的原則，用信息化建設思想統攬全局，實現檔案管理歷史性的跨越，從而保證檔案信息化建設與全社會信息化同步發展。 檔案信息化建設的迅速發展，將極大地促進檔案信息資源的開發利用，促進檔案部門服務方式的轉變，促進檔案學理論和實踐的發展，為檔案管理全面實現現代化打下基礎。

參考文獻

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